Tổng hợp điểm mới trong Thông tư 32/2025/TT-BTC về hóa đơn điện tử

Thông tư 32/2025/TT-BTC, ban hành bởi Bộ Tài chính và có hiệu lực từ ngày 1/6/2025, thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC, mang đến nhiều thay đổi quan trọng trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Với mục tiêu tăng cường minh bạch, đơn giản hóa thủ tục hành chính và chống thất thu thuế, Thông tư này đã cập nhật các quy định về nội dung hóa đơn, mẫu biểu, tờ khai, và tiêu chí quản lý rủi ro. Bài viết này tổng hợp các điểm mới nổi bật trong Thông tư 32/2025/TT-BTC, giúp doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh nắm bắt và tuân thủ đúng quy định.

1. Bổ sung và sửa đổi nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

1.1. Cập nhật thông tin địa chỉ theo danh mục địa bàn hành chính mới

Từ ngày 1/7/2025, do thay đổi địa giới hành chính, Thông tư 32/2025/TT-BTC yêu cầu doanh nghiệp sử dụng địa chỉ mới theo danh mục địa bàn hành chính được cập nhật trên hệ thống cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế. Các thông tin địa chỉ trên hóa đơn điện tử (cả của người bán và người mua) phải khớp với dữ liệu này để đảm bảo tính hợp lệ.

• Lưu ý: Hóa đơn đã phát hành trước ngày 1/7/2025 với địa chỉ cũ vẫn được công nhận, nhưng hóa đơn lập sau ngày này phải sử dụng địa chỉ mới.

1.2. Ghi chú về giảm thuế GTGT

Thông tư yêu cầu hóa đơn điện tử phải ghi rõ thông tin về mức thuế suất giảm (ví dụ: 8% theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP, từ 1/7/2025 đến 31/12/2026) hoặc số tiền thuế đã giảm đối với các hàng hóa, dịch vụ thuộc diện giảm thuế giá trị gia tăng (GTGT). Điều này nhằm đảm bảo minh bạch và hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu.

1.3. Số định danh cá nhân thay thế mã số thuế

Từ ngày 1/7/2025, số định danh cá nhân được sử dụng thay thế mã số thuế cá nhân trên hóa đơn điện tử, theo quy định của Luật Quản lý thuế. Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn cụ thể cách ghi số định danh cá nhân trong trường hợp người mua là cá nhân không có mã số thuế.

>> Tham khảo: Hóa đơn xuất nhập khẩu được quy định thế nào?

2. Quy định mới về xử lý sai sót hóa đơn

2.1. Không hủy hóa đơn sai sót

Một điểm mới quan trọng trong Thông tư 32/2025/TT-BTC là bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót, đồng bộ với Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể:

• Lập hóa đơn điều chỉnh: Ghi rõ lý do điều chỉnh (ví dụ: sai địa chỉ, thuế suất, hoặc thông tin người mua) và cập nhật thông tin chính xác.
• Lập hóa đơn thay thế: Thay thế hoàn toàn hóa đơn sai sót bằng hóa đơn mới.
• Điều chỉnh nhiều hóa đơn cùng lúc: Doanh nghiệp có thể lập một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai sót trong cùng tháng của cùng người mua, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thủ tục.

2.2. Quy trình xử lý sai sót

• Doanh nghiệp gửi thông báo điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đến cơ quan thuế nếu sai sót ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.
• Hóa đơn điều chỉnh/thay thế phải được ký số và truyền dữ liệu đến Tổng cục Thuế để được cấp mã xác thực (nếu là hóa đơn có mã).
• Cả hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh/thay thế phải được lưu trữ ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.

3. Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

3.1. Đối tượng bắt buộc sử dụng

Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định, từ ngày 1/6/2025, các đối tượng sau phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế:

• Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.

• Doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (như siêu thị, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách).

