Hóa đơn điện tử là gì? Có bao nhiêu loại hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn của người bán hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho người mua trên nền tảng công nghệ số.  Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, chứng từ số này được phân chia thành 3 loại: VAT, hóa đơn bán hàng và các loại hóa đơn hợp lệ khác.

1/ Hóa đơn điện tử là gì?

Trong khoản 2, điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP ký ngày 12/9/2018 quy định rõ chứng từ như thế nào được gọi là hóa đơn điện tử? 

“Hóa đơn điện tử là gì ? HDDT là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

Về cơ bản, các thông tin trên hóa đơn giấy đều được thể hiện trong hóa đơn điện tử nên sẽ không có sự thay đổi đột ngột về cách kê khai. Tuy nhiên, sẽ có một vài điểm khác biệt mà kế toán cần ghi nhớ khi lập chứng từ:

• Số liên hóa đơn; Trên bản điện tử, một hóa đơn có thể gửi cho nhiều bên liên quan mà không ảnh hưởng đến bản gốc. Vì vậy số liên là không cần thiết khi dùng nền tảng số. Theo quy định, số liên được thể hiện trong mẫu số và ký hiệu hóa đơn sẽ được ghi là “0”.
• Chữ ký số: Thay vì Giám đốc phải ký tay như trước đây thì hiện nay doanh nghiệp chỉ cần sử dụng chữ ký số thay thế, không làm mất thời gian của người lãnh đạo. 
• Bản kê khai đính kèm: Hóa đơn số có thể viết rất dài nên doanh nghiệp có thể tích hợp toàn bộ số liệu chi tiết vào hóa đơn, không cần kèm bản kê khai. 

Trên đây chỉ là một vài điểm khác biệt nhỏ giữa chứng từ giấy và điện tử. Khi sử dụng bạn sẽ thấy có rất nhiều sự thay đổi có lợi khác cho doanh nghiệp.

2/ Có bao nhiêu loại hóa đơn điện tử

Theo điều 5, Nghị định 119/2018/NĐ-CP ký ngày 12/9/2018 phân chia các loại hóa đơn điện tử thành 3 nhóm riêng biệt:

Nhóm 1: Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

Đây là loại hình hóa đơn áp dụng cho người bán thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Về mặt thông tin, hóa đơn trực tuyến không khác so với hóa đơn giấy. Khi phát hành bạn đều phải đảm bảo thông tin của người mua, số lượng hàng hóa, giá tiền từng loại, mức thuế áp dụng cho từng mã hàng, tổng số tiền chưa thuế, tiền thuế và tiền kết toán sau thuế. Bạn chỉ cần điền số lượng và đơn giá từng sản phẩm, các mục tính tổng, thuế sẽ được phần mềm hỗ trợ.

Nhóm 2: Hóa đơn bán hàng

Đối với người bán hàng hóa/ dịch vụ khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sẽ sử dụng loại hình hóa đơn bán hàng này. Xét cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Nhóm 3: Các loại hóa đơn khác 

Ngoài 2 nhóm trên, các loại hóa đơn khác có đủ nội dung theo điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP đều được coi là hợp lệ:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
• Tổng số tiền thanh toán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Xem thêm: Hóa đơn điện tử hợp lệ cần gì ?

 Các loại chứng từ đủ thỏa mãn điều kiện trên bao gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác. 

Các loại hóa đơn này nếu có đủ thông tin như quy định, được đánh giá là hợp lệ đều có thể chuyển đổi thành chứng từ giấy. Trong các phần mềm hóa đơn điện tử đều hỗ trợ nghiệp vụ này. Các chứng từ giấy không có giá trị giao dịch, chỉ sử dụng để theo dõi và ghi sổ trong Công ty.

Nguồn: https://einvoice.vn/