Điều kiện và đối tượng sử dụng Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là phần mềm áp dụng cho doanh nghiệp, tuy nhiên để có thể triển khai thay thế hóa đơn giấy bằng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện đề ra từ Chính Phủ. 

Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các quy định được quy định tại Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

Được khởi tạo, lập, xử lý trên máy tính của doanh nghiệp đã có mã số thuế khi bán hàng và được lưu trữ trên máy tính theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc xác định được số hóa đơn một cách liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo nguyên tắc lập và sử dụng một lần duy nhất.

Các loại hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử tương tự như hóa đơn giấy, bao gồm các loại: Hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng… các phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng thực thu cước… 

Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế thực hiện các quy định của pháp luật có liên quan. Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, lưu trữ hoặc truyền bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.

Trước khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo đủ điều kiện do Chính Phủ đề ra

Điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo các tiêu chí sau:

Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ.

Doanh nghiệp đảm bảo đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

Doanh nghiệp có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: bảo đảm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Những lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử

Mặc dù khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải đầu tư trang thiết bị ban đầu nhưng thực tế về lâu về dài, sử dụng hóa đơn điện tử vẫn giảm được 40 – 60% so với chi phí sử dụng hóa đơn giấy truyền thống. Dưới đây là một số lợi ích của hóa đơn điện tử.

Cắt giảm chi phí in hóa đơn, chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy. Phát hành hóa đơn đơn giản bằng internet và thông qua Email. Lưu trữ hoá đơn tiết kiệm hơn bằng cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp hoặc cơ sở dữ liệu của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Dễ dàng trong công tác quản lý: thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu. Giảm được các tình trạng không may xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn. Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của các công ty, thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý thuế, góp phần ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế.

Triển khai phần mềm hóa đơn điện tử càng sớm giúp doanh nghiệp tiếp cận và sớm làm quen với hình thức sử dụng hóa đơn mới. Trước khi áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đặt ra lộ trình để hoàn thiện những điều kiện trên hoặc thông qua nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được tư vấn hỗ trợ tốt nhất.