Một số điểm mới trong quy định về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính. Bài viết tổng hợp những điểm mới trong quy định về hóa đơn điện tử.

1. Điều kiện cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Trong Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC ký ngày 14/03/2011 đã đưa ra 8 điều kiện cơ bản để một đơn vị được cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đến doanh nghiệp:

• Đơn vị cung cấp phải là doanh nghiệp có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoạt động tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài thì phải có giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy phép đầu tư trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Nếu đơn vị cung cấp là ngân hàng thì ngân hàng này phải đăng ký dịch vụ cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực ngân hàng.
• Doanh nghiệp có phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán theo quy định, bao gồm lập, phát hành, lưu trữ, quản lý hóa đơn.
• Đơn vị phải có kinh nghiệm triển khai giải pháp công nghệ thông tin trong trao đổi dữ liệu điện tử giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp hoặc giữa tổ chức và tổ chức.
• Nhà cung cấp phải đảm bảo hệ thống thiết bị, kỹ thuật đủ khả năng đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
• Phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng bảo mật tốt, có thể phát hiện và cảnh báo những truy cập bất hợp pháp. Tính toàn vẹn của dữ liệu trong khi trao đổi giữa các bên tham gia phải được đảm bảo.
• Doanh nghiệp phải có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu để dự phòng trường hợp gặp sự cố hệ thống liên quan đến tính toàn vẹn dữ liệu.
• Phần mềm phải lưu trữ được kết quả các lần truyền nhận giữa người mua – người bán – cơ quan thuế. Quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trên hệ thống.
• Nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử định kỳ 6 tháng phải gửi mẫu báo cáo 03 đính kèm trong Thông tư 32/2011/TT-BTC với nội dung: Số lượng đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử và số lượng hóa đơn đã sử dụng.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Quy định về định dạng của hóa đơn điện tử

Tại Thông tư này, Bộ Tài chính đã quy định chi tiết hơn yêu cầu định dạng với hóa đơn điện tử như sau:

– HĐĐT phải bao gồm 2 thành phần: phần chứa dữ liệu nghiệp vụ HĐĐT và phần chứa dữ liệu chữ ký số. Riêng với HĐĐT có mã của cơ quan thuế thì phải thêm phần chứa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế.

– Các đơn vị kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu đến cơ quan theo hình thức trực tiếp thì phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Phải kết nối với Tổng cục Thuế qua kênh riêng hoặc qua kênh MPLS VPN Layer 3.
• Phải dùng dịch vụ web hoặc Message Queue được mã hóa làm phương thức kết nối.
• Phải dùng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Nội dung trên hóa đơn cần có đầy đủ tiêu thức gì?

Để hóa đơn điện tử khi xuất được coi là hợp lệ, hợp pháp thì cần phải đáp ứng đầy đủ các tiêu thức sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).

Ngoài ra, các yêu cầu khác như: chữ viết, chữ số, đồng tiền,… cũng được quy định rất rõ ràng và chi tiết tại Khoản này.

>> Tham khảo: Quyết toán thuế 5 năm đối với doanh nghiệp.

Kết luận

Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/