Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp các bước đơn giản nhất để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

>> Tham khảo: Tạo và gửi phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.

1. Hồ sơ đăng ký cần chuẩn bị

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Nói một cách dễ hiểu hơn, HĐĐT là hóa đơn được tạo lập, lưu trữ và quản lý trên môi trường điện tử thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống.

Hồ sơ này được gọi là bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

• Yêu cầu với bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
• Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32).
• Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).
• Hóa đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Lưu ý rằng:

• Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử và Hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
• Bạn cũng cần phải có thêm 01 bản thông báo phát hành ở định dạng XML.
• Chuẩn bị chữ ký số (Token) là điều không thể thiếu.
• Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử khi đã hoàn tất sẽ được nộp lên cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế.

Với lịch sử hơn 22 năm hình thành và phát triển, CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN (ThaisonSoft) là thành đơn vị hàng đầu về cung cấp phần mềm và các giải pháp công nghệ thông tin phục vụ quản lý cho doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ công. Trong đó, Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được ThaisonSoft phát triển tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật của Chính Phủ và Bộ Tài Chính về hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập, gửi hóa đơn cho khách hàng bằng phương tiện điện tử, giúp giảm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp.  Sử dụng phần mềm E-invoice mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như: giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn, bảo mật an toàn dữ liệu.

Các đặc điểm nổi bật của E-invoice:

• Cung cấp đầy đủ nghiệp vụ về hóa đơn: Tạo lập – Phát hành – Điều chỉnh – Thay thế – Xóa bỏ hóa đơn.
• Hoạt động đa nền tảng: Desktop, Website, Mobile App, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
• Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua phương tiện điện tử: Email, SMS,…
• Thiết kế mẫu hóa đơn chuyên nghiệp theo yêu cầu hoặc lựa chọn mẫu hóa đơn có sẵn với kho mẫu hóa đơn đa dạng.
• Tích hợp linh hoạt, đa dạng với hệ thống các phần mềm có sẵn.
• Truyền nhận dữ liệu hóa đơn giữa nhiều điểm xuất hóa đơn, nhiều cấp quản lý.
• Xử lý chính xác, liên tục 24/7 lượng lớn dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Cổng ký tiện dụng: Một chữ ký số dùng do nhiều điểm xuất hóa đơn.
• Phê duyệt, xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được hướng dẫn như sau:

Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Mẫu tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123. Sau khi lập tờ khai, người nộp thuế gửi cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử/Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Bước 2: Cơ quan thuế thông báo kết quả đăng ký hóa đơn điện tử

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 qua:

– Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường hợp đăng ký sử dụng thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

– Email của  doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đã đăng ký với cơ quan thuế trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế đối với trường hợp đăng ký sử dụng trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

>> Tham khảo: Hướng dẫn thay đổi tên trong công ty cổ phần.

Có 2 trường hợp khi nhận thông báo:

• Hồ sơ hợp lệ và được chấp thuận: doanh nghiệp tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.
• Trường hợp không được chấp nhận: doanh nghiệp điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.

Trước đây, để khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử, bắt buộc doanh nghiệp phải thông báo phát hành hóa đơn, căn cứ theo Khoản 2, Điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Khác với các quy định cũ, khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thay vì làm thông báo phát hành hóa đơn.

Cụ thể, theo Điều 15, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định này.

Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế/tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.
• Nếu doanh nghiệp kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức trực trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Riêng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, người bán cần phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định riêng.

>> Tham khảo: Cách tính thuế thu nhập cá nhân xe ôm công nghệ.

Như vậy, căn cứ theo các quy định hiện hành tại Nghị định 123/2020, Thông tư 78/2021/TT-BTC, người nộp thuế hiện nay chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020, không cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử như theo quy định cũ tại Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/