Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, thay thế và hoàn thiện nhiều quy định về hóa đơn điện tử, hướng dẫn chi tiết cách thể hiện các tiêu thức trên hóa đơn nhằm thống nhất việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc. Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thực hiện đúng quy định, hạn chế sai sót và giảm rủi ro về thuế.
1. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định những gì về hóa đơn điện tử?
Bên cạnh việc quy định các nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử, Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn hướng dẫn chi tiết cách ghi từng tiêu thức trên hóa đơn. Việc chuẩn hóa này giúp người bán lập hóa đơn đúng quy định, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan thuế trong công tác quản lý dữ liệu hóa đơn điện tử.
1.1. Quy định về tên hóa đơn, ký hiệu và mẫu số hóa đơn
Theo Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, mỗi hóa đơn điện tử phải thể hiện đầy đủ:
- Tên hóa đơn.
- Ký hiệu hóa đơn.
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn.
Tên hóa đơn phải phù hợp với từng loại hóa đơn quy định tại Điều 8 của Nghị định, chẳng hạn như:
- Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế.
- Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu.
- Hóa đơn bán hàng.
- Hóa đơn bán tài sản công.
- Tem, vé, thẻ.
- Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
Đối với ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn, việc xác định được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Người nộp thuế cần sử dụng đúng ký hiệu tương ứng với từng loại hóa đơn để bảo đảm tính hợp lệ.
1.2. Quy định về số hóa đơn
Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên từng hóa đơn điện tử khi người bán lập hóa đơn và phải được quản lý thống nhất theo nguyên tắc quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Việc đánh số đúng giúp cơ quan thuế dễ dàng quản lý, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp tra cứu, đối chiếu dữ liệu khi cần thiết.
1.3. Quy định về thông tin thuế và tổng tiền thanh toán
Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ cách thể hiện các chỉ tiêu liên quan đến thuế và giá trị thanh toán trên hóa đơn điện tử:
- Thuế suất thuế giá trị gia tăng phải ghi đúng theo quy định đối với từng loại hàng hóa, dịch vụ.
- Thành tiền chưa thuế, tiền thuế và tổng tiền thanh toán được thể hiện bằng đồng Việt Nam; trường hợp được phép sử dụng ngoại tệ thì ghi theo nguyên tệ theo quy định.
- Tổng tiền thanh toán phải được ghi bằng số và bằng chữ, trừ trường hợp được phép thu bằng ngoại tệ.
Đối với trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại hoặc chương trình khuyến mại, người bán phải thể hiện rõ trên hóa đơn theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng. Riêng doanh nghiệp vận tải hàng không sử dụng hệ thống xuất vé theo thông lệ quốc tế được áp dụng quy định riêng đối với các khoản phí và việc làm tròn số theo tiêu chuẩn của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA).
>> Tham khảo: Cách lập bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đúng quy định.
1.4. Quy định về chữ ký trên hóa đơn điện tử
Một trong những nội dung được doanh nghiệp đặc biệt quan tâm là quy định về chữ ký trên hóa đơn điện tử.
Theo Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
- Đối với doanh nghiệp, tổ chức, chữ ký trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
- Đối với cá nhân kinh doanh, có thể sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc của người được cá nhân ủy quyền theo quy định.
- Đối với nhà cung cấp ở nước ngoài, được sử dụng chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Đáng chú ý, không phải tất cả hóa đơn điện tử đều bắt buộc phải có chữ ký số của người bán hoặc người mua. Một số trường hợp được miễn tiêu thức chữ ký sẽ thực hiện theo quy định tại Điểm 9 của Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
1.5. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng làm rõ quy định về thời điểm ký số.
Theo đó:
- Thời điểm ký số là thời điểm người bán hoặc người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm.
- Nếu thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi hóa đơn đến cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã) hoặc chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế (đối với hóa đơn không có mã) phải thực hiện chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.
Quy định này không áp dụng đối với các trường hợp chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp hoặc Bảng thông tin chi tiết giao dịch quy định tại Điều 16 của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
>> Tham khảo: Trọn bộ hồ sơ khai thuế theo Thông tư 89/2026/TT-BTC mới nhất – Kèm biểu mẫu tải về.
2. Doanh nghiệp cần lưu ý gì?
Để bảo đảm việc sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp nên:
- Kiểm tra mẫu hóa đơn đang sử dụng có đáp ứng đầy đủ các tiêu thức bắt buộc.
- Sử dụng đúng tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn theo quy định.
- Kiểm soát việc lập và ký số hóa đơn đúng thời hạn.
- Đảm bảo thông tin thuế, tiền thuế và tổng tiền thanh toán được thể hiện chính xác.
- Cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử để đáp ứng các yêu cầu mới của Nghị định có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.
Kết luận
Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã bổ sung hướng dẫn chi tiết về cách thể hiện các tiêu thức trên hóa đơn điện tử, từ tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn đến chữ ký số và thời điểm ký số. Việc nắm vững các quy định này sẽ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh lập hóa đơn đúng quy định, hạn chế sai sót trong quá trình kê khai thuế và sử dụng hóa đơn điện tử. Để triển khai hiệu quả, các đơn vị nên rà soát quy trình lập hóa đơn, đồng thời cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với các yêu cầu mới của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi