Hồ sơ, chứng từ, hóa đơn của nhà hàng và chuỗi nhà hàng luôn trong tình trạng quá tải. Liệu hóa đơn điện tử có phải là liều thuốc giúp nhà hàng và chuỗi nhà hàng có thể quản lý chứng từ, hóa đơn nhanh chóng và dễ dàng hơn?
Thực trạng sử dụng hóa đơn giấy tại nhà hàng
Mỗi ngày, nhà hàng đều phải tiếp đón hàng trăm khách hàng và với phương thức quản lý truyền thống thì dữ liệu thông tin khách hàng sử dụng dịch vụ tại nhà hàng vô cùng lớn. Không chỉ vậy, khi khách hàng muốn lấy hóa đơn thì khách hàng sẽ phải mất thời gian chờ đợi, thậm chí vài ngày và có khi phải đi lại nhiều lần để lấy hay chỉnh sửa lại thông tin bị sai sót trên hóa đơn.
Với những hạn chế này nhà hàng gặp nhiều khó khăn trong việc lưu trữ và quản lý hóa đơn. Đó là khó khăn của một nhà hàng và đối với chuỗi nhà hàng thì khó khăn trên được nhân lên rất nhiều bởi ngoài việc quản lý tình hình kinh doanh của từng nhà hàng mà doanh nghiệp còn phải quản lý tình hình của toàn chuỗi.
Sử dụng hóa đơn giấy gây ra nhiều bất cập cho nhà hàng cũng như khách hàng.
Hóa đơn điện tử ra đời giải quyết khó khăn cho nhà hàng
Đối với các nhà hàng và chuỗi nhà hàng, hóa đơn điện tử đem đến nhiều lợi ích từ việc tiết kiệm chi phí cho đến việc thuận tiện trong quản lý doanh thu và tăng chất lượng dịch vụ cho khách hàng.
Tiết kiệm chi phí in ấn và bảo quản hóa đơn
Chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, nhà hàng tiết kiệm tối đa chi phí. Với số lượng hóa đơn được in mỗi ngày như cách thức truyền thống thì khi sử dụng hóa đơn điện tử nhà hàng, chuỗi nhà hàng sẽ không mất phí in ấn, vận chuyển và bảo quản hóa đơn. Toàn bộ hóa đơn sẽ được tạo lập, phát hành và bảo quản trên môi trường điện tử.
Quy trình tạo lập hóa đơn điện tử nhanh chóng, an toàn và bảo mật
Chuỗi nhà hàng sử dụng hóa đơn điện tử có thể rút ngắn được thời gian tạo lập hóa đơn và từ đó mọi thông tin khách hàng sẽ được bảo mật và việc truy cập dữ liệu thông tin của khách hàng sẽ được phân quyền rõ ràng.
Nếu trường hợp xảy ra cháy hỏng thì sổ sách của nhà hàng, chuỗi nhà hàng vẫn được lưu trữ trên phần mềm hóa đơn điện tử. Từ đó, các công việc của nhà hàng liên quan đến hóa đơn sẽ không bị gián đoạn hay đình trệ.
Quy trình tạo lập hóa đơn điện tử sẽ nhanh chóng và an toàn hơn.
Thuận lợi cho công tác quản lý chuỗi nhà hàng
Như đã nói ở trên thì công tác quản lý nhà hàng, chuỗi nhà hàng sẽ được tiến hành một cách thuận lợi thông qua phần mềm hóa đơn điện tử. Thay vì người dùng phải xuất hóa đơn thủ công với tá giấy tờ, sổ sách như trước đây thì phần mềm có thể tự động chuyển dữ liệu hóa đơn của mỗi chi nhánh, cửa hàng về văn phòng trung tâm kiểm tra đối soát để quản lý tổng thể hoạt động của toàn chuỗi.
Từ đó, tình hình kinh doanh của từng nhà hàng sẽ được quản lý một cách chặt chẽ và nhất quán nhất. Như vậy, phần mềm hóa đơn điện tử ra đời chính là liều thuốc giúp nhà hàng, chuỗi nhà hàng giải quyết bài toán quản lý, lưu trữ hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng.
Nguồn: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi