Hướng dẫn thay đổi nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Bài viết hướng dẫn các bước đơn giản để thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất. Bài viết thực hiện bởi hoadonxacthuc, hy vọng sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

1. Khi nào cần thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử?

Sau một thời gian sử dụng, doanh nghiệp có thể cần thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử vì một số lý do sau:

(1) Thay đổi nhu cầu sử dụng hóa đơn:

• Doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động, cần sử dụng thêm nhiều tính năng mà phần mềm hóa đơn điện tử hiện tại không cung cấp.
• Phần mềm hóa đơn điện tử hiện tại không tích hợp dữ liệu với hệ thống các phần mềm khác trong doanh nghiệp

(2) Chất lượng dịch vụ chưa đáp ứng kì vọng:

• Phần mềm HĐĐT của nhà cung cấp thường xuyên gặp sự cố, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Đội ngũ hỗ trợ khách hỗ trợ không kịp thời hoặc thái độ hỗ trợ chưa tốt.

(3) Thay đổi để tìm nhà cung cấp có giá thành dịch vụ cạnh tranh hơn.

>> Có thể bạn quan tâm: Quy định các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử mới thế nào?

Khi lựa chọn thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần hiểu rõ về nhu cầu sử dụng của mình để tìm kiếm đơn vị cung cấp phù hợp.

Một số tiêu chí cơ bản về những đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử chất lượng sẽ bao gồm:

• Đơn vị có giấy phép cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế cấp.
• Có hạ tầng công nghệ hiện đại, đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu.
• Cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp.
• Doanh nghiệp lâu năm, có uy tín và kinh nghiệm trên thị trường.
• Cung cấp các tính năng và dịch vụ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn phát triển tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Các doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm của công ty Thái Sơn sẽ được hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp 24/7 tại bất kỳ thời điểm nào khi gặp khó khăn.

Với trên 20 năm kinh nghiệm triển khai cho 100.000 doanh nghiệp, Thái Sơn không chỉ phát triển các giải pháp phần mềm phục vụ đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ, mà còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời, chuyên nghiệp trong quá trình sử dụng.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.

3. Thủ tục thay đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Khi hết thời hạn hợp đồng dịch vụ hóa đơn điện tử với nhà cung cấp cũ, doanh nghiệp có thể thay đổi nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử mới theo các bước sau:

Bước 1: Hủy thông báo hóa đơn điện tử đã phát hành của nhà cung cấp cũ theo mẫu ban hành Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Bước 2: Tìm kiếm và đăng ký sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử mới.

Bạn nên thực hiện so sánh giữa nhiều nhà cung cấp để tìm được giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Sau đó, bạn liên hệ nhà cung cấp và nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử. Nhà cung cấp hóa đơn điện tử mới sẽ hỗ trợ thiết lập hệ thống phần mềm mới cho doanh nghiệp.

Hồ sơ đăng ký dịch vụ bao gồm:

• Thông tin doanh nghiệp.
• Mã số thuế.
• Giấy phép kinh doanh.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 3: Doanh nghiệp nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử mới.

Hồ sơ thông báo bao gồm:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử thực hiện theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2022/TT-BTC.
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/