Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn được lập, lưu trữ và quản lý dưới dạng dữ liệu điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính Việt Nam, hóa đơn điện tử được định nghĩa là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã, được lập bởi người bán khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được ký điện tử để đảm bảo tính pháp lý. Hóa đơn điện tử không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh mà còn đáp ứng yêu cầu về minh bạch và quản lý thuế. Hóa đơn điện tử phải tuân theo các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý, bao gồm định dạng chuẩn, chữ ký số, và khả năng trao đổi dữ liệu với cơ quan thuế. Định dạng hóa đơn điện tử thường được quy định là XML (eXtensible Markup Language) để đảm bảo tính thống nhất và khả năng tích hợp với các hệ thống kế toán, thuế.
1. Yêu cầu pháp lý về định dạng hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Việt Nam, hóa đơn điện tử phải đáp ứng các yêu cầu pháp lý sau:
-
Tính hợp pháp: Hóa đơn điện tử phải được lập theo mẫu do Bộ Tài chính quy định và có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy khi được ký điện tử hợp lệ.
-
Chữ ký số: Hóa đơn phải được ký bằng chữ ký số của người bán, đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn dữ liệu.
-
Định dạng chuẩn XML: Dữ liệu hóa đơn điện tử phải được định dạng theo chuẩn XML do Tổng cục Thuế ban hành, nhằm đảm bảo khả năng tích hợp với hệ thống của cơ quan thuế.
-
Mã hóa đơn: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn cần có mã định danh do cơ quan thuế cấp. Hóa đơn điện tử không có mã áp dụng cho một số trường hợp đặc biệt, như doanh nghiệp có rủi ro thấp về thuế.
-
Lưu trữ: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm dưới dạng điện tử, đảm bảo tính nguyên vẹn và có thể truy xuất khi cần.
Ngoài ra, các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử phải đăng ký với cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin Hóa đơn điện tử quốc gia và sử dụng phần mềm đạt chuẩn để lập và truyền dữ liệu hóa đơn.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.
2. Cấu trúc định dạng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử tại Việt Nam sử dụng định dạng XML theo chuẩn của Tổng cục Thuế. Cấu trúc XML bao gồm các thành phần chính sau:
2.1. Thông tin chung của hóa đơn
-
Mã hóa đơn: Mã định danh duy nhất của hóa đơn, ví dụ: C22TAA (cho hóa đơn có mã của cơ quan thuế).
-
Số hóa đơn: Số thứ tự hóa đơn, được cấp tự động hoặc theo quy tắc của doanh nghiệp.
-
Ngày lập hóa đơn: Thời điểm lập hóa đơn, định dạng theo chuẩn ngày/tháng/năm.
-
Loại hóa đơn: Ví dụ: hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn bán hàng, hoặc hóa đơn khác.
2.2. Thông tin người bán
-
Tên doanh nghiệp: Tên pháp lý của đơn vị phát hành hóa đơn.
-
Mã số thuế: Mã số thuế của người bán.
-
Địa chỉ: Địa chỉ đăng ký kinh doanh.
-
Thông tin liên hệ: Số điện thoại, email (nếu có).
2.3. Thông tin người mua
-
Tên người mua: Tên cá nhân hoặc tổ chức mua hàng/dịch vụ.
-
Mã số thuế: Nếu người mua là doanh nghiệp.
-
Địa chỉ: Địa chỉ của người mua (không bắt buộc trong một số trường hợp).
2.4. Chi tiết hàng hóa/dịch vụ
-
Tên hàng hóa/dịch vụ: Mô tả cụ thể sản phẩm hoặc dịch vụ.
-
Số lượng: Số lượng hàng hóa/dịch vụ cung cấp.
-
Đơn giá: Giá chưa bao gồm thuế.
-
Thuế suất: Thường là 0%, 5%, hoặc 10% đối với thuế GTGT.
-
Tổng tiền: Tổng giá trị trước và sau khi tính thuế.
2.5. Chữ ký số
-
Chữ ký số của người bán, được tích hợp trong file XML để xác thực tính hợp pháp.
-
Đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế, mã này cũng được nhúng trong dữ liệu XML.
>> Tham khảo: Tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí vào hóa đơn điện tử.
2.6. Thông tin bổ sung
-
Mã tra cứu: Cho phép người mua tra cứu hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế.
-
Thông tin thanh toán: Số tài khoản, ngân hàng (nếu có).
-
Ghi chú: Các thông tin bổ sung, như điều khoản thanh toán hoặc khuyến mãi.
Cấu trúc XML đảm bảo rằng dữ liệu hóa đơn có thể được đọc bởi máy tính và tích hợp với các phần mềm kế toán, ERP, hoặc hệ thống của cơ quan thuế.
3. Lưu trữ hóa đơn điện tử
Căn cứ vào Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư số 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu là chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử.
>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Ngoài quy định thời hạn lưu trữ, Bộ Tài chính còn ban hành nhiều quy định khác liên quan đến lưu trữ hóa đơn điện tử. Cụ thể, tại Khoản 1, Điều 1, Thông tư số 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về cách lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử như sau:
– Bên bán và bên mua hàng hóa, dịch vụ có sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán hay các báo cáo tài chính thì phải lưu trữ hóa đơn theo đúng quy định của Luật Kế toán, tức lưu trữ tối thiểu trong 12 tháng (1 năm).
– Đối với các trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống từ tổ chức trung gian là đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì đơn vị này cần thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử cho tổ chức, doanh nghiệp theo đúng thời hạn tối thiểu quy định trên.
– Bên bán và bên mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán hay tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì phải có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong,… hoặc phải sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định trên.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi