Hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với doanh nghiệp theo quy định của nhà nước. Thời điểm để doanh nghiệp bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử tại đơn vị là vào 01/11/2020. Chính vì thời gian không còn nhiều và sự gấp gáp trong quá trình chuyển đổi dẫn đến những sai lầm đáng tiếc. Hãy cũng hoadonxacthuc.com.vn tìm hiểu những sai lầm dẫn đến thất bại khi triển khai hóa đơn điện tử tại nhiều doanh nghiệp qua bài viết ngày hôm nay.
1. Khi nào bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử
Thời điểm bắt buộc phải triển khai hóa đơn điện tử được quy định rất rõ trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP được chính phủ ban hành ngày 12/09/2018. Tuy nhiên, về tiến độ chuyển đổi thì có sự khác biệt giữa các nhóm doanh nghiệp và theo từng giai đoạn cụ thể.
1.1. Giai đoạn 01/11/2018
Theo hướng dẫn, có bốn nhóm doanh nghiệp trong giai đoạn này gồm có:
1.1.1. Doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử
Những doanh nghiệp đã chuyển đổi xong quản lý chứng từ bằng hóa đơn điện tử thì tiếp tục sử dụng.
1.1.2. Doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hóa đơn giấy
Đối với đối tượng này, có hai trường hợp:
- Các doanh nghiệp chưa nhận được thông báo từ cơ quan Thuế thì tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy tự in hoặc đặt mua cho đến hết ngày 30/10/2020.
- Nếu doanh nghiệp đã nhận được thông báo của cơ quan thuế thì doanh nghiệp có thể căn cứ vào điện cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin để tiến hành chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.
1.1.3. Doanh nghiệp được thành lập trong khoảng thời gian từ 01/11/2018 – 31/10/2020
Đối với các doanh nghiệp mới được thành lập trong giai đoạn này nếu có đủ cơ sở hạ tầng đáp ứng các điều kiện theo quy định thì thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử.
Nếu doanh nghiệp chưa có đủ điều kiện để áp dụng hóa đơn điện tử vào công tác quản lý công văn, chứng từ thì có thể sử dụng hóa đơn tự in hoặc mua hóa đơn từ cơ quan Thuế. Đồng thời, doanh nghiệp phải khai báo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu Tờ khai dữ liệu hóa đơn.
1.1.4. Tổ chức công lập
Với các tổ chức sự nghiệp công lập đang sử dụng Phiếu thu tiền thì vẫn được tiếp tục sử dụng, đồng thời phải tiến hành chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử hoặc Phiếu thu tiền điện tử theo lộ trình được quy định của Bộ Tài Chính.
1.2. Giai đoạn 2 kể từ ngày 01/11/2020
Trong giai đoạn này, bắt buộc tất cả các doanh nghiệp trong bốn trường hợp kể trên phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Như vậy, hoadonxacthuc.com.vn đã điểm qua về hai giai đoạn và bốn nhóm đối tượng với lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử trong quản lý hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
2. Những yêu cầu khi triển khai hóa đơn điện tử
Trong quá trình chuyển đổi số, có rất nhiều điều kiện đối với cả doanh nghiệp chuyển đổi mô hình quản lý truyền thống sang quản lý hóa đơn, chứng từ bằng hóa đơn điện tử cũng như đối với các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.
2.1. Yêu cầu đối với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Đối với các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ hóa đơn điện tử, các tiêu chí cần phải đáp ứng gồm có:
2.1.1. Về chủ thể doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần phải được thành lập và hoạt động theo luật Việt Nam và phải hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
2.1.2. Về tài chính của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần phải có cam kết bảo lãnh tín dụng của một tổ chức tín dụng hoạt động tại Việt Nam về khả năng giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.
2.1.3. Về nhân sự của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần đảm bảo đội ngũ nhân viên kỹ thuật có trình độ đại học chuyên ngành công nghệ thông tin, có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng cũng như quản trị cơ sở dữ liệu.
Bên cạnh đó, nhà cung cấp dịch vụ cũng phải có nhân viên kĩ thuật thường xuyên theo dõi hệ thống, kiêm tra 24h trong ngày để đảm bảo sự ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ nhanh chóng cho người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
2.1.4. Về kỹ thuật
Hệ thống kỹ thuật cần đảm bảo đáp ứng các tiêu chí sau:
- Hệ thống thiết bị, kỹ thuật phải bảo đảm cung cấp dịch vụ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng hóa đơn điện tử và bảo đảm kết nối an toàn với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần, trừ thời gian bảo trì. Thời gian bảo trì không quá 2% tổng số giờ cung cấp dịch vụ trong một năm; có khả năng cung cấp dịch vụ thông qua các loại thiết bị như máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh của người sử dụng.
