Điều kiện và thủ tục phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp nên biết

Chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp gặp phải nhiều băn khoăn và thắc mắc. Một trong những khó khăn đó chính là điều kiện và thủ tục để doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây Thái Sơn sẽ giải đáp giúp bạn một cách chi tiết nhất.

Điều kiện để doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ tại Khoản 2, Điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC, điều kiện để doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng, thiết bị đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
• Có đội ngũ triển khai hóa đơn điện tử đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.

Điều kiện doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử.

Quy định là thế nhưng trên thực tế nếu doanh nghiệp tiến hành hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp chỉ cần đáp ứng 3 điều kiện là:

• Đủ điều kiện kinh doanh và đang thực hiện giao dịch điện tử.
• Sở hữu chữ ký số.
• Có cơ sở hạ tầng Internet.

Còn các điều kiện còn lại thì đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ doanh nghiệp.

Thủ tục để doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử

Đáp ứng đầy đủ các điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp tiến hành phát hành hóa đơn điện tử. Và khi phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần làm những thủ tục sau đây:

Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp lập theo biểu mẫu BM01 Thông tư 32/2011/TT-BTC gửi cho Cơ quan Thuế.

Biểu mẫu ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo biểu mẫu BM02 Thông tư 32/2011/BTC, gửi cho Cơ quan Thuế thông qua cổng thông tin điện tử.

Biểu mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau 2 ngày gửi hóa đơn mẫu và thông báo phát hành, nếu Cơ quan Thuế không có phản hồi bằng văn bản thì doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn điện tử một cách hợp pháp.

Nguồn: https://einvoice.vn/