Khi đã lên 1 hóa đơn điện tử trong phần mềm lập hóa đơn điện tử của doanh nghiệp thì đó trở thành 1 hóa đơn hợp pháp. Hóa đơn điện tử đã lập có giá trị với doanh nghiệp, khách hàng và trước cơ quan thuế. Tuy nhiên, với một hóa đơn điện tử đã thiết lập xong xuất hiện sai sót thì có sửa hay hủy được không? Lời giải sẽ nằm trong bài viết dưới đây.
Hóa đơn điện tử có hủy được không?
Hóa đơn điện tử khi được tạo lập thông thường là sự đồng thuận giữa bên bán và bên mua về các thông tin có trên hóa đơn. Trường hợp người bán đã lập và giao hóa đơn nhưng từ phía khách hàng có nhu cầu hủy hóa đơn điện tử đó để thiết lập hóa đơn chuẩn xác hơn. Trong Điều 11 thông tư 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn điện tử được phép hủy bỏ bản đã lập ban đầu và thay thế vào đó là hóa đơn mới theo quy trình.
Tuy nhiên, giữa bên bán và bên mua phải đưa ra sự thống nhất về việc hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới. Đi kèm theo đó là có biên bản hủy hóa đơn điện tử cần có chữ ký đồng ý và đóng dấu của cả hai bên. Với biên bản hủy hóa đơn, hai bên có trách nhiệm cất giữ mỗi bên 1 bản và thực hiện khai báo khi có cơ quan thuế kiểm tra.
Sau khi kí xong biên bản hủy hóa đơn điện tử thì bản hóa đơn đã lập sẽ được thu hồi lại và hủy bỏ. Hóa đơn đã hủy không có giá trị pháp lý, không sử dụng cho các mục đích khác nhau.
Với các hóa đơn giấy bị sai việc hủy hay sửa lại thực hiện phức tạp mất nhiều thời gian hơn so với hóa đơn điện tử
Xem thêm: Xử lý hóa đơn điện tử ghi sai địa chỉ ra sao ?
Quy trình hủy bỏ hóa đơn điện tử không còn thời hạn lưu trữ
Như đã nói ở trên, hóa đơn điện tử có thể hủy được, tuy nhiên quy trình hủy bỏ hóa đơn điện tử liên quan đến việc kê khai quyết toán. Chính vì vậy với các doanh nghiệp đang có nhu cầu hủy hóa đơn đã lập trước đo cần thực hiện lưu ý và cách thực hiện như sau:
Với các hóa đơn điện tử đã được áp dụng sau một thời gian dài sử dụng thì doanh nghiệp sẽ tiêu hủy và loại bỏ các hóa đơn điện tử cũ và không còn giá trị sử dụng. Với trường hợp này thì doanh nghiệp có thể thực hiện hủy hóa đơn điện tử sau khi hết hạn lưu trữ theo luật Kế Toán quy đình. Việc làm này không ảnh hưởng đến các hóa đơn điện tử còn hạn lưu trữ.
Trước khi hủy bỏ hoặc xóa các file hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp phải tiến hành lọc lại hóa đơn. Thực hiện rà soát lại các thông tin trong hóa đơn để tránh hủy, xóa nhầm các hóa đơn vẫn còn giá trị hoặc những hóa đơn quan trọng.
Khi thực hiện hủy, các doanh nghiệp hoặc khách hàng không được phép cung cấp thông tin xoay quanh hóa đơn đơn đó trước khi tiêu hủy. Việc này giúp tránh tình trạng rò rỉ thông tin cho bên thứ 3 và hạn chế được rủi ro có thể gặp phải khi hủy hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử có sửa được không?
Sửa hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử nhanh hơn so với hóa đơn giấy
Nhiều trường hợp thực hiện lập 1 hóa đơn điện tử nhưng có 1 phần thông tin sai về sản phẩm dịch vụ hoặc thông tin của khách hàng nếu có nhu cầu vẫn có thể chỉnh sửa được. Việc này được diễn ra bằng cách bên bán và bên mua phải cùng thống nhất thông tin chỉnh sửa hóa đơn có chữ ký kèm đóng dấu. Mỗi bên giữ 1 bản để thực hiện khai báo khi có kiểm tra của cơ quan thuế.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng đã gửi cho người mua, hàng hóa đã giao và dịch vụ đã cung ứng cho khách hàng thì người bàn hàng và người mua cần kê khai thuế đầy đủ. Cụ thể
- Lập văn bản thỏa thuận có chữ ký và đóng dấu của hai bên ghi rõ sai sót.
- Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót, ghi rõ các lỗi sai sót muốn chỉnh sửa
- Hóa đơn điện tử lập mới ghi điều chỉnh số lượng điều chỉnh tăng giảm hàng hóa, giá bán, thuế giá trị gia tăng… nếu có.
- Khi xuất hóa đơn điều chỉnh mới hai bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo đúng quy định của pháp luật
Lưu ý: Hóa đơn điện tử điều chỉnh không được ghi số âm trong hóa đơn.
Với hóa đơn điện tử muốn in lại cũng thực hiện theo quy trình sửa hóa đơn điện tử hoặc hủy hóa đơn điện tử như trên. Sau đó thực hiện in lại theo yêu cầu từ khác hàng hoặc mong muốn của doanh nghiệp.
Qua đây, doanh nghiệp hay khách hàng sử dụng hóa đơn điện tử đều có thể yên tâm khi quy định trong việc thực hiện hóa đơn điện tử không cứng nhắc và phức tạp. Việc hủy hóa đơn hay sửa hóa đơn đều có thể tiến hành nếu doanh nghiệp thực hiện theo đúng quy trình mà pháp luật quy định. Điều này khác so với việc thực hiện hóa đơn giấy và nhập nhằng trong khâu lưu trữ hoặc chỉnh sữa mà bạn vẫn đang tiếp xúc hàng ngày.
Để lại một phản hồi