Giải đáp về hóa đơn đầu vào hợp lệ

Bài viết tổng hợp một số quy định về hóa đơn đầu vào hợp lệ. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

1. Khái niệm hóa đơn đầu vào

Theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, còn có các khái niệm sau:

– Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định pháp luật.

– Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.

Hóa đơn đầu vào được hiểu là những dạng hóa đơn sử dụng vào mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,… phục vụ cho doanh nghiệp. Hóa đơn đầu vào về bản chất là vẫn là các loại hóa đơn thông thường, nhưng tên gọi “hóa đơn đầu vào” được sử dụng trong hoạt động kế toán doanh nghiệp, thể hiện cho các khoản chi của doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Quy định về chữ ký điện tử trên hóa đơn chuyển đổi.

Hóa đơn phải ghi rõ đây là hóa đơn trên mặt của hóa đơn. Nó thường có một số nhận dạng duy nhất được gọi là số hóa đơn hữu ích cho việc tham khảo nội bộ và bên ngoài. Hóa đơn thường chứa thông tin liên hệ của người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ trong trường hợp có lỗi liên quan đến việc lập hóa đơn.

Các điều khoản thanh toán có thể được nêu trên hóa đơn, cũng như thông tin liên quan đến bất kỳ khoản chiết khấu nào, chi tiết thanh toán sớm hoặc phí tài chính được đánh giá cho các khoản thanh toán chậm. Nó cũng trình bày đơn giá của một mặt hàng, tổng số đơn vị đã mua, cước phí vận chuyển, bốc xếp, vận chuyển và các khoản thuế liên quan, và nó nêu tổng số tiền còn nợ.

Các công ty có thể chọn chỉ cần gửi một bảng sao kê cuối tháng làm hóa đơn cho tất cả các giao dịch chưa thanh toán. Nếu đúng như vậy, báo cáo phải chỉ ra rằng không có hóa đơn nào được gửi tiếp theo. Trong lịch sử, hóa đơn được ghi trên giấy, thường có nhiều bản sao được tạo ra để người mua và người bán mỗi người có một hồ sơ về giao dịch để ghi lại cho riêng mình.

Hiện nay, hóa đơn do máy tính lập khá phổ biến. Chúng có thể được in ra giấy theo yêu cầu hoặc gửi qua email cho các bên của giao dịch. Hồ sơ điện tử cũng cho phép tìm kiếm và sắp xếp các giao dịch cụ thể hoặc ngày cụ thể dễ dàng hơn.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Quy định về tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được coi là có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn các điều kiện sau:

• Đảm bảo tin cậy và toàn vẹn về thông tin trên hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
• Tiêu chí để đánh giá tính toàn vẹn thông tin trên hóa đơn điện tử là thông tin còn nguyên, chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ, hiển thị hóa đơn điện tử.
• Thông tin trên hóa đơn điện tử có thể truy cập để sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Tương tự như dữ liệu trên hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ cần đảm bảo các tiêu chí cơ bản:

• Thông tin hóa đơn gồm: Mẫu số, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
• Thông tin người bán trên hóa đơn: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người mua trên hóa đơn: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Mặt khác, hóa đơn điện tử hợp lệ cần đầy đủ các tiêu thức bắt buộc:

• Ngày/tháng/năm phát hành hóa đơn điện tử, họ tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản của người bán và người mua (nếu có).
• Hình thức thanh toán: CK/TM (chuyển khoản hoặc tiền mặt).
• Thông tin về hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa – dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán.
• Chữ ký của người bán, người mua (nếu có).
• Dấu của bên bán.

Theo Điều 4, Thông tư 68/2019/TT-BTC, thời điểm xuất hóa đơn điện tử như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
• Thời điểm xuất hóa đơn với việc bán dầu thô, condensate, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Thời điểm xuất hóa đơn với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

>> Tham khảo: Cá nhân vừa có thu nhập từ tiền lương vừa có thu nhập từ cho thuê tài sản tính thuế TNCN như thế nào?

Ngoài ra, một số trường hợp đặc biệt khác như đối với hoạt động cung cấp điện, nước, truyền hình, bưu chính viễn thông, xây dựng, lắp đặt,… cũng được quy định chi tiết tại Thông tư này.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/