Hướng dẫn gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đúng hạn. Hy vọng rằng bài viết được thực hiện bởi đội ngũ phát triển nội dung từ hoadonxacthuc.com.vn.

1. Hai cách để gửi thông báo phát hành hóa đơn

Sau khi hoàn thành bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 phương thức để gửi đến cơ quan thuế:

• Cách 1: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng.
• Cách 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Nếu doanh nghiệp lựa chọn cách 1 thì phần mềm E-invoice hỗ trợ xuất file trực tiếp dưới dạng .xml để gửi lên cổng thông tin của Tổng cục thuế. Người dùng đăng nhập vào link nhantokhai.gdt.gov.vn để nộp hồ sơ.

>> Tham khảo: Những sổ sách cần in khi quyết toán thuế.

Đầu tiên, doanh nghiệp đăng nhập tài khoản theo mã số thuế, sau đó chọn Tài khoản -> Đăng ký thêm tờ khai -> Thông báo phát hành hóa đơn -> Tiếp tục ->Nộp tờ khai -> Tải file .xml là bạn đã nộp xong hồ sơ thông báo.

Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần chờ 02 ngày làm việc để cơ quan thuế phản hồi. Truy cập website tracuuhoadon.gdt.gov.vn kiểm tra thông tin phát hành của doanh nghiệp. Nếu cơ quan thuế đã đồng ý thì doanh nghiệp có thể khởi tạo, lập và phát hành hóa đơn điện tử.

Nếu doanh nghiệp lựa chọn cách 2 thì sau khi điền đầy đủ thông tin quyết định, thông báo phát hành rồi in ra giấy. Chủ doanh nghiệp cần ký xác nhận và đóng dấu lên tờ thông tin đầy đủ thì bộ hồ sơ mới được coi là hợp lệ.

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp đến cơ quan thuế và chờ nhận kết quả sau 02 ngày làm việc. Nếu doanh nghiệp có đủ điều kiện sử dụng theo đúng quy định thì hồ sơ sẽ được duyệt nhanh chóng.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Thời hạn nộp hồ sơ thông báo theo quy định

Việc nộp bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn này là hoạt động bắt buộc và cần thiết để cơ quan thuế nắm bắt được doanh nghiệp đang sử dụng hình thức hóa đơn nào và có đúng theo quy định không? Bộ hồ sơ thông báo bao gồm:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
• Mẫu hóa đơn.

Đối với doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, thời gian nộp thông báo phát hành hóa đơn được quy định cụ thể trong Thông tư 32/2011/TT_BTC.

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC thì hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 05 ngày trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, một số lưu ý mà quý doanh nghiệp không thể bỏ qua là theo Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC cũng có quy định:

• Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
• Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.
• Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.

Sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn.”

>> Tham khảo: Kiểm toán báo cáo tài chính.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/