Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm những gì?

Để sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và nộp cho cơ quan Thuế. Vậy hồ sơ này gồm những gì?

1. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điện tử?

Việc triển khai hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp thời gian vừa qua đã mang lại những tác động tích cực tới hệ thống tài chính nói chung và cơ quan thuế nói riêng. Cộng đồng doanh nghiệp kỳ vọng việc triển khai hóa đơn điện tử sẽ giảm chi phí cho doanh nghiệp và là cơ hội để doanh nghiệp đồng bộ hóa, kết hợp các ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Trong bối cảnh mọi doanh nghiệp đều đang đặt mục tiêu cắt giảm chi phí sản xuất, hoạt động vận hành để nâng cao năng lực cạnh tranh thì việc sử dụng hóa đơn điện tử là một giải pháp hữu hiệu. Đơn cử như khi nói đến chi phí trung bình để phát hành hóa đơn,nếu áp dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp chỉ mất 200 đồng thay vì gần 1000 đồng so với trước đây, tức là giảm tới 80%.

>> Tham khảo: Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế.

Bên cạnh đó, số lượng hóa đơn xuất ra hàng tuần, hàng tháng thường khá lớn, do đó ngoài việc cắt giảm được lượng lớn thời gian, chi phí thì sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp công tác đối chiếu hóa đơn diễn ra nhanh chóng và tránh được rất nhiều sai sót. Mặt khác, trước đây khi dùng hóa đơn giấy, nếu viết sai thì sẽ phải thực hiện sửa chữa rất phức tạp nhưng khi dùng hóa đơn điện tử, kế toán có thể sửa lại sau đó một cách dễ dàng.

Việc đồng loạt triển khai hóa đơn điện tử không chỉ là cơ hội để cắt giảm, tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp, đồng bộ ứng dụng công nghệ mà còn minh bạch hóa hoạt động của doanh nghiệp, tạo ra hệ sinh thái đầu tư – kinh doanh lành mạnh, công bằng tại Việt Nam.

Đặc biệt, sử dụng hóa đơn điện tử giảm thiểu tối đa khả năng hóa đơn bị làm giả, hóa đơn khống nhằm mục đích mập mờ doanh thu, gian lận thuế; từ đó tạo niềm tin cho khách hàng, đối tác của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cũng mang lại nhiều lợi ích cho cơ quan thuế. Việc triển khai hóa đơn điện tử của doanh nghiệp giúp cơ quan thuế thuận tiện xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn, tinh giản quy trình đối chiếu hóa đơn. Triển khai hóa đơn điện tử cũng góp phần ngăn chặn việc sử dụng trái phép hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả, gian lận hóa đơn ảnh hưởng tới uy tín của các doanh nghiệp chân chính.

2. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Thời hạn phải nộp thông báo phát hành hóa đơn được quy định tại Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC. Cụ thể, doanh nghiệp phải gửi thông báo phát hành và hóa đơn mẫu tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn. Một số chú ý mà doanh nghiệp cần lưu tâm là:

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn
• Nếu thông báo phát hành lần thứ 2 trở đi mà không có thay đổi về nội dung và hình thức thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu
• Doanh nghiệp sẽ có thể sử dụng hóa đơn điện tử nếu không có phản hồi của cơ quan thuế sau 02 ngày làm việc.

Để phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm:

– Thông báo phát hành hóa đơn

• Tên đơn vị phát hành hóa đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)),
• Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (đối với hóa đơn điện tử);
• Ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

– Hóa đơn mẫu

• Doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị một bảo hóa đơn mẫu (được niêm yết và sử dụng cho tới khi có phát sinh thay đổi thông tin) để gửi cho Cục Thuế quản lý đơn vị của mình.

– Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).

>> Tham khảo: Nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Sau bao lâu thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định mới nhất của Bộ Tài chính, cụ thể trong Thông tư 68/2019/NĐ-CP, thì bạn chỉ phải nộp hồ sơ trước 1 ngày mà tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Sau 1 ngày làm việc (kể từ ngày nộp hồ sơ) cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về việc chấp nhận hay không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử cho đơn vị qua cổng thông tin điện tử của tổng cục Thuế.

Kết luận

Hy vọng rằng bài viết về cách chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đã đem đến những nội dung thực sự hữu ích đến quý độc giả.

Để nhận báo giá hóa đơn điện tử hoặc đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/