Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hình thức bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp và một phần hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam. Từ năm 2026, các quy định được củng cố mạnh mẽ nhằm tăng minh bạch, kết nối dữ liệu thời gian thực với cơ quan thuế, đặc biệt khi kết hợp với việc chấm dứt thuế khoán (theo Nghị quyết 198/2025/QH15 của Quốc hội, hiệu lực từ 01/01/2026). Bài viết tổng hợp quy định hiện hành năm 2026 về hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Một số trường hợp không bắt buộc đầy đủ nội dung hóa đơn điện tử.
1. Quy định và đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử
Khung pháp lý chính bao gồm:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP (quy định về hóa đơn, chứng từ).
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123, hiệu lực từ 01/06/2025).
- Thông tư 78/2021/TT-BTC và các cập nhật (như Thông tư 32/2025/TT-BTC nếu có).
- Nghị định 310/2025/NĐ-CP (sửa đổi xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, hiệu lực từ 16/01/2026).
- Các nghị quyết liên quan như Nghị quyết 204/2025/QH15 (tiếp tục giảm thuế GTGT 2% đến hết 31/12/2026).
Đối tượng áp dụng:
- Bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế (bao gồm chi nhánh, văn phòng đại diện).
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh:
- Doanh thu ≥ 1 tỷ đồng/năm: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (MTT) kết nối dữ liệu với Tổng cục Thuế (theo khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025).
- Doanh thu < 1 tỷ đồng/năm: Không bắt buộc, nhưng khuyến khích để minh bạch và hỗ trợ kê khai tự động.
- Bổ sung: Nhà cung cấp nước ngoài kinh doanh thương mại điện tử, dịch vụ số tại Việt Nam có thể tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử GTGT.
Từ 01/01/2026, khi bỏ thuế khoán, toàn bộ hộ kinh doanh chuyển sang kê khai theo doanh thu thực tế, dữ liệu hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ tờ khai thuế gợi ý tự động.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Các loại hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử không có mã (áp dụng cho một số trường hợp).
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (MTT): Đặc thù cho bán lẻ trực tiếp (siêu thị, trung tâm thương mại, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, vui chơi giải trí…). Lập tự động từ POS, không cần chữ ký số thủ công, dữ liệu truyền thời gian thực đến Tổng cục Thuế.
3. Thay đổi kỹ thuật quan trọng
- Ký hiệu hóa đơn: Hai chữ số cuối chuyển thành “26” (ví dụ: từ 1C25TYY sang 1C26TYY).
- Số thứ tự hóa đơn: Tự động khởi tạo lại từ 00000001 cho từng ký hiệu (không nối tiếp từ năm cũ).
- Biên lai: Ký hiệu chuyển sang “26T”.
- Phần mềm (Thái Sơn Einvoice…) tự động cập nhật; doanh nghiệp cần sớm đăng ký sử dụng.
>> Tham khảo: Toàn cảnh chính sách thuế năm 2026: Hệ thống thuế bước vào giai đoạn đổi mới toàn diện.
4. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Theo Điều 10 Nghị định 123 (sửa đổi Nghị định 70):
- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
- Thông tin người bán (tên, địa chỉ, MST).
- Thông tin người mua (bắt buộc nếu tổ chức; khuyến khích nếu cá nhân).
- Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT, tiền thuế, tổng thanh toán.
- Thời điểm lập hóa đơn (ngày, giờ, phút – đặc biệt MTT lập ngay khi kết thúc giao dịch).
- Mã cơ quan thuế (nếu có) hoặc dữ liệu truy xuất.
- Chữ ký số (không bắt buộc với MTT).
Một số trường hợp không bắt buộc: Tên/địa chỉ/MST người mua (bán lẻ xăng dầu,…).
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
5. Thời điểm lập hóa đơn
- Bán hàng hóa: Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng.
- Cung cấp dịch vụ: Khi hoàn thành dịch vụ hoặc thu tiền (thu trước).
- Đặc thù: Bảo hiểm, xổ số, casino, trò chơi điện tử có thưởng (thời điểm cụ thể theo quy định mới).
- Xuất khẩu: Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau thông quan.
6. Xử lý sai sót và lưu trữ
- Linh hoạt: Lập thông báo sai sót kèm hóa đơn điều chỉnh/thay thế (không cần hủy như trước).
- Lưu trữ điện tử ít nhất 10 năm, đảm bảo toàn vẹn dữ liệu.
- Khấu trừ thuế GTGT: Hóa đơn phải hợp lệ; ≥ 20 triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng.
>> Tham khảo: Quy trình phát hành hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế.
7. Xử phạt vi phạm
- Giảm nhẹ một số mức phạt, bỏ tình tiết tăng nặng “vi phạm nhiều lần”.
- Chỉ xử phạt một hành vi trong một số trường hợp (khai sai, lập hóa đơn sai thời điểm…).
- Phạt chậm nộp thuế: 0,03%/ngày.
8. Hỗ trợ và khuyến khích
- Cơ quan thuế hỗ trợ đăng ký, lắp đặt MTT (miễn phí/ưu đãi cho hộ kinh doanh).
- Nhiều nhà cung cấp phần mềm (Thái Sơn Einvoice…) có gói ưu đãi, hỗ trợ 24/7.
- Khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn điện tử qua chương trình “hóa đơn may mắn”.
Lưu ý: Các quy định có thể tiếp tục được hướng dẫn chi tiết từ Tổng cục Thuế (website thuedientu.gdt.gov.vn). Doanh nghiệp/hộ kinh doanh nên cập nhật phần mềm ngay, đăng ký tài khoản thuế điện tử và liên hệ Chi cục Thuế địa phương nếu gặp vướng mắc.
>> Tham khảo: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi