Tổng hợp quy định mới nhất về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là chứng từ kế toán ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ dưới dạng dữ liệu điện tử, bao gồm hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế. Theo Luật Quản lý thuế 2019 (số 38/2019/QH14), Nghị định 123/2020/NĐ-CP (ban hành ngày 19/10/2020, hiệu lực từ 01/7/2022), và các văn bản sửa đổi, bổ sung mới nhất, việc sử dụng HĐĐT là bắt buộc đối với hầu hết tổ chức, cá nhân kinh doanh. Dưới đây là tổng hợp các quy định chính, tập trung vào cập nhật từ năm 2025.

>> Tham khảo: Loại hóa đơn áp dụng trong xuất nhập khẩu.

1. Cơ sở pháp lý chính

Các văn bản mới nhất (hiệu lực từ 01/6/2025) đã sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP để phù hợp với kinh tế số và quản lý thuế hiện đại:

2. Đối tượng áp dụng

• Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ/cá nhân kinh doanh (bao gồm bán lẻ, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như siêu thị, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách).
  • Hộ kinh doanh có doanh thu ≥ 1 tỷ đồng/năm phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
  • Nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam (kinh doanh TMĐT, nền tảng số) đăng ký tự nguyện sử dụng HĐGTGT điện tử.
• Ngoại lệ: Một số trường hợp đặc biệt (không có hạ tầng CNTT) có thể dùng HĐ giấy của cơ quan thuế trong tối đa 12 tháng, nhưng phải đăng ký.
• Cập nhật mới (NĐ 70/2025): Bổ sung hộ kinh doanh chuyển từ kê khai sang khoán thuế; doanh nghiệp xuất khẩu đáp ứng chuyển dữ liệu điện tử.

3. Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Theo Điều 9 NĐ 123/2020 (sửa đổi bởi NĐ 70/2025):

• Chung: Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ (không phân biệt đã thu tiền hay chưa).
• Cập nhật mới từ 01/6/2025:
  • Xuất khẩu: Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau thông quan.
  • Dịch vụ số lượng lớn/phát sinh thường xuyên (cần đối soát): Cuối kỳ tạm tính hoặc ngày làm việc tiếp theo sau kỳ.
  • Kinh doanh bảo hiểm: Thời điểm ghi nhận doanh thu theo pháp luật bảo hiểm.
  • Xổ số: Trước kỳ mở thưởng tiếp theo cho vé không tiêu thụ.
  • Casino/trò chơi điện tử có thưởng: Chậm nhất 1 ngày sau ngày xác định doanh thu; chuyển dữ liệu thu/trả tiền theo Mẫu 01/TH-DT.
  • Vận tải taxi (sử dụng phần mềm): Theo thông lệ quốc tế, chậm nhất 05 ngày sau chứng từ.

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

4. Nội dung và ký hiệu hóa đơn điện tử

Theo Điều 10 NĐ 123/2020 và Thông tư 32/2025:

• Nội dung bắt buộc: Tên người bán/mua, MST, địa chỉ, hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thanh toán, chữ ký số.
• Không bắt buộc đầy đủ: Một số trường hợp như bán lẻ nhỏ lẻ, vé điện tử (chỉ cần thông tin cơ bản).
• Ký hiệu mẫu số (1 chữ số):
  • 1: HĐ bán hàng.
  • 2: HĐ GTGT.
  • 3: HĐ bán hàng dự trữ quốc gia.
  • 4: HĐGTGT dự trữ quốc gia.
  • 5: Tem/vé/thẻ/phiếu thu điện tử.
  • 6: Hóa đơn khác.
• Ký hiệu HĐ (6 ký tự): Phản ánh loại (có/không mã), năm lập, loại HĐ (ví dụ: 01GTKT cho HĐ GTGT có mã năm 2025).
• HĐ thương mại điện tử (mới): Áp dụng xuất khẩu, phải chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế; nếu không, dùng HĐ GTGT/bán hàng.

>> Tham khảo: Bỏ thuế khoán: Những điều hộ kinh doanh phải biết khi chuyển sang kê khai thuế.

5. Xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Theo Điều 19 NĐ 123/2020 (sửa đổi bởi NĐ 70/2025 và Thông tư 32/2025):

• Bỏ hủy HĐ sai sót từ 01/6/2025: Thay thế bằng điều chỉnh/thay thế.
• Quy trình:
  • Lập 1 HĐ điều chỉnh/thay thế cho nhiều HĐ sai trong cùng tháng/cùng người mua (không cần văn bản thỏa thuận trước).
  • Ghi “HĐ điều chỉnh/thay thế cho HĐ số… ký hiệu…” ở phần ghi chú.
  • Chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế trong ngày làm việc tiếp theo.
• Ủy nhiệm lập HĐ: Phải phù hợp phương pháp tính thuế của bên ủy nhiệm (kê khai/khoán); bên nhận ủy nhiệm phải có quan hệ liên kết.

6. Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

• Đối tượng: Hộ kinh doanh doanh thu ≥1 tỷ/năm; doanh nghiệp bán lẻ trực tiếp (siêu thị, ăn uống, vui chơi…).
• Yêu cầu: Kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; có mã hoặc dữ liệu tra cứu.
• Cập nhật mới: Bổ sung quy định ngừng sử dụng nếu tạm ngừng kinh doanh; xử lý sai sót theo quy trình điều chỉnh.

7. Trách nhiệm và xử phạt

• Chuyển dữ liệu: Bắt buộc đến cơ quan thuế qua cổng Tổng cục Thuế (trực tiếp hoặc qua nhà cung cấp dịch vụ).
• Hành vi bị cấm (Điều 5 NĐ 123, sửa đổi): Không chuyển dữ liệu, sử dụng HĐ giả mạo; phạt từ 4-20 triệu đồng (Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
• Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Phải công khai dịch vụ, đảm bảo an toàn dữ liệu, hỗ trợ miễn phí cho đối tượng ủy thác của cơ quan thuế.
• Khuyến khích: Chương trình dự thưởng, khách hàng thường xuyên để thúc đẩy lấy HĐ.

8. Lưu ý triển khai

• Chuyển tiếp: HĐ đặt in cũ (theo NĐ 51/2010, 04/2014) tiếp tục dùng đến hết hạn nếu phù hợp quy định mới.
• Đối với hộ kinh doanh: Từ 01/6/2025, bắt buộc hóa đơn điện tử; có thể ủy quyền cho bên thứ ba nếu chưa quen.
• Cập nhật địa chỉ: Sau sáp nhập hành chính (01/7/2025), cơ quan thuế tự động đồng bộ; doanh nghiệp không cần điều chỉnh HĐ.
• Công cụ hỗ trợ: Sử dụng phần mềm từ nhà cung cấp uy tín (Thái Sơn E-invoice) tích hợp SAP/ERP, đảm bảo mã hóa và kết nối thuế.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/