Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành một phần không thể thiếu trong các giao dịch kinh tế tại Việt Nam, đặc biệt kể từ khi các quy định như Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 1/6/2025) được ban hành. Việc kiểm tra hóa đơn điện tử là một bước quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp, chính xác và minh bạch của các giao dịch kinh tế, đồng thời giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân tránh được các rủi ro pháp lý.
1. Tại sao cần kiểm tra hóa đơn điện tử?
Kiểm tra hóa đơn điện tử là một quy trình cần thiết để xác minh tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn, đặc biệt trong các trường hợp sau:
- Đảm bảo tính hợp pháp: Xác minh rằng hóa đơn được phát hành bởi người bán hợp pháp, có mã số thuế hợp lệ và được cơ quan thuế chấp nhận.
- Phát hiện sai sót: Kiểm tra các thông tin như mã số thuế, giá trị giao dịch, thuế suất, hoặc mã của cơ quan thuế để phát hiện sai sót hoặc gian lận.
- Hỗ trợ kê khai thuế: Hóa đơn hợp lệ là cơ sở để kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc khấu trừ thuế, tránh rủi ro bị cơ quan thuế từ chối.
- Ngăn chặn gian lận: Tránh các trường hợp sử dụng hóa đơn giả mạo hoặc hóa đơn bất hợp pháp, đặc biệt trong bối cảnh thương mại điện tử và giao dịch xuyên biên giới ngày càng phát triển.
>> Tham khảo: Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử thế nào?
2. Các bước kiểm tra hóa đơn điện tử
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước kiểm tra hóa đơn điện tử, phù hợp với cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân:
Bước 1: Kiểm tra thông tin cơ bản trên hóa đơn
Hóa đơn điện tử phải bao gồm các thông tin bắt buộc theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Khi nhận được hóa đơn điện tử (thường dưới dạng file PDF hoặc XML), bạn cần kiểm tra các thông tin sau:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua: Đảm bảo thông tin này khớp với thông tin đăng ký kinh doanh của các bên.
- Số hóa đơn và ngày lập hóa đơn: Kiểm tra xem số hóa đơn có tuân theo quy định về định dạng (ví dụ: hóa đơn có mã hoặc không mã) và ngày lập hóa đơn có hợp lý không.
- Nội dung giao dịch: Xác minh chi tiết hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế suất GTGT (nếu có).
- Mã của cơ quan thuế (nếu có): Đối với hóa đơn có mã, mã này là dấu hiệu cho thấy hóa đơn đã được cơ quan thuế xác nhận.
- Chữ ký số: Hóa đơn điện tử phải được ký số bởi người bán hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (nếu được ủy nhiệm).
Công cụ hỗ trợ: Sử dụng phần mềm đọc file XML (như Thái Sơn Einvoice) hoặc các công cụ chuyển đổi XML sang PDF để kiểm tra nội dung.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.
Bước 2: Tra cứu hóa đơn trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Tổng cục Thuế cung cấp Cổng thông tin điện tử (etax.gov.vn) để người dùng tra cứu tính hợp lệ của HĐĐT. Các bước thực hiện bao gồm:
- Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gov.vn).
- Chọn mục Tra cứu hóa đơn điện tử.
- Nhập các thông tin cần thiết, bao gồm:
- Mã số thuế của người bán.
- Số hóa đơn.
- Ngày lập hóa đơn.
- Mã của cơ quan thuế (nếu có).
- Xác minh kết quả tra cứu:
- Nếu hóa đơn hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết khớp với hóa đơn bạn nhận được.
- Nếu hóa đơn không tồn tại hoặc có sai sót, bạn cần liên hệ ngay với người bán để xử lý.
Lưu ý: Đối với các hóa đơn không mã, việc tra cứu có thể yêu cầu thêm thông tin như mã tra cứu hoặc thông tin giao dịch.
Bước 3: Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số
Hóa đơn điện tử phải được ký số bởi người bán hoặc tổ chức nhận ủy nhiệm. Để kiểm tra chữ ký số:
- Sử dụng phần mềm kiểm tra chữ ký số (như Thaison-CA, Viettel-CA) hoặc các công cụ do nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp.
- Xác minh rằng chữ ký số:
- Thuộc về tổ chức/cá nhân hợp pháp (khớp với mã số thuế của người bán).
- Chưa hết hạn hoặc bị thu hồi.
- Nếu phát hiện chữ ký số không hợp lệ, liên hệ ngay với người bán để yêu cầu làm rõ.
>> Tham khảo: Bộ Tài Chính đề xuất bãi bỏ thanh tra thuế, tăng cường kiểm tra hóa đơn điện tử.
Bước 4: Đối chiếu với dữ liệu giao dịch thực tế
Để đảm bảo hóa đơn điện tử phản ánh đúng giao dịch, bạn cần đối chiếu thông tin trên hóa đơn với:
- Hợp đồng mua bán hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ.
- Biên bản giao nhận hàng hóa hoặc xác nhận cung ứng dịch vụ.
- Thanh toán thực tế (chứng từ chuyển khoản, biên lai thanh toán).
Nếu phát hiện sai lệch (ví dụ: số lượng, giá trị, hoặc thuế suất không khớp), liên hệ với người bán để yêu cầu lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định của Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Bước 5: Lưu trữ và quản lý hóa đơn
Sau khi kiểm tra, hóa đơn điện tử cần được lưu trữ đúng quy định (thường là 10 năm) để phục vụ cho việc kê khai thuế và kiểm tra của cơ quan thuế. Các bước lưu trữ bao gồm:
- Lưu file hóa đơn điện tử (PDF hoặc XML) trên hệ thống máy tính hoặc đám mây.
- Sử dụng các phần mềm kế toán hoặc dịch vụ lưu trữ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử (như MISA, Thái Sơn Einvoice) để quản lý tập trung.
- Đảm bảo dữ liệu hóa đơn có thể truy xuất dễ dàng khi cơ quan thuế yêu cầu.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Lưu ý khi kiểm tra hóa đơn điện tử
Để đảm bảo việc kiểm tra hóa đơn điện tử diễn ra hiệu quả và tuân thủ quy định, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân cần lưu ý:
- Sử dụng công cụ đáng tin cậy:
- Chỉ sử dụng các phần mềm hoặc dịch vụ từ các nhà cung cấp uy tín như Thái Sơn, Viettel Money, hoặc MISA để kiểm tra và quản lý hóa đơn điện tử.
- Kiểm tra định kỳ:
- Thường xuyên kiểm tra hóa đơn điện tử nhận được, đặc biệt trước khi kê khai thuế, để tránh sai sót hoặc vi phạm pháp luật.
- Xử lý sai sót kịp thời:
- Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi phát hiện sai sót, người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế và kèm biên bản thỏa thuận (nếu bên mua là tổ chức/doanh nghiệp).
- Theo dõi quy định mới:
- Các văn bản như Công văn 1591/CT-CS (5/6/2025) hoặc Thông tư 32/2025/TT-BTC có thể cập nhật quy trình kiểm tra hóa đơn điện tử. Hãy theo dõi thông tin từ Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
- Bảo mật thông tin:
- Đảm bảo file hóa đơn điện tử và dữ liệu giao dịch được lưu trữ an toàn, tránh rò rỉ thông tin hoặc bị tấn công mạng.
>> Tham khảo: Thống kê tình hình triển khai hóa đơn điện tử.
4. Tác động của việc kiểm tra hóa đơn điện tử
- Đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh:
- Giúp đảm bảo hóa đơn hợp lệ để kê khai thuế, tránh bị từ chối khấu trừ thuế GTGT.
- Giảm rủi ro pháp lý do sử dụng hóa đơn giả hoặc bất hợp pháp.
- Đối với cơ quan thuế:
- Hỗ trợ cơ quan thuế xác minh tính chính xác của dữ liệu hóa đơn, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý thuế.
- Đối với nền kinh tế:
- Góp phần xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, giảm gian lận thuế và thúc đẩy chuyển đổi số.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi