Quy định về tra cứu và sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

Với ứng dụng hóa đơn điện tử ngày càng trở nên rộng rãi, giờ đây, khách hàng và doanh nghiệp đã có thể dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn trên cổng thông tin được cục Thuế cung cấp hoặc sử dụng cổng tra cứu được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn. Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp các bước tra cứu hóa và quy định sử dụng thông tin hóa đơn điện tử chi tiết.

1. Quy định về sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

Việc tra cứu hóa đơn điện tử với mục đích đơn thuần là để xác thực xem một hóa đơn bất kỳ nào đó đã hợp lệ và hợp pháp hay chưa. Điều này sẽ góp phần giúp các doanh nghiệp tránh được những lỗi, thậm chí là tránh được những vi phạm về hóa đơn không đáng có.

Dựa vào việc tra cứu hóa đơn điện tử, người dùng sẽ có thể kịp thời phát hiện ra lỗi sai (nếu có) để đưa ra các phương án kịp thời nhất, giảm thiểu tối đa rủi ro về sai sót hóa đơn.

Ngoài ra, việc tra cứu hóa đơn điện tử giúp bạn hay doanh nghiệp năm được nhiều thông tin quan trọng về bên phát hành hóa đơn hay bên đối tác.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử

Hiện nay, muốn tra cứu hóa đơn điện tử bạn sẽ có 2 cách:

• Tra cứu hóa đơn điện tử trên trang của Tổng cục Thuế.
• Tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng, chẳng hạn như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.

Song, cách đơn giản, nhanh chóng nhất để tiến hành tra cứu hóa đơn thì bạn nên dùng hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.

Chẳng hạn như nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaiSonSoft thì bạn tiến có thể hành tra cứu hóa đơn điện tử theo hướng dẫn sau:

• Bước 1: Truy cập hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử theo link này để tiến hành tra cứu hóa đơn điện tử.
  Thông thường, khách hàng khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaiSonSoft sẽ được cung cấp đường link này để phục vụ riêng biệt cho mục đích tra cứu hóa đơn.
• Bước 2: Trên giao diện kiểm tra hóa đơn hóa đơn, bạn nhập các thông tin được yêu cầu. Cụ thể: Bạn nhấn “Chọn file” để tải file hóa đơn điện tử muốn tiến hành tra cứu; nhập “Mã kiểm tra” rồi nhấn ô “Kiểm tra hóa đơn”.
• Bước 3: Ngay sau đó, màn hình máy tính sẽ hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn và 02 tệp hóa đơn đính kèm định dạng .zip và .pdf. Bạn có thể tải về để xem và lưu lại thông tin.

3. Quy định mới nhất về hóa đơn điện tử

Nhằm đồng hành, hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc chuyển đổi, sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi nhất, ngày 19/10/2020 vừa qua, Chính Phủ đã cho banh hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

Theo đó, nội dung chính của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP xoay quanh những quy định sau:

• Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Quy định nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quản lý thuế các cấp và các cơ quan, tổ chức có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử;
• Quy định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Thời hạn áp dụng hóa đơn điện tử.

Các quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sẽ chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022. Tuy nhiên, Chính Phủ vẫn khuyến khích các cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin sớm chuyển đổi sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử trước thời hạn quy định.

Ngoài ra, trong Nghị định mới ban hành này, Chính Phủ cũng cũng khẳng định Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sẽ chính thức chấm dứt hiệu lực từ ngày 01/07/2022. Sau đó, việc sử dụng hóa đơn, chứng từ sẽ được tuân thủ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/