Gần đây, các doanh nghiệp ở Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh đang tích cực triển khai hóa đơn điện tử cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Cùng với đó là sự xuất hiện của ngày càng nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách phân biệt một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín. Chính vì vậy, bài viết hôm nay của hoadonxacthuc.com.vn sẽ gửi đến quý độc giả về những dấu hiệu để đánh giá một nhà cung cấp uy tín sẽ đồng hành lâu dài với các doanh nghiệp.
1. Đáp ứng các quy định về nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Đầu tiên, một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cho là uy tín cần phải đáp ứng đầy đủ các quy định của nhà nước được ghi trong Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC và Điều 31, Điều 32 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Có thể tóm tắt một số quy định để quý doanh nghiệp tham khảo thêm như sau:
1. Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
2. Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.
3. Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
4. Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
5. Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
6. Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu .
7. Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.
8. Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế (theo Mẫu số 3 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).
Như vậy, chúng ta đã điểm qua những quy định về một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
2. Phần mềm hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các tính năng nghiệp vụ hóa đơn
Doanh nghiệp trung gian cung cấp dịch vụ cần phải có sản phẩm đáp ứng đầy đủ các tính năng và nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn. Nghĩa là sản phẩm phải thực sự tốt và giúp ích cho quá trình làm việc của doanh nghiệp. Nếu như thiếu các tính năng cơ bản, đó sẽ là một vấn đề rất lớn đối với doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử vì những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình sử dụng.
2.1. Những tính năng cơ bản mà một phần mềm hóa đơn điện tử cần phải có
Hoadonxacthuc đã nghiên cứu kĩ lưỡng và liệt kê một số tính năng chung nhất, cơ bản nhất để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp gồm:
- Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS…
- Lập & xuất các báo cáo với những trường thông tin có liên quan
- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ thư viện mẫu có sẵn
- Quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ
2.2. Những tính năng nâng cao
Bạn hoàn toàn có thể đánh giá về năng lực của nhà cung cấp nếu họ đã đầu tư nghiên cứu và phát triển những tính năng nâng cao giúp giải quyết tốt những vấn đề của doanh nghiệp. Một số tính năng nâng cao như:
- Đa dạng hình thức tích hợp hóa đơn điện tử với những phần mềm quản lý có sẵn
- Có khả năng truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, giữa nhiều cấp quản lý dễ dàng
- Khả năng xử lý hóa đơn điện tử với số lượng lớn dễ dàng và nhanh chóng
- Tính năng phân quyền và quản lý nhiều cấp rõ ràng, phù hợp nhiều mô hình tổ chức
- Có cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể dùng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
- Nhanh chóng phê duyệt hóa đơn, gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn
Như vậy, trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo một danh sách các tính năng mà sản phẩm cần đáp ứng trước khi nói đến các vấn đề khác như đã nêu trong phần quy định về tiêu chuẩn của một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
3. Phần mềm hóa đơn điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn về bảo mật
Thông tin là tài sản rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Vì thế, một phần mềm hóa đơn điện tử đáng tin cậy, một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín cần phải đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định để đảm bảo tính toàn vẹn, tính sẵn sàng, cũng như tính bảo mật của thông tin.
Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam chưa thực sự quan tâm đến vấn đề bảo mật và bảo đảm an toàn thông tin. Chính vì thế, nhiều vụ mất mát dữ liệu hay hệ thống bị tấn công và phá hoại gây ra tổn thất nghiêm trọng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Chính vì thế, một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín cần đáp ứng những tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt nhất vì là trung gian giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế.
4. Đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7
Trong quá trình kinh doanh, những vấn đề phát sinh là không thể tránh khỏi. Vậy nếu doanh nghiệp của bạn cần xử lí vấn đề gấp thì sao? Làm thế nào để bạn đảm bảo hoạt động kinh doanh bị gián đoạn bởi những vấn đề liên quan đến phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng? Vì thế, năng lực hỗ trợ của đội ngũ nhân sự của nhà cung cấp sẽ phần nào phản ánh tính chuyên nghiệp và uy tín của họ.
Nếu bạn đang tìm cho mình một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, thì đây thực sự là một vấn đề đáng lưu tâm. Một đội ngũ hỗ trợ có chuyên môn tốt và luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7 thì còn gì tuyệt vời hơn, phải không?
5. Có kinh nghiệm triển khai dịch vụ hóa đơn điện tử cho nhiều doanh nghiệp
Yếu tố cuối cùng để đánh giá một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử là họ phải có kinh nghiệm triển khai phong phú cho nhiều loại hình doanh nghiệp. Kinh nghiệm triển khai sẽ nói cho bạn biết rằng doanh nghiệp của bạn thực sự cần điều gì và đáp ứng chính xác những gì doanh nghiệp thực sự cần.
Vì thế, hãy xem xét danh sách các khách hàng đã triển khai phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp đó. Doanh nghiệp của bạn phần nào có thể phán đoán về mức độ uy tín của nhà cung cấp đó.
6. Thái Sơn là một trong những nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín
Như rất nhiều thắc mắc gửi về cho hoadonxacthuc về việc giới thiệu một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín. Dựa vào 5 dấu hiệu đã nêu, đội ngũ phát triển nội dung quyết định giới thiệu Công ty Phát Triển Công nghệ Thái Sơn đến quý độc giả. Đây là một cái tên đã quá quen thuộc đối với các doanh nghiệp trong nước cũng như đối với các doanh nghiệp FPI như một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hàng đầu hiện nay. Nếu bạn đã sử dụng các sản phẩm như Ecus, Cloud Office, EBH,… của công ty Thái Sơn thì chắc chắn sẽ không cần nhắc lại sự chuyên nghiệp trong cách làm việc của đội ngũ Thái Sơn nữa.
