Hóa đơn điện tử hiện đang dần thay thế vai trò của hóa đơn giấy. Với sự hoàn thiện nhanh chóng của cơ sở hạ tầng, hành lang pháp lý và sự phát triển nói chung của thị trường, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn chuyển đổi sang quản lý hóa đơn chứng từ kế toán với các phần mềm chuyên dụng. Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp các bước cơ bản trong khâu chuẩn bị hồ sơ và đăng ký phát hành hóa đơn điện tử lần đầu.
1. Hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử gồm những gì?
Trước khi đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng gồm những yêu cầu như sau:
– Thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu TB01/AC (ban hành theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC). Cần có thêm 01 bản ở ở định dạng XML.
– Hóa đơn mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).
– Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 1 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC). Bản này phải được SCAN rồi đưa chung vào 01 bản ở định dạng word (.doc).
Theo đó, doanh nghiệp có thể tự tạo hóa đơn mẫu và Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà mình sử dụng, chẳng hạn như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft. Hoặc có thể nhờ tới sự hỗ trợ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử cho đơn vị mình để có được 2 file tài liệu này.
Còn đối với Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu TB01/AC, doanh nghiệp có thể tự tạo ngay trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) bằng cách sau:
- Đăng nhập tài khoản vào HTKK
- Trên giao diện chính, nhấn chọn “Hóa đơn”, chọn tiếp “Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)”, rồi điền ngày tháng doanh nghiệp sẽ gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế trên cửa sổ “Kỳ tính thuế” được hiển thị trên màn hình.
- Tiếp đó, trên giao diện “Thông báo phát hành hóa đơn”, điền đầy đủ và chính xác các thông tin trên tờ khai TB01/AC rồi nhấn ô “Ghi” để lưu lại và chọn “Kết xuất XML” để có thể tải về máy tính.
>>Tham khảo: Thời hạn áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.
2. Các bước đăng ký qua mạng
Để có thể đăng ký phát hành hóa đơn điện tử đúng cách, đảm bảo nhanh chóng, hiệu quả, doanh nghiệp có thể là theo 04 bước dưới đây:
- Bước 1: Truy cập vào trang cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
- Bước 2: Trên giao diện chính của trang, nhấn chọn ô “Đăng nhập” ở góc trên bên phải màn hình và tiến hành đăng nhập.
- Bước 3: Trên giao diện chính của trang, chọn chức năng “Tài khoản”, chọn tiếp “Đăng ký thêm tờ khai”. Tại giao diện “Thông báo hóa đơn”, tích chọn “TB01/AC-Thông báo phát hành hóa đơn” rồi nhấn “Tiếp tục”.
- Bước 4: Chọn chức năng “Nộp tờ khai” trên giao diện chính để có thể tải file Thông báo phát hành hóa đơn định dạng XML lên để gửi tới cơ quan thuế.
- Bước 5: Chọn chức năng “Tra cứu” trên giao diện chính, tại mục “Tờ khai” chọn “TB01/AC-Thông báo phát hành hóa đơn” để bảng Kết quả tra cứu được hiển thị.
>>Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Tại bảng Kết quả tra cứu, nhấn chuột vào ô “Gửi phụ lục” của tờ thông báo phát hành mới gửi để đính kèm thêm File word Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và file mẫu hóa đơn điện tử.
Tới đây, các bước nộp hồ sơ đăng ký phát hành HĐĐT của doanh nghiệp đã được coi là hoàn tất. Doanh nghiệp chỉ cần chờ 1-2 ngày để nhận được thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế là đã có thể lập xuất hóa đơn điện tử hợp pháp.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi