Trong quá trình mua bán hàng hóa, dịch vụ, nhiều doanh nghiệp và kế toán thường băn khoăn: hóa đơn dưới 5 triệu có bắt buộc chuyển khoản hay không? Nếu thanh toán tiền mặt thì có được khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí hợp lý khi quyết toán thuế không?
Đây là vấn đề rất thực tế vì chỉ cần hiểu sai quy định, doanh nghiệp có thể bị:
- Loại chi phí
- Không được khấu trừ thuế GTGT
- Bị truy thu và xử phạt thuế
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định mới nhất về hóa đơn dưới 5 triệu theo pháp luật thuế hiện hành.
1. Hóa đơn dưới 5 triệu là gì?
“Hóa đơn dưới 5 triệu” thường được hiểu là:
- Tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn dưới 5 triệu đồng.
- Bao gồm hoặc chưa bao gồm VAT tùy từng trường hợp kế toán theo dõi.
Đây là nhóm hóa đơn giá trị nhỏ phát sinh phổ biến trong:
- Chi phí văn phòng.
- Mua hàng tiêu dùng.
- Chi phí vận hành doanh nghiệp.
- Dịch vụ nhỏ lẻ.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Hóa đơn dưới 5 triệu có bắt buộc chuyển khoản không?
2.1. Doanh nghiệp có thể thanh toán tiền mặt
Theo quy định hiện hành, hóa đơn có giá trị nhỏ dưới ngưỡng bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt vẫn có thể:
- Thanh toán bằng tiền mặt.
- Được tính chi phí hợp lý nếu đáp ứng đủ điều kiện.
Hiện nay, mức điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT chủ yếu áp dụng với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
Do đó:
- Hóa đơn dưới 5 triệu thường không bắt buộc chuyển khoản.
- Có thể thanh toán tiền mặt.
2.2. Tuy nhiên cần lưu ý chứng từ đầy đủ
Dù thanh toán tiền mặt, doanh nghiệp vẫn cần:
- Hóa đơn hợp lệ.
- Chứng từ thanh toán.
- Hồ sơ mua bán rõ ràng.
Nếu thiếu chứng từ, cơ quan thuế vẫn có thể loại chi phí khi quyết toán.
>> Tham khảo: Thông tư 58/2026/TT-BTC: Những điểm mới về chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ từ 01/07/2026.
3. Hóa đơn dưới 5 triệu có được khấu trừ thuế GTGT không?
Câu trả lời là: CÓ.
Nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện:
- Hóa đơn hợp pháp.
- Hàng hóa/dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh.
- Có đầy đủ chứng từ liên quan.
Đối với hóa đơn dưới ngưỡng bắt buộc chuyển khoản, doanh nghiệp vẫn có thể:
- Thanh toán tiền mặt.
- Được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Điều kiện để được tính chi phí hợp lý
Ngoài vấn đề thanh toán, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:
4.1. Có hóa đơn hợp lệ
Hóa đơn cần:
- Đúng mã số thuế.
- Đúng thông tin doanh nghiệp.
- Đúng quy định hóa đơn điện tử.
4.2. Liên quan hoạt động kinh doanh
Chi phí phát sinh phải phục vụ:
- Hoạt động sản xuất.
- Kinh doanh.
- Quản lý doanh nghiệp.
Ví dụ:
- Văn phòng phẩm.
- Chi phí internet.
- Công cụ dụng cụ nhỏ.
4.3. Có đầy đủ chứng từ
Bao gồm:
- Phiếu thu.
- Phiếu chi.
- Biên nhận.
- Hợp đồng (nếu có).
- Biên bản giao nhận.
>> Tham khảo: Quy định xử lý với doanh nghiệp nợ thuế tại Việt Nam.
5. Quy định pháp luật liên quan
5.1. Thông tư 219/2013/TT-BTC
Thông tư này quy định:
- Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn giá trị lớn.
5.2. Luật Thuế GTGT
Doanh nghiệp muốn khấu trừ thuế cần:
- Có hóa đơn hợp pháp.
- Chứng minh giao dịch thực tế.
5.3. Quy định thanh toán không dùng tiền mặt
Hiện nay, điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu áp dụng với:
- Hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
Do đó:
- Hóa đơn dưới 5 triệu thường không bắt buộc chuyển khoản.
- Nhưng vẫn cần hồ sơ chứng từ đầy đủ.
>> Tham khảo: Quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
6. Những sai lầm kế toán thường gặp
6.1. Hiểu sai mức quy định
Nhiều kế toán nhầm rằng:
- Hóa đơn dưới 5 triệu mới được thanh toán tiền mặt.
- Trên 5 triệu phải chuyển khoản.
Điều này không chính xác theo quy định hiện hành.
6.2. Tách hóa đơn để né chuyển khoản
Một số doanh nghiệp:
- Chia nhỏ hóa đơn.
- Tách giao dịch nhiều lần.
Nếu cơ quan thuế xác định hành vi cố tình lách luật, doanh nghiệp có thể bị:
- Loại chi phí.
- Truy thu thuế.
6.3. Thiếu hồ sơ thanh toán
Nhiều trường hợp:
- Có hóa đơn nhưng không có chứng từ chi tiền.
- Không chứng minh được giao dịch thực tế.
Đây là rủi ro rất phổ biến khi quyết toán thuế.
>> Tham khảo: Cập nhật mới nhất thủ tục phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh.
Ví dụ thực tế
Trường hợp 1: Được tính chi phí
Công ty A mua văn phòng phẩm:
- Giá trị: 3 triệu đồng.
- Có hóa đơn điện tử hợp lệ.
- Có phiếu chi tiền mặt.
=> Chi phí được chấp nhận.
Trường hợp 2: Bị loại chi phí
Doanh nghiệp B:
- Có hóa đơn 4 triệu.
- Không có chứng từ thanh toán.
- Không chứng minh được hàng hóa sử dụng thực tế.
=> Có thể bị loại chi phí khi thanh tra thuế.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi