Hóa đơn điện tử đem đến nhiều lợi ích to lớn đối với các chuỗi siêu thị. Bài viết tổng hợp một số quy định về hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp không thể bỏ qua.
>> Tham khảo: Quy định về dữ liệu hóa đơn điện tử.
1. Lợi ích của hóa đơn điện tử
Hệ thống siêu thị, chuỗi siêu thị luôn cần cung cấp đa dạng các loại hàng hóa để phục vụ nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Mỗi ngày, siêu thị, chuỗi siêu thị có đến hàng trăm khách hàng ghé thăm mua sắm sử dụng dịch vụ.
Chưa kể, trong các dịp lễ tết, các siêu thị không ngừng tung ra nhiều chương trình khuyến mại hấp dẫn khiến lượng khách mua sắm tại các siêu thị, chuỗi siêu thị lại càng tăng cao.
Phải phục vụ lượng khách hàng lớn và liên tục như vậy, không ít siêu thị phải đối mặt với tình cảnh ùn tắc từng hàng dài trước quầy thanh toán. Khách hàng cảm thấy bất tiện và không hài lòng do phải chờ đợi quá lâu.
Nhiều trường hợp khách hàng muốn nhận hóa đơn giá trị gia tăng thì phải thêm một bước đến phòng kế toán hay dịch vụ khách hàng, cung cấp thông tin và chờ để nhận hóa đơn.
Cả quy trình đó trong những dịp lễ có thể kéo dài đến hàng tiếng hay thậm chí khách hàng phải chờ một vài ngày mới lấy được hóa đơn.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Những bất cập khi sử dụng hóa đơn giấy truyền thống tại các siêu thị càng trở nên đáng quan ngại hơn khi chúng được nhân lên ở quy mô của toàn chuỗi.
Ngoài việc quản lý, giám sát tình hình hóa đơn và kết quả kinh doanh của từng địa điểm, chủ chuỗi siêu thị hay công ty quản lý còn phải kiểm soát tình hình tổng thể của toàn chuỗi.
Việc trao đổi hóa đơn giữa siêu thị với khách hàng sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều với phần mềm hóa đơn điện tử. Hóa đơn được thông báo cho khách hàng qua các phương thức điện tử, tiện lợi và chuyên nghiệp như Email, SMS… và khách hàng cũng có thể chủ động tra cứu thông tin hóa đơn của mình nếu cần.
Với hóa đơn điện tử, thông tin khách hàng bao gồm cả thông tin cá nhân và thông tin những lần mua hàng cũng sẽ được lưu trữ một cách đầy đủ, hệ thống và dễ dàng tra cứu khi cần.
Từ những thông tin được lưu trữ, siêu thị, chuỗi siêu thị có thể phân loại được khách hàng thân thiết, khách hàng quan trọng để từ đó có những chế độ hấp dẫn cũng như dành sự quan tâm đặc biệt đến khách hàng như dịp sinh nhật, giáng sinh…
Số lượng hàng hóa lớn, xuất nhập nhiều tỉ lệ thuận với lượng hóa đơn gia tăng từng giờ, từng ngày của các siêu thị và chuỗi siêu thị. Chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử, siêu thị và chuỗi siêu thị tiết kiệm được chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, đem lại hiệu quả trực tiếp cho doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Quy định về hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Phần mềm hóa đơn điện tử có thể tự động chuyển dữ liệu của mỗi siêu thị về văn phòng trung tâm để kiểm tra đối soát. Việc tổng hợp thông tin cũng như báo cáo tài chính thực của mỗi siêu thị được hiển thị trực tiếp trên số liệu hóa đơn gửi lên văn phòng tổng.
Với những lợi ích thiết thực mà phần mềm hóa đơn điện tử mang lại không có lý do nào mà các chủ doanh nghiệp của các chuỗi siêu thị lại trì hoãn sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Quy định về bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Ngày 19/10/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Đến ngày 17/9/2021, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Tổng cục thuế cần thông báo, tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ thuế và người nộp thuế về sự thay đổi đối với hóa đơn, chứng từ. Cũng từ đó, ngày 28/10/2021, Tổng cục thuế ban hành Công văn số 4144/TCT-CS giới thiệu một số nội dung mới về hóa đơn, chứng từ theo Thông tư 78.
Tại Khoản 3, Điều 59, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định cho bãi bỏ Khoản 2, Điều 35, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Quy định này đồng nghĩa rằng, quy định bắt buộc các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải chuyển đổi hóa đơn điện tử chậm nhất vào ngày 01/11/2020 sẽ chính thức được bãi bỏ.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Thay vào đó, thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sẽ được chuyển sang ngày 01/07/2022.
