Vì sao chuỗi kinh doanh nên sử dụng hóa đơn điện tử?

Các chuỗi kinh doanh rộng lớn thường phát sinh rất nhiều giao dịch trong ngày. Chính vì thế, việc sử dụng hóa đơn điện tử đem lại nhiều lợi ích lớn đối với các chuỗi kinh doanh.

1. Những khó khăn của chuỗi kinh doanh khi xuất hóa đơn

Hệ thống chuỗi kinh doanh như các chuỗi siêu thị luôn cần cung cấp đa dạng các loại hàng hóa để phục vụ nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Mỗi ngày, chuỗi kinh doanh có đến hàng trăm khách hàng ghé thăm mua sắm sử dụng dịch vụ. Chưa kể, trong các dịp lễ tết, các siêu thị không ngừng tung ra nhiều chương trình khuyến mại hấp dẫn khiến lượng khách mua sắm tại các siêu thị, chuỗi siêu thị lại càng tăng cao.

Phải phục vụ lượng khách hàng lớn và liên tục như vậy, không ít cửa hàng phải đối mặt với tình cảnh ùn tắc từng hàng dài trước quầy thanh toán. Khách hàng cảm thấy bất tiện và không hài lòng do phải chờ đợi quá lâu. Nhiều trường hợp khách hàng muốn nhận hóa đơn giá trị gia tăng thì phải thêm một bước đến phòng kế toán hay dịch vụ khách hàng, cung cấp thông tin và chờ để nhận hóa đơn. Cả quy trình đó trong những dịp lễ có thể kéo dài đến hàng tiếng hay thậm chí khách hàng phải chờ một vài ngày mới lấy được hóa đơn.

Những bất cập khi sử dụng hóa đơn giấy truyền thống tại các siêu thị càng trở nên đáng quan ngại hơn khi chúng được nhân lên ở quy mô của toàn chuỗi. Ngoài việc quản lý, giám sát tình hình hóa đơn và kết quả kinh doanh của từng địa điểm, chủ chuỗi siêu thị hay công ty quản lý còn phải kiểm soát tình hình tổng thể của toàn chuỗi.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử đối với chuỗi kinh doanh

Việc trao đổi hóa đơn giữa các điểm bán hàng với khách hàng sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều với phần mềm hóa đơn điện tử. Hóa đơn được thông báo cho khách hàng qua các phương thức điện tử, tiện lợi và chuyên nghiệp như Email, SMS… và khách hàng cũng có thể chủ động tra cứu thông tin hóa đơn của mình nếu cần.

Với hóa đơn điện tử, thông tin khách hàng bao gồm cả thông tin cá nhân và thông tin những lần mua hàng cũng sẽ được lưu trữ một cách đầy đủ, hệ thống và dễ dàng tra cứu khi cần. Từ những thông tin được lưu trữ, siêu thị, chuỗi siêu thị có thể phân loại được khách hàng thân thiết, khách hàng VIP để từ đó có những chế độ hấp dẫn cũng như dành sự quan tâm đặc biệt đến khách hàng như dịp sinh nhật, giáng sinh…Số lượng hàng hóa lớn, xuất nhập nhiều tỉ lệ thuận với lượng hóa đơn gia tăng từng giờ, từng ngày của các siêu thị và chuỗi siêu thị. Chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử, siêu thị và chuỗi siêu thị tiết kiệm được chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, đem lại hiệu quả trực tiếp cho doanh nghiệp.

Phần mềm hóa đơn điện tử có thể tự động chuyển dữ liệu của các chuỗi kinh doanh về văn phòng trung tâm để kiểm tra đối soát. Việc tổng hợp thông tin cũng như báo cáo tài chính thực của mỗi siêu thị được hiển thị trực tiếp trên số liệu hóa đơn gửi lên văn phòng tổng. Với những lợi ích thiết thực mà phần mềm hóa đơn điện tử mang lại không có lý do nào mà các chủ doanh nghiệp của các chuỗi bán hàng lại trì hoãn sử dụng hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Quy định về hóa đơn điện tử.

3. Báo giá hóa đơn điện tử

Báo giá hóa đơn điện tử chung cho tất cả các doanh nghiệp hiện nay như thế nào? Đối với từng sản phẩm hóa đơn điện tử khác nhau, từng đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử khác nhau sẽ được định giá khác nhau. Hiện nay giá của 1 hóa đơn điện tử thường nằm trong khoảng từ 300đ/1 hóa đơn – 1500đ/1 hóa đơn, sự chênh lệch giá giữa các đơn vị thường không cao.
Hóa đơn điện tử giá bao nhiêu phụ thuộc vào các yếu tố chính sau:

•  Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử: Mỗi đơn vị sẽ căn cứ vào chi phí quản lý duy trì hóa đơn điện tử, các chi phí quản lý khác như cho phí nhân lực, chi phí đầu tư thiết bị công nghệ… để định giá cho hóa đơn điện tử mà mình cung cấp ra.
• Gói hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp muốn sử dụng: Hóa đơn điện tử được chia ra rất nhiều gói khác nhau để có thể phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp, quy mô doanh nghiệp và các tính năng cũng được trang bị khác nhau nhằm giúp người sử dụng có thể quản lý tối ưu nhất.
• Số lượng hóa đơn điện tử doanh nghiệp muốn mua nhiều hay ít: Doanh nghiệp mua càng nhiều hóa đơn điện tử sẽ được tính giá càng rẻ.
• Thời điểm doanh nghiệp mua hóa đơn điện tử: tùy vào từng thời điểm mua hóa đơn điện tử, tình hình trượt giá hay các chương trình khuyến mại kèm theo giá của hóa đơn điện tử tính ra cũng sẽ khác.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử hoặc đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/