- Bảo đảm năng lực, khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
- Có các quy trình thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; bảo đảm có khả năng phục hồi dữ liệu kể từ thời điểm hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử gặp sự cố. Lưu trữ chứng từ điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử gốc phải được lưu giữ trên hệ thống và được truy cập trực tuyến. Nhật ký giao dịch điện tử phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán kể từ thời điểm thực hiện giao dịch thành công. Bảo đảm các thông tin lưu trữ trong nhật ký giao dịch được tra cứu trực tuyến trong thời gian lưu trữ.
- Đáp ứng các yêu cầu về chuẩn kết nối dữ liệu của Bộ Tài chính.
Như vậy, chúng ta đã điểm qua những tiêu chí đối với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn đạt chuẩn. Các doanh nghiệp nên có sự cân nhắc kỹ càng để lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đạt chuẩn.
2.2. Yêu cầu đối với doanh nghiệp khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử
Để có thể khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện được quy định trong Khoản 2, Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC gồm:
- Doanh nghiệp phải là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Doanh nghiệp phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
- Doanh nghiệp cần phải có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
- Doanh nghiệp phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp phải có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Doanh nghiệp cần phải có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
- Doanh nghiệp cần có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Như vậy, chúng ta đã điểm qua những điều kiện để doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp xin lưu ý trong quá trình chuyển đổi số của mình, tránh các sai sót đáng tiếc mà có thể ảnh hưởng đến an toàn thông tin cũng như hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Những sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp thường mắc phải khi triển khai hóa đơn điện tử
Sau đây, chúng ta sẽ điểm qua 5 sai lầm cơ bản và phổ biến dẫn đến việc thất bại trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp:
3.1. Không hiểu rõ các quy định về hóa đơn điện tử
Đây là một trong số những sai lầm khá phổ biến khi doanh nghiệp Việt Nam chưa trang bị cho mình một thói quen hiểu luật và nắm vững luật, dẫn dến những sai lầm đáng tiếc.
3.1.1. Tại sao cần nắm vững quy định về hóa đơn điện tử?
Các văn bản Pháp luật về hóa đơn điện tử là căn cứ pháp lý và hướng dẫn để mỗi doanh nghiệp thực hiện. Vì vậy, nếu doanh nghiệp không nắm vững các quy định thì có thể gặp các rủi ro khôn lường:
- Doanh nghiệp thực hiện sai quy định, gặp các vấn đề, rắc rối về mặt pháp lý, có thể bị phạt cảnh cáo hoặc các hình thức phạt khác nặng hơn, gây tổn thất về kinh tế, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của doanh nghiệp.
- Việc không cập nhật quy định kịp thời khiến doanh nghiệp chậm trễ trong quá trình chuyển đổi.
- Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử diễn ra không hiệu quả do không nắm được các hướng dẫn của Bộ Tài Chính.
3.1.2. Các quy định về hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp nhất định không được bỏ sót
Doanh nghiệp cần bám sát các Nghị định, Thông tư dưới đây về hóa đơn điện tử:
- Nghị định Số 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ ban hành ngày 12/09/2018. Trong đó, các nội dung về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được quy định cụ thể.
- Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp thực hiện một số nội dung trong Nghị định Số 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử trong cung ứng hàng hóa, dịch vụ.
Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP
- Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn doanh nghiệp khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử trong khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
3.2. Thiếu cơ sở hạ tầng để triển khai hóa đơn điện tử
Cơ sở hạ tầng là toàn bộ những điều kiện vật chất để phục vụ cho triển khai của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một điều kiện hạ tầng hoàn toàn khác nhau. Khâu phân tích, đánh giá cơ sở hạ tầng là vô cùng quan trọng để cân đối với nhu cầu của doanh nghiệp.
Trong quá trình triển khai, vì nhiều đơn vị đánh giá sai về quy mô của cơ sở hạ tầng và nhu cầu của doanh nghiệp dẫn tới những thất bại trong áp dụng hóa đơn điện tử:
- Phần mềm không đáp ứng đủ các nghiệp vụ mà doanh nghiệp cần sử dụng trong quy trình khởi tạo, chỉnh sửa, xuất và gửi hóa đơn điện tử.