Bên cạnh đó, tại Khoản 1, Điều 59, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ cũng khẳng định quan điểm khuyến khích các cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin nên tiến hành chuyển đổi, áp dụng hóa đơn điện tử trước thời hạn 01/07/2022 càng sớm càng tốt.
Tại Điều 60, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã hướng dẫn quy định xử lý chuyển tiếp như sau:
– Trường hợp các đơn vị kinh doanh được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử (từ này đến 30/06/2022) theo quy định nhưng chưa đủ điều kiện về hạ tầng, công nghệ thông tin thì sẽ tiếp tục dùng hóa đơn đang sử dụng và thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT, Phụ lục IA, ban hành kèm theo Nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT. Cơ quan thuế sẽ xây dựng dữ liệu hóa đơn của cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.
– Trường hợp các đơn vị kinh doanh mới thành lập từ ngày Nghị định này được ban hành đến ngày 30/06/2022, nếu cơ quan thuế có thông báo về việc thực hiện áp dụng HĐĐT thì các đơn vị kinh doanh nhận thông báo phải thực hiện theo đúng hướng dẫn của cơ quan thuế. Riêng các đơn vị không đáp ứng đủ điều kiện cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin thì sẽ tiếp tục sử dụng hóa đơn đang dùng và phải tiến hành đầy đủ thủ tục gửi tới cơ quan thuế như đã nêu với trường hợp bên trên.
>> Tham khảo: Thuế thu nhập cá nhân được khấu trừ khi nào và cách tính.
Ngoài ra, Chính Phủ cũng cho phép các đơn vị kinh doanh sẽ được tiếp tục sử dụng hóa đơn đã đăng ký hay đặt mua đến hết ngày 30/06/2022. Quy định này áp dụng với các doanh nghiệp đã thông báo, phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, đã đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/20/2020. Song song với đó, các đơn vị kinh doanh này phải thực hiện thủ tục về hóa đơn theo đúng quy định của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP.
3. Dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín
Đối với tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế cho người bán và người mua phải đáp ứng các tiêu chí sau:
- Là tổ chức thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin thành lập hợp pháp và các dịch vụ về hóa đơn điện tử được công khai trên trang thông tin điện tử của tổ chức.
- Tổ chức phải có tối thiểu 05 nhân sự trình độ đại học về công nghệ thông tin.
- Có hạ tầng kỹ thuật, thiết bị công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu về hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
Đối với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử phải đáp ứng các tiêu chí sau:
- Là tổ chức được thành lập hợp pháp, có tối thiểu 05 năm hoạt động và các thông tin về dịch vụ HĐĐT phải được đăng trên trang thông tin của tổ chức.
- Có quỹ và có giấy bảo lãnh của một ngân hàng hợp pháp tại Việt Nam và quỹ không dưới 05 tỷ đồng.
- Tổ chức có tối thiểu 20 nhân sự có trình độ đại học về lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Tổ chức có hạ tầng kỹ thuật, thiết bị công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu về cung cấp dịch vụ HĐĐT của cơ quan thuế.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) là đơn vị có gần 20 năm kinh nghiệm trong việc triển khai các giải pháp kê khai điện tử cho doanh nghiệp. E-invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được cung cấp bởi ThaisonSoft.
>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, Mẫu hóa đơn điện tử.
E-invoice được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn, trong đó có nhiều doanh nghiệp tên tuổi như: Coca Cola, AEON MALL, Big C, Golden Gate, KFC,… bởi các tính năng vượt trội:
- Xuất hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi với 3 phiên bản ưu việt: Desktop, Website, Mobile,…
- Phê duyệt hóa đơn: có khả năng gửi xác thực cùng lúc nhiều hóa đơn
- Tạo lập – điều chỉnh – thay thế – xóa bỏ hóa đơn dễ dàng, thuận tiện.
- Gửi thông tin hóa đơn qua email, SMS…
- Hỗ trợ phát hành & lập báo cáo hóa đơn.
- Chức năng cổng ký tiện dụng.
- Tích hợp với hệ thống phần mềm có sẵn của doanh nghiệp.
- Tùy chọn mẫu hóa đơn trong thư viện mẫu có sẵn.
Đặc biệt, E-invoice được áp dụng công nghệ bảo mật Blockchain hiện đại, vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013, đảm bảo an toàn thông tin, tối đa bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình sử dụng.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi