Điều kiện để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ

Hóa đơn điện tử được lập như thế nào là hợp lệ? Đây là câu hỏi mà hoadonxacthuc nhận được khá nhiều trong những ngày qua. Bài viết hôm nay của đội ngũ phát triển nội dung sẽ giúp bạn hiểu được những điều kiện để lập hóa đơn điện tử hợp lệ.

1. Phải được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử

Hóa đơn điện tử phải là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử theo đúng quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Hóa đơn điện tử ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ một cách trọn vẹn và có nghĩa, hóa đơn điện tử bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Đặc biệt lưu ý hóa đơn giấy được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.

2. Đảm bảo tính xác định và toàn vẹn thông tin

Tính xác định và toàn vẹn thông tin rất quan trọng đối với một hóa đơn điện tử, nếu thiếu đi tính xác định và toàn vẹn thông tin thì hóa đơn điện tử không còn hợp lệ. Căn cứ theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc xác định “Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất”.

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử đảm bảo tính toàn vẹn từ khi thông tin được tạo ra đến khi ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử (thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử).

• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

3. Đảm bảo đầy đủ và toàn vẹn về nội dung

Một hóa đơn điện tử được cho là hợp lệ sẽ phải đảm bảo các nguyên tắc về nội dung. Các nguyên tắc này được quy định để đảm bảo hóa đơn điện tử có sự thống nhất chung, dễ dàng trong quản lý và xác định được những hóa đơn điện tử đặc thù.

• Nội dung của hóa đơn điện tử đảm bảo tính toàn vẹn.

• Nội dung của hóa đơn điện tử đảm bảo tính toàn vẹn.

Căn cứ vào Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP hóa đơn điện tử có các nội dung sau:

a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

đ) Tổng số tiền thanh toán;

e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

h) Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

i) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Ngoài ra trong một số trường hợp đặc biệt nội dung hóa đơn điện tử có thể thay đổi, có thêm nội dung khác hoặc thiếu một trong các mục trên, được quy định tại Khoản 4 Điều 3 thông tư 68/2019/TT-BTC.

• Hóa đơn điện tử có thể có thêm thông tin về biểu trưng hay logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán.

• Có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.

• Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử trên phiếu thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa chỉ kho xuất, địa chỉ kho nhận; phương tiện vận chuyển.

4. Đảm bảo về định dạng hóa đơn điện tử

Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Một hóa đơn điện tử hợp lệ theo đúng quy định của Pháp luật phải đảm bảo các tiêu thức về định dạng như sau:

• Hóa đơn điện tử cần đảm bảo về định dạng.

• Hóa đơn điện tử cần đảm bảo về định dạng.

• Sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

• Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

Khi chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đảm bảo:

• Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng.

• Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps; Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối và sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

5. Thời điểm lập hóa đơn điện tử hợp lệ

Hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định của Pháp luật là hóa đơn điện tử được lập đảm bảo nguyên tắc về thời điểm lập hóa đơn. Những hóa đơn được lập không đúng thời điểm được coi là hóa đơn điện tử không hợp lệ và trái Pháp pháp luật.

Căn cứ vào Điều 7 Nghị Định 119/2018/NĐ-CP thì:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

• Nếu trong trường hợp giao hàng thành nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ (thường xảy ra ở ngành xây dựng, thiết kế, thẩm mỹ) thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Kết luận

Như vậy, bài viết hôm nay của hoadonxacthuc đã điểm qua 5 điều kiện để đảm bảo hóa đơn điện tử của bạn được lập hợp lệ và hợp pháp gồm:

1. Phải được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử

2. Đảm bảo tính xác định và toàn vẹn thông tin

3. Đảm bảo đầy đủ và toàn vẹn về nội dung

4. Đảm bảo về định dạng hóa đơn điện tử

5. Thời điểm lập hóa đơn điện tử hợp lệ

Để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223

Hy vọng rằng bài viết của hoadonxacthuc đã đem đến những thông tin hữu ích với quý độc giả.