3.2. Yêu cầu kỹ thuật

• Máy tính tiền phải được đăng ký với cơ quan thuế và có khả năng truyền dữ liệu hóa đơn trực tiếp đến hệ thống của Tổng cục Thuế.

• Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền phải bao gồm đầy đủ nội dung theo mẫu quy định, bao gồm mã xác thực (nếu là hóa đơn có mã) và thông tin giao dịch.

3.3. Lợi ích

Việc sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền giúp tự động hóa quy trình lập hóa đơn, giảm sai sót và tăng cường kiểm soát thuế, đặc biệt trong các lĩnh vực bán lẻ và dịch vụ.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Tiêu chí xác định người nộp thuế rủi ro cao

4.1. Tiêu chí mới

Thông tư 32/2025/TT-BTC bổ sung các tiêu chí để xác định người nộp thuế có rủi ro cao, buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Các tiêu chí bao gồm:

• Có dấu hiệu trốn thuế hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
• Doanh thu bất thường, không phù hợp với quy mô kinh doanh.
• Không nộp tờ khai thuế hoặc báo cáo hóa đơn đúng hạn.
• Có hành vi mua bán, sử dụng hóa đơn không hợp pháp trong quá khứ.

4.2. Hậu quả khi bị xác định rủi ro cao

• Doanh nghiệp bị yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã để cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ hơn.
• Có thể bị ngừng cấp mã hóa đơn nếu vi phạm nghiêm trọng, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

5. Cập nhật mẫu biểu và tờ khai

5.1. Mẫu hóa đơn điện tử mới

Thông tư cung cấp các mẫu hóa đơn điện tử mới, bao gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).

• Hóa đơn bán hàng.

• Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

• Các mẫu hóa đơn đặc thù cho lĩnh vực ngân hàng, viễn thông, thương mại điện tử.

Các mẫu này được thiết kế để tương thích với danh mục địa bàn hành chính mới và các quy định về giảm thuế GTGT.

5.2. Tờ khai dữ liệu hóa đơn

Doanh nghiệp phải nộp tờ khai dữ liệu hóa đơn định kỳ (thường là cuối tháng) để báo cáo toàn bộ hóa đơn đã phát hành, bao gồm cả hóa đơn có mã và không có mã. Thông tư 32/2025/TT-BTC cung cấp mẫu tờ khai mới, với các trường thông tin bổ sung để hỗ trợ đối chiếu dữ liệu nhanh chóng.

>> Tham khảo: Kiểm toán chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

6. Thời điểm lập hóa đơn cho dịch vụ thường xuyên

Thông tư quy định thời điểm lập hóa đơn cho các dịch vụ phát sinh thường xuyên (như ngân hàng, chứng khoán, viễn thông, thương mại điện tử) là khi hoàn thành đối soát dữ liệu, nhưng không quá:

• Ngày 7 của tháng sau kỳ cung cấp dịch vụ.
• 7 ngày sau khi kết thúc kỳ quy ước (nếu có).

Quy định này giúp thống nhất thời điểm lập hóa đơn, tránh tình trạng chậm trễ hoặc không đồng bộ dữ liệu.

7. Lưu ý khi triển khai Thông tư 32/2025/TT-BTC

• Cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm được Tổng cục Thuế phê duyệt (như Thái Sơn E-invoice, EasyInvoice, VNPT Invoice) và đảm bảo phần mềm đã tích hợp danh mục địa bàn hành chính mới.
• Đào tạo nhân viên: Nhân viên kế toán cần được đào tạo về các quy định mới, đặc biệt là cách xử lý sai sót và lập hóa đơn từ máy tính tiền.
• Liên hệ cơ quan thuế: Nếu có thắc mắc về tiêu chí rủi ro cao hoặc quy trình lập hóa đơn, liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn.
• Lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ ít nhất 10 năm, kể cả hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
• Tuân thủ thời hạn truyền dữ liệu: Dữ liệu hóa đơn phải được truyền đến cơ quan thuế đúng hạn để tránh bị phạt.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/