- Doanh nghiệp không có đủ điều kiện hạ tầng để tiến hành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, bao gồm: điều kiện về mạng Internet, hệ thống máy móc, thiết bị điện tử, hệ thống trung tâm để lưu trữ lượng lớn cơ sở dữ liệu trong thời gian dài.
- Phần mềm không tương thích với các phần mềm sẵn có của doanh nghiệp: phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán,… nên không thể tạo thành một hệ thống hoạt động ổn định, dữ liệu không được cập nhật, gây nhiều bất tiện cho doanh nghiệp.
Đánh giá sai về cơ sở hạ tầng là yếu tố dẫn đến triển khai hóa đơn điện tử thất bại.
3.3. Vấn đề bảo mật dữ liệu vẫn chưa được các doanh nghiệp chú trọng
Khi đưa toàn bộ dữ liệu lên hệ thống trực tuyến, vấn đề an toàn bảo mật dữ liệu là vô cùng quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần hết sức lưu ý. Đặc biệt đây là những thông tin liên quan đến tình hình Tài chính – Kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn khá thờ ơ với vấn đề này.
Hậu quả của việc xem nhẹ vấn đề bảo mật dữ liệu rất khó lường, có thể gây tổn thất rất lớn cho doanh nghiệp:
- Bị đối thủ hoặc các đối tượng xấu xâm nhập và đánh cắp nhiều thông tin của doanh nghiệp, bao gồm: thông tin khách hàng, thông tin liên quan đến quá trình Tài chính – Kế toán nội bộ của doanh nghiệp. Đây là vấn đề rất đáng lo ngại, ảnh hưởng lớn đến toàn bộ doanh nghiệp.
Tình trạng mất dữ liệu do xem nhẹ vấn đề bảo mật khi triển khai hóa đơn điện tử.
- Không có biện pháp dự phòng, khắc phục và xử lý sự cố nên khi mất dữ liệu, không thể khôi phục lại dữ liệu hoặc nếu có khôi phục được cũng tốn kém rất nhiều chi phí và thời gian, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của công ty.
- Việc xem nhẹ bảo mật dẫn tới tình trạng hóa đơn không đảm bảo được sự minh bạch, dễ bị sửa dữ liệu hoặc hủy hóa đơn mà doanh nghiệp không thể kiểm soát.
- Tình trạng gian lận, khai khống hoặc làm giả hóa đơn cũng có thể xảy ra nếu hệ thống hóa đơn điện tử không bảo mật cao, ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Do vậy, an toàn bảo mật là vấn đề then chốt và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp. Việc xem thường bảo mật dữ liệu là sai lầm nghiêm trọng và dễ dẫn tới những hậu quả khó đo đếm được.
3.4. Không thẩm định kỹ càng các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Việc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử được xem như nền tảng quyết định đến chất lượng toàn bộ quy trình kế toán của doanh nghiệp sau này. Tuy nhiên vì một số doanh nghiệp không tìm hiểu kỹ, dẫn đến những sai lầm trong khâu lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.
3.4.1. Năng lực nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử không đủ
Năng lực nhà cung cấp là tiêu chí đầu tiên mà doanh nghiệp cần đánh giá và xem xét. Việc lựa chọn nhà cung cấp có năng lực không tốt có thể dẫn tới các hậu quả như:
- Nhà cung cấp không đảm bảo được về hệ thống kỹ thuật, thiết bị nên không lưu trữ được nhiều dữ liệu hoặc dữ liệu không được bảo mật, an toàn.
- Tốc độ triển khai hóa đơn điện tử chậm, không kịp thời hạn yêu cầu của Bộ Tài Chính hoặc triển khai gặp nhiều vấn đề sai sót.
Lựa chọn nhà cung cấp không uy tín dẫn tới triển khai hóa đơn điện tử chậm.
- Nhà cung cấp ít kinh nghiệm triển khai dẫn tới không cân đối được hạ tầng của doanh nghiệp và nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
- Tốn nhiều chi phí do không được tư vấn kỹ càng, mất nhiều khoản để triển khai mà chất lượng không tương xứng với giá thành.
3.4.2. Chất lượng của phần mềm hóa đơn điện tử không đáp ứng được yêu cầu
Trước hết, nhà cung cấp phải đảm bảo đem đến cho doanh nghiệp phần mềm hợp pháp, đã được Tổng Cục Thuế thẩm định cả về nội dung và hình thức. Việc lựa chọn phần mềm không có sự tìm hiểu, cân nhắc kỹ càng sẽ dẫn tới những khó khăn khó khắc phục sau này:
- Phần mềm hóa đơn điện tử không đáp ứng đủ các nghiệp vụ, không có đủ các tính năng kế toán cần dùng, kế toán khó khăn trong quá trình sử dụng dẫn tới quy trình kế toán ngày càng cồng kềnh và khó cải tiến.
- Giao diện quá phức tạp, khó sử dụng và không thân thiện với người dùng, tốn nhiều thời gian để thực hiện các nghiệp vụ cơ bản.
- Phần mềm không tích hợp được với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp: phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng,… dẫn tới dữ liệu không được đồng nhất, bất tiện cho kế toán, bộ phận quản lý khó kiểm soát dữ liệu liên quan giữa các khâu bán hàng và kế toán.
- Phần mềm không đảm bảo độ an toàn, bảo mật cao dẫn tới rò rỉ thông tin, ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp.
3.4.3. Dịch vụ hỗ trợ không tốt
Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử là thường xuyên, liên tục nên dịch vụ hỗ trợ là vô cùng quan trọng. Đặc biệt là thời gian đầu khi doanh nghiệp mới chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
Dịch vụ hỗ trợ không tốt sẽ dễ khiến doanh nghiệp lúng túng và gặp nhiều khó khăn trong việc chuyển đổi sang phần mềm hóa đơn điện tử. Kế toán không được hướng dẫn cụ thể, kỹ càng sẽ mất nhiều thời gian để làm quen và sử dụng thành thạo.
Đặc biệt là trong quá trình sử dụng, nếu đơn vị không có đội ngũ chuyên gia hỗ trợ 24/7, không kịp thời hỗ trợ các vấn đề phát sinh của doanh nghiệp sẽ dễ dẫn tới làm gián đoạn quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Do vậy, những sai lầm khi chọn đơn vị cung cấp không có dịch vụ hỗ trợ tốt sẽ dẫn tới những hậu quả làm ảnh hưởng đến tính ổn định quá trình vận hành của doanh nghiệp.
3.5. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử vì giá rẻ
“Chất lượng tương xứng với giá thành”, vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn kỹ càng. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất có thể sẽ tiết kiệm được chi phí ban đầu. Tuy nhiên, nếu xét về lâu dài rất có thể sẽ phát sinh các vấn đề sau:
- Phần mềm không hoạt động ổn định, hay trục trặc hoặc gặp các vấn đề rủi ro về dữ liệu.
- Phát sinh nhiều khoản phí khác sau khi triển khai, tính về lợi ích lâu dài thì doanh nghiệp bị thiệt hại nhiều hơn là được lợi.
- Nhà cung cấp giá rẻ nhất thường dễ xảy ra trường hợp kém uy tín, không đảm bảo xử lý được các vấn đề phát sinh khi sử dụng, ảnh hưởng đến hoạt động chung của doanh nghiệp.
- Nhà cung cấp kém uy tín sẽ không có cam kết bồi thường khi xảy ra rủi ro, dẫn đến doanh nghiệp bị thiệt hại nặng nề về mọi mặt khi xảy ra sự cố.
4. Gợi ý với bạn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín
Trong số rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hiện nay, hoadonxacthuc.com.vn đề xuất bạn sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice của Thái Sơn vốn đã rất nổi tiếng trên thị trường, được sử dụng phổ biến và rộng rãi bởi các doanh nghiệp FDI. Không chỉ là nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, được cục thuế Hà Nội công nhận, đây cũng là một địa chỉ tin cậy để các doanh nghiệp tìm kiếm những tư vấn cho các vấn đềliên quan trong quá trình chuyển đổi sang quản lý hóa đơn chứng từ bằng phần mềm hóa đơn điện tử.
5. Kết luận
Bài viết của hoadonxacthuc.com.vn đã điểm qua những mục sau:
- Khi nào bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
- Những yêu cầu khi triển khai dịch vụ hóa đơn điện tử
- Những sai lầm phổ biến khi triển khai hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp
- Gợi ý nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín.
Hy vọng quý doanh nghiệp đã có được những thông tin hữu ích.
Để lại một phản hồi