Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bị sai sót, đã gửi người mua

Trường hợp này được hướng dẫn cụ thể tại Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã được cơ quan thuế cấp mã và gửi cho người mua rồi mới phát hiện ra sai sót thì căn cứ vào từng tình huống cụ thể để xử lý.

Tình huống 1: Sai sót tên, địa chỉ người mua, không sai mã số thuế và các nội dung khác.

Người bán không cần lập lại hóa đơn mà thực hiện:

• Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn điện tử sai sót.
• Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Căn cứ theo Điểm a, Khoản 5, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về tên, địa chỉ và mã số thuế người mua:

“5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.”

Trường hợp tên, địa chỉ quá dài thì được phép viết tắt một số danh từ thông dụng, cụ thể như sau:

• Phường: P.
• Xã: X.
• Thị trấn: TT.
• Quận: Q.
• Huyện: H.
• Thị xã: TX.
• Thành phố: TP.
• Việt Nam: VN.
• Cổ phần: CP.
• Trách nhiệm hữu hạn: TNHH.
• Khu công nghiệp: KCN.
• Sản xuất: SX.
• Chi nhánh: CN.

Lưu ý: Địa chỉ trên hóa đơn được viết tắt nhưng phải đảm bảo đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Trường hợp thay đổi địa chỉ kinh doanh, tùy theo doanh nghiệp có thay đổi mã số thuế hay không.

Trường hợp thay đổi địa chỉ, không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế

Khi thay đổi địa chỉ kinh doanh mà không làm thay đổi mã số thuế, nếu muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn đã đặt in trước đó, doanh nghiệp cần:

• Đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn trên hóa đơn đặt in.
• Lập Thông báo điều chỉnh hóa đơn gửi cơ quan thuế.

Doanh nghiệp có thể lập Thông báo điều chỉnh thông tin trên phần mềm HTKK, gửi cơ quan thuế và sử dụng hóa đơn có địa chỉ mới.

Trường hợp thay đổi địa chỉ kéo theo thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế, doanh nghiệp cần lưu ý phải làm các thủ tục:

• Lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
• Lập Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng BK01/AC.
• Nộp báo cáo và Bảng kê đã lập cho cơ quan thuế nơi doanh nghiệp chuyển đi.
•  Đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn;
• Lập Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn;
• Lập bảng kê hóa đơn đối với hóa đơn chưa sử dụng;

Tương tự như với thủ tục gửi cho cơ quan thuế nơi chuyển đi, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lập Thông báo và Bảng kê trên phần mềm HTKK, xuất kết file XML rồi gửi online tới cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Tổng hợp quy định về kê khai hóa đơn đầu ra.

Tình huống 2: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc ghi sai quy cách, chất lượng hàng hóa trên hóa đơn

Người bán lựa chọn một trong hai cách:

Cách 1: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót:

• Bước 1: Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
• Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần có dòng chữ sau:

“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót.

• Bước 1: Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
• Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế.

Hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần có dòng chữ sau:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

>> Tham khảo: Mất hóa đơn đầu ra cả 3 liên xử lý như thế nào để không bị phạt.

Những hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu phát hiện ra lỗi sai địa chỉ, cần phải tiến hành điều chỉnh địa chỉ trên hóa đơn điện tử thì sẽ điều chỉnh theo hướng dẫn sau:

– Nếu bên bán chưa gửi hóa đơn sai sót cho bên mua thì:

• Bên bán lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
• Bên bán lập hóa đơn điện tử thay thế mới, đảm bảo có ký số, ký điện tử, gửi tới cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới, thay thế hóa đơn đã sai sót.

– Nếu bên bán đã gửi hóa đơn điện tử có sai sót cho bên mua thì phải áp dụng điều chỉnh hóa đơn điện tử sai địa chỉ như sau:

• Bên bán sẽ thông báo cho bên mua về việc hóa đơn có sai sót
• Bên bán lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo Mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP rồi gửi tới cơ quan thuế và không phải lập lại hóa đơn mới.

>>Tham khảo: Xuất hóa đơn trước ngày nghiệm thu có bị coi là vi phạm không?

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/