Đáp ứng đầy đủ 5 dấu hiệu nhận biết, 5 tiêu chí hết sức khắt khe đối với một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, ThaisonSoft hiện đã trở thành thương hiệu cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay.
6.1. Về tính pháp lý
ThaisonSoft với tên đầy đủ là Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử theo Quyết định 1209/QĐ-BTC của Bộ Tài chính và Quyết định 1445/QĐ-TCT của Tổng cục thuế. Do đó, đây là nhà cung cấp HĐĐT có đầy đủ tính pháp lý.
Không những thế, với hơn 17 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm cho các doanh nghiệp, nhà cung cấp HĐĐT ThaisonSoft không ngừng nâng cấp, cải tiến E-invoice, mang đến cho người dùng một sản phẩm tốt nhất.
6.2. Về tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice
Không chỉ tích hợp đầy đủ tính năng, nghiệp vụ cơ bản mà E-invoice còn phát triển nhiều tính năng nâng cao như:
- Dễ dàng phê duyệt hóa đơn, ký số hóa đơn theo nhiều lô hóa đơn cùng một lúc
- Doanh nghiệp có thể quản lý gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS,…
- Hỗ trợ tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
- Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm khác của doanh nghiệp
- Áp dụng công nghệ chữ ký số, ký hóa đơn trực tuyến và chống làm giả hóa đơn
- Giải pháp kiểm tra mã số thuế bên mua, lấy thông tin bên mua nhanh chóng từ cơ quan thuế
- Tự động thông báo đến hạn thanh toán hóa đơn qua SMS
- Tra cứu và quản lý tình hình sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi, ngay cả trên điện thoại
Ngoài ra, các tính năng hỗ trợ tự thiết kế hóa đơn như chuyên gia hay tra cứu hóa đơn cũng được cập nhật đầy đủ trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, mang lại tiện ích tối đa cho người dùng.
Minh chứng là E-invoice đã được Tổng cục Thuế chứng nhận đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC.
6.3. Về tính bảo mật của Einvoice
Để đảm bảo tính bảo mật, an toàn dữ liệu hóa đơn, ThaisonSoft đã cải tiến, áp dụng thành công công nghệ Blockchain chống làm giả hóa đơn. Blockchain hiện là công nghệ bảo mật tiên tiến, hàng đầu hiện nay.
Không chỉ tối đa hóa bảo mật cho hóa đơn điện tử mà công nghệ này còn chống lại sự thay đổi dữ liệu hóa đơn, nên các gian lận thương mại gần như không có khả năng xảy ra.
Bởi thế, khi dùng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, các tổ chức, doanh nghiệp hoàn toàn có thể an tâm về tính an toàn, bảo mật và minh bạch thông tin hóa đơn cho doanh nghiệp.
6.4. Về đội ngũ hỗ trợ
Cung cấp dịch vụ hỗ trợ tư vấn, giải đáp 24/7 là dịch vụ mà ThaisonSoft hoàn toàn có thể cam kết với các tổ chức, doanh nghiệp khi sử dụng E-invoice.
Điều này đồng nghĩa rằng, trong khi thao tác sử dụng phần mềm E-invoice, nếu có bất kỳ vướng mắc nào bạn cũng có thể liên hệ với trung tâm chăm sóc hỗ trợ khách hàng của ThaisonSoft ở bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào.
Theo đó, các vấn đề phát sinh liên quan đến hóa đơn cần giải quyết bạn sẽ được hỗ trợ tận tình, bất kế thời gian, địa lý. Nhờ vậy, công việc kinh doanh không bị gián đoạn, mang lại hiệu quả tối đa.
Như vậy, bài viết trên đây einvoice.vn đã giới thiệu đến bạn những điều cơ bản cần biết về hóa đơn điện tử và 5 dấu hiệu nhận biết một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất hiện nay.
6.5. Về kinh nghiệm triển khai
Danh sách các công ty lớn trong khối các doanh nghiệp FDI triển khai thành công dịch vụ hóa đơn điện tử Einvoice của Công ty Thái Sơn vẫn đang tiếp tục được nối dài ra thêm. Cái tên mới nhất triển khai thành công là Coca-Cola. Bên cạnh đó cũng là rất nhiều doanh nghiệp với đủ quy mô cũng đang sử dụng phần mềm Einvoice.
Điều đó phản ánh kinh nghiệm triển khai phong phú cũng như tính linh hoạt trong cung cấp dịch vụ của Thái Sơn. Tôi có thể chắc chắn bạn sẽ nhận được những tư vấn tốt nhất khi tìm đến với sản phẩm của Thái Sơn.
7. Kết luận
Như vậy, bài viết của hoadonxacthuc.com.vn đã điểm qua những dấu hiệu về một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín và chuyên nghiệp cũng như giới thiệu đến độc giả một địa chỉ cung cấp dịch vụ hàng đầu hiện nay. Các mục gồm:
1. Đáp ứng các quy định về nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
2. Phần mềm hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các tính năng nghiệp vụ hóa đơn
3. Phần mềm hóa đơn điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn về bảo mật
4. Đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7
5. Có kinh nghiệm triển khai dịch vụ hóa đơn điện tử cho nhiều doanh nghiệp
6. Thái Sơn là một trong những nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín
Hy vọng bài viết đã đem đến những thông tin hữu ích đến quý độc giả.
Để lại một phản hồi