Trường hợp không bắt buộc dùng hóa đơn có mã (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) là một trong những nội dung quan trọng nhất trong hệ thống hóa đơn điện tử tại Việt Nam từ năm 2026. Quy định này được xây dựng nhằm giảm gánh nặng thủ tục hành chính, hỗ trợ hộ kinh doanh nhỏ lẻ, đồng thời vẫn đảm bảo minh bạch và quản lý thuế hiệu quả. Các quy định chính được nêu tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 1/6/2025) và đặc biệt là Nghị định 68/2026/NĐ-CP (ban hành ngày 5/3/2026, hiệu lực ngay), cùng các thông tư hướng dẫn như Thông tư 32/2025/TT-BTC và Thông tư 18/2026/TT-BTC.
1. Khái niệm hóa đơn điện tử có mã và không có mã
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua, đảm bảo tính xác thực cao và kết nối dữ liệu realtime. Ngược lại, hóa đơn điện tử không có mã (hay còn gọi là hóa đơn điện tử thông thường) do người bán tự lập, ký số và gửi, không cần phê duyệt mã từ cơ quan thuế trước mỗi lần xuất.
Từ năm 2026, mục tiêu là chuyển dần sang sử dụng hóa đơn có mã hoặc từ máy tính tiền (MTT) kết nối dữ liệu thuế, nhưng vẫn duy trì linh hoạt cho một số đối tượng và trường hợp không bắt buộc dùng loại có mã.
>> Tham khảo: Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí là gì?
2. Các trường hợp chính không bắt buộc dùng hóa đơn có mã
Dựa trên Nghị định 68/2026/NĐ-CP (khoản 5 Điều 8) và các quy định liên quan, các trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bao gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế GTGT từ trên 500 triệu đồng đến dưới 1 tỷ đồng/năm Đây là nhóm trung bình, chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu nhưng không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền kết nối dữ liệu thuế. Nếu có nhu cầu xuất hóa đơn (ví dụ: khách hàng doanh nghiệp yêu cầu để khấu trừ đầu vào), họ có thể:
- Tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
- Hoặc khai thuế và nộp trước để được cơ quan thuế cấp hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh. Nhiều hộ trong nhóm này vẫn dùng hóa đơn điện tử không có mã (nếu đã đăng ký trước đó) để giao dịch B2B, hoặc không xuất hóa đơn nếu khách không yêu cầu (chỉ ghi chép nội bộ để kê khai thuế).
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế GTGT dưới 500 triệu đồng/năm Nhóm này không chịu thuế GTGT (theo Luật Thuế GTGT sửa đổi 2025) và không bắt buộc sử dụng bất kỳ loại hóa đơn điện tử nào, kể cả có mã. Họ có thể:
- Không xuất hóa đơn (chỉ ghi chép doanh thu để kê khai thuế TNCN nếu có).
- Nếu khách yêu cầu hóa đơn, đăng ký khai thuế từng lần để cơ quan thuế cấp hóa đơn có mã lẻ. Đây là nhóm được “nới” lớn nhất, giúp hàng triệu hộ nhỏ lẻ (quán ăn, cửa hàng tạp hóa, bán hàng online nhỏ) giảm thủ tục.
- Một số giao dịch đặc thù không bắt buộc hóa đơn có mã Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi) và dự thảo Nghị định mới (đang lấy ý kiến tháng 3/2026):
- Bán hàng cho cá nhân không kinh doanh, không yêu cầu hóa đơn (không bắt buộc ghi tên, địa chỉ người mua).
- Giao dịch nội bộ doanh nghiệp (chuyển tài sản, điều chỉnh nội bộ).
- Một số dịch vụ công cộng hoặc đặc thù (nếu quy định riêng). Ngoài ra, dự thảo Nghị định mới đề xuất miễn lập hóa đơn điện tử (kể cả có mã) cho hộ, cá nhân bán hàng trên sàn thương mại điện tử nếu sàn đã khấu trừ, kê khai, nộp thuế thay theo từng giao dịch. Đây là thay đổi lớn, giúp giảm áp lực cho người bán nhỏ trên Shopee, Lazada, Tiki…
- Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không có mã trong một số trường hợp Doanh nghiệp thường bắt buộc dùng hóa đơn điện tử, nhưng vẫn được dùng loại không có mã cho giao dịch B2B (bán cho doanh nghiệp khác) nếu không thuộc diện rủi ro cao thuế hoặc bắt buộc MTT. Tuy nhiên, từ 2026, xu hướng là chuyển sang có mã để tăng minh bạch.
>> Tham khảo: Từ 01/01/2026, hộ và cá nhân kinh doanh tính thuế thế nào khi bỏ thuế khoán?
3. Trường hợp bắt buộc dùng hóa đơn có mã
Để hiểu rõ “không bắt buộc”, cần biết khi nào bắt buộc:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên: Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc từ máy tính tiền kết nối dữ liệu thuế.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế: Bắt buộc hóa đơn điện tử, ưu tiên có mã trong nhiều trường hợp (đặc biệt bán lẻ, dịch vụ công cộng).
- Hộ mới ra kinh doanh hoặc vượt ngưỡng đột ngột trong năm: Phải đăng ký trong 30 ngày và chuyển sang có mã.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Lợi ích và ý nghĩa của quy định không bắt buộc
Việc không bắt buộc dùng hóa đơn có mã cho nhóm dưới 1 tỷ đồng mang lại nhiều lợi ích:
- Giảm chi phí phần mềm, kết nối hệ thống cho hộ nhỏ.
- Tránh tình trạng quá tải hệ thống cơ quan thuế khi cấp mã realtime cho hàng triệu giao dịch nhỏ.
- Khuyến khích tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử (không có mã) để minh bạch kê khai thuế, dễ dàng hơn so với trước.
- Hỗ trợ kinh tế số: Đặc biệt với bán hàng online, sàn TMĐT thay thế lập hóa đơn giúp người bán tập trung kinh doanh thay vì thủ tục.
Tuy nhiên, vẫn khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử (dù không có mã) vì:
- Dễ dàng tra cứu, lưu trữ.
- Hỗ trợ khấu trừ thuế nếu giao dịch với doanh nghiệp lớn.
- Tránh rủi ro phạt nếu kê khai sai doanh thu.
>> Tham khảo: Quy định mức doanh thu tính thuế GTGT.
5. Lưu ý thực tế áp dụng từ 2026
- Theo dõi doanh thu thực tế hàng năm để biết mình thuộc nhóm nào (dựa trên doanh thu tính thuế GTGT).
- Nếu vượt ngưỡng 1 tỷ, phải đăng ký trong 30 ngày, nếu không có thể bị phạt.
- Dự thảo Nghị định mới (lấy ý kiến tháng 3/2026) có thể bổ sung thêm trường hợp miễn lập hóa đơn (đặc biệt TMĐT), dự kiến hiệu lực sớm.
- Hộ kinh doanh nên dùng phần mềm kê khai thuế uy tín để theo dõi và chuẩn bị.
Từ năm 2026, quy định không bắt buộc dùng hóa đơn có mã tập trung vào việc “nới” cho hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng/năm, giúp giảm thủ tục mà vẫn đảm bảo quản lý thuế.
Đây là bước tiến thân thiện với người kinh doanh nhỏ, phù hợp với bối cảnh kinh tế số và phục hồi sau các biến động. Việc tuân thủ không chỉ tránh rủi ro pháp lý mà còn xây dựng nền tảng kinh doanh bền vững.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi