Bài viết giải đáp một số quy định về trách nhiệm của các bên có liên quan khi sử dụng chữ ký điện tử. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1.Trách nhiệm của các bên khi sử dụng chữ ký điện tử
1.1. Đối với người ký chữ ký điện tử:
– Là người đại diện hợp pháp và có trách nhiệm kiểm soát hệ chương trình ký điện tử và sử dụng thiết bị đó xác nhận quyết định của mình đối với thông điệp dữ liệu được ký.
– Có biện pháp tránh việc sử dụng chữ ký điện tử của mình bất hợp pháp.
– Khi chữ ký điện tử không còn thuộc sự kiểm soát của mình phải thông báo cho các bên liên quan.
– Đảm bảo tính chính xác của thông tin trong chứng thư điện tử.
– Hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề về chữ ký điện tử của mình.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
1.2. Đối với bên chấp nhận chữ ký điện tử:
– Thực hiện những nội dung trong thông điệp dữ liệu đã được ký bằng chữ ký điện tử.
– Kiểm chứng mức độ tin cậy của chữ ký điện tử trước khi chấp nhận chữ ký điện tử.
– Tiến hành các biện pháp cần thiết để xác minh giá trị pháp lý của chứng thư điện tử và các hạn chế liên quan tới chứng thư điện tử trong trường hợp sử dụng chứng thư điện tử để chứng thực chữ ký điện tử.
– Hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về hậu quả do không tuân thủ quy định tại mục này.
Đây là công cụ không thể thiếu đối với các giao dịch điện tử hiện nay nên doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng chữ ký điện tử cần nắm được một số quy định quan trọng để áp dụng đúng quy định của pháp luật.
>> Tham khảo: Kê khai bỏ sót hóa đơn đầu ra thì xử lý thế nào?
2. Tạo và sử dụng chữ ký điện tử an toàn
Tạo chữ ký trên Excel là cách được nhiều người sử dụng bởi chèn chữ ký trên Excel sẽ không thể chỉnh sửa được nội dung.
Bước 1: Mở file Excel cần tạo chữ ký, để con trỏ chuột tại vị trí muốn đặt chữ ký, chọn “Insert” => “Text”.
Bước 2: Trong mục Text sẽ hiển thị ra một số mục, bạn chọn “ Signature Line” => “Microsoft Office Signature Line”.
Bước 3: Điền thông tin
Tại mục “Signature Setup”, bạn điền thông tin cho chữ ký của mình:
- Signature Signer: Nhập tên của bạn hoặc của người cần ký.
- Suggested signer’s title: Chức danh của người ký
- Suggested signer’s e-mail address: Địa chỉ email của người ký.
- Allow the signer to add comment in the Sign dialog: Tích chọn nếu muốn thêm nhận xét vào chữ ký.
- Show sign date in signature line: Ngày ký.
Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn nhấn “OK” để hoàn tất.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, chữ ký điện tử có thể tạo trong file Word, sẽ có định dạng .docx. Để tạo chữ ký cá nhân, bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Lập file dữ liệu chữ ký điện tử trên Word
Trên trang Word, bạn nhấp chuột vào biểu tượng ‘Insert” => “Signature Line” để mở giao diện tạo chữ ký điện tử.
Bước 2: Điền thông tin
Khi cửa sổ “Signature Setup” được mở ra, bạn điền đầy đủ các thông tin sau đó nhấn “OK”.
Bước 3: Chèn chữ ký điện tử vào văn bản, tài liệu.
Để sử dụng chữ ký điện tử mới tạo trên Word, bạn chỉ cần mở văn bản cần ký điện tử, click đúp chuột vào vị trí cần ký sau đó cửa sổ “Sign” sẽ được mở ra, lựa chọn “Select Image” và tiến hành chèn chữ ký vào văn bản.
Bên cạnh đó, khi sử dụng chữ ký điện tử cũng cần tuân thủ một số nguyên tắc để đảm bảo an toàn. Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử được quy định tại Điều 23, Luật Giao dịch điện tử năm 2005. Trong đó, các bên tham gia giao dịch điện tử và sử dụng chữ ký điện tử có quyền thỏa thuận các vấn đề sau:
- Có thể sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử trong giao dịch.
- Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.
- Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.
>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử xuất sai số tiền theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
(Trong đó: “Chứng thực chữ ký điện tử” là việc xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử (Luật giao dịch điện tử năm 2005))
Lưu ý: Đối với cơ quan nhà nước, chữ ký điện tử phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi