Cách xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ bắt buộc trong quản lý thuế tại Việt Nam. Tuy nhiên, sai sót trong quá trình lập, phát hành hoặc kê khai hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi. Nếu không xử lý đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị từ chối khấu trừ thuế GTGT, truy thu thuế, phạt hành chính từ 5–50 triệu đồng và ảnh hưởng đến uy tín kinh doanh. Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/6/2025) đã bỏ quy định hủy hóa đơn, thay bằng cơ chế điều chỉnh hoặc thay thế linh hoạt, giúp doanh nghiệp xử lý nhanh chóng, minh bạch và tuân thủ pháp luật. Bài viết cung cấp hướng dẫn từng bước, biểu mẫu, quy trình và các lưu ý quan trọng để xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất.

>> Tham khảo: Bản thể hiện của hóa đơn điện tử gồm những gì?

1. Danh sách các văn bản pháp lý

Văn bản	Nội dung chính
Nghị định 70/2025/NĐ-CP	Sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Bỏ hủy hóa đơn, chỉ điều chỉnh/thay thế
Thông tư 32/2025/TT-BTC	Hướng dẫn mẫu hóa đơn điều chỉnh, thay thế, thời hạn xử lý
Nghị định 125/2020/NĐ-CP	Xử phạt vi phạm về hóa đơn
Thông tư 39/2018/TT-BTC	Xử lý sai sót trên hóa đơn từ máy tính tiền

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.

2. Các loại sai sót thường gặp trên hóa đơn điện tử

Loại sai sót	Ví dụ
Sai thông tin người mua	Tên, MST, địa chỉ
Sai hàng hóa/dịch vụ	Tên, số lượng, đơn giá
Sai thuế suất, tiền thuế	Ghi 10% thay vì 5%
Sai tổng tiền thanh toán	Tính toán nhầm
Lập sai thời điểm	Lập muộn hơn quy định
Hóa đơn trùng số	Do lỗi hệ thống

>> Tham khảo: Từ 2026, hộ kinh doanh áp dụng cách tính thuế mới theo 3 nhóm.

3. Nguyên tắc xử lý sai sót (MỚI 2025)

• Không được hủy hóa đơn điện tử đã phát hành.
• Chỉ xử lý bằng 2 cách:
  • Hóa đơn điều chỉnh (tăng/giảm tiền, thuế).
  • Hóa đơn thay thế (hủy toàn bộ nội dung cũ).
• Thời hạn xử lý: Ngay khi phát hiện, chậm nhất trước khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Thông báo cho người mua: Bắt buộc.
• Gửi dữ liệu đến cơ quan thuế: Trong 24 giờ (có mã) hoặc 72 giờ (không mã).

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Hướng dẫn từng bước xử lý sai sót

Bước 1: Phát hiện sai sót

• Kiểm tra qua mã QR, Cổng thông tin hóa đơn điện tử, hoặc phần mềm kế toán.
• Đối chiếu với hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho.

Bước 2: Xác định loại sai sót → Chọn phương án xử lý

Sai sót	Phương án
Sai số tiền, thuế, số lượng	Điều chỉnh
Sai tên, MST, hàng hóa hoàn toàn	Thay thế
Hóa đơn trùng số	Thay thế

Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh (Mẫu 04/ĐC-HĐĐT)

>> Tham khảo: Điều kiện khấu trừ thuế GTGT với hóa đơn đầu vào.

Bước 4: Lập hóa đơn thay thế (Mẫu 04/TT-HĐĐT)

Bước 5: Ký số và gửi dữ liệu

• Ký số bằng chữ ký số hợp pháp.
• Gửi cho người mua qua email/SMS.
• Gửi dữ liệu đến cơ quan thuế:
  • Hóa đơn điện tử có mã: Nhận mã xác thực ngay.
  • Hóa đơn điện tử không mã: Tự động truyền trong 72 giờ.

Bước 6: Kê khai điều chỉnh thuế

Trường hợp	Cách kê khai
Tăng thuế đầu ra	Ghi vào chỉ tiêu [33] Tờ khai 01/GTGT
Giảm thuế đầu ra	Ghi vào chỉ tiêu [34]
Tăng thuế đầu vào	Ghi vào chỉ tiêu [32]
Giảm thuế đầu vào	Ghi vào chỉ tiêu [39]

>> Tham khảo: Biên bản điều chỉnh hóa đơn; Hóa đơn thay thế.

5. Bảng tóm tắt xử lý sai sót

Sai sót	Phương án	Mẫu	Ghi chú
Sai số lượng, đơn giá	Điều chỉnh	04/ĐC-HĐĐT	Ghi “±”
Sai tên, MST	Thay thế	04/TT-HĐĐT	Ghi lại toàn bộ
Sai thuế suất	Thay thế	04/TT-HĐĐT	Không điều chỉnh thuế suất
Hóa đơn trùng	Thay thế	04/TT-HĐĐT	Hủy số cũ

Các lưu ý quan trọng:

• Không được xóa/sửa trực tiếp hóa đơn điện tử đã phát hành.
• Người mua phải xác nhận hóa đơn điều chỉnh/thay thế (qua email hoặc văn bản).
• Lưu trữ cả 2 hóa đơn: Gốc + điều chỉnh/thay thế.
• Hạn xử lý: Trước khi cơ quan thuế kiểm tra (tối đa 12 tháng).
• Phạt nếu không xử lý:
  • Phạt 4–8 triệu đồng (chậm lập hóa đơn điều chỉnh).
  • Truy thu + phạt 0,03%/ngày.

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/