Làm thế nào để doanh nghiệp mới thành lập có thể lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín khi áp dụng hình thức quản lý hóa đơn này đã là bắt buộc? Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những thông tin hữu ích với quý độc giả.
1. Điều kiện cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Để cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện nghiêm ngặt nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ. Doanh nghiệp có thể căn cứ những tiêu chí sau để lựa chọn nhà cung cấp uy tín như sau:
1.1. Điều kiện về kỹ thuật
Đơn vị cần đáp ứng các điều kiện về kỹ thuật bao gồm:
- Hệ thống trang bị kỹ thuật, quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính.
- Có hệ thống thiết bị kỹ thuật dự phòng cách xa trung tâm chính tối thiểu là 20km để sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính xảy ra sự cố.
- Kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế đáp ứng theo yêu cầu tại Mục d, Khoản 1, Điều 23, Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Cùng với đó, sau quá trình kiểm tra, đánh giá, giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice và dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử eTVAN của ThaisonSoft đã đáp ứng các yêu cầu của Luật quản lý thuế 38/2019/QH18, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài Chính.
Theo đó, công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã chính thức được Tổng Cục Thuế lựa chọn ký hợp đồng, thuộc top 3 các tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Vì sao hóa đơn điện tử xác thực giúp minh bạch nền kinh tế?
1.2. Điều kiện về nhân sự
Đơn vị phải có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật có trình độ đại học chuyên ngành công nghệ thông tin, trong đó có nhân viên có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu.
Với 5 trung tâm hỗ trợ khách hàng trên toàn quốc, đội ngũ chuyên viên nhiều năm kinh nghiệm, ThaisonSoft cam kết sẽ đồng hành, tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp 24/7 trong suốt quá trình sử dụng giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice:
- Dịch vụ tư vấn giải pháp, tư vấn sử dụng.
- Dịch vụ triển khai cài đặt tại doanh nghiệp.
- Dịch vụ đào tạo sử dụng.
- Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp tại doanh nghiệp.
- Dịch vụ hỗ trợ từ xa.
- Dịch vụ khắc phục sự cố phần mềm.
1.3. Điều kiện về tài chính
Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử cần có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 5 tỷ đồng để có khả năng giải quyết các rủi ro, bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Trước yêu cầu về hóa đơn điện tử ban hành theo Thông tư 78, ThaisonSoft đã nâng cấp thêm các tính năng mới cho E-invoice chuẩn hóa theo quy định về hóa đơn điện tử . Các nhóm chức năng mới được cập nhật như:
- Nhóm chức năng thiết kế mẫu hóa đơn.
- Nhóm chức năng lập hóa đơn.
- Nhóm chức năng xử lý hóa đơn.
Bên cạnh việc hỗ trợ các doanh nghiệp sử dụng các nhóm chức năng mới cũng như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, ThaisonSoft còn hỗ trợ khách hàng chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và dễ dàng đảm bảo quá trình kiểm tra, lưu trữ và xử lý hóa đơn.
Theo kế hoạch của Tổng cục thuế, triển khai áp dụng hóa đơn điện tử theo 02 giai đoạn bắt đầu từ tháng 11/2021 đến tháng 7/2022. Ở giai đoạn 1, hóa đơn điện tử sẽ áp dụng đối với 06 tỉnh/thành phố, bao gồm: Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định. Giai đoạn 02 áp dụng với các tỉnh/thành phố còn lại.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
1.4. Điều kiện về chủ thể
- Có tối thiểu 5 năm hoạt động, kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Đã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho ít nhất 10 tổ chức.
- Đã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức hoặc các chi nhánh của doanh nghiệp với nhau.
Hóa đơn điện tử (E-invoice) của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là giải pháp hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp FDI lớn tại Việt Nam tin dùng như: Coca Cola, Aeon Mall, CGV, Lazada, Golden Gate,…
Năm 2011, E-invoice trở thành giải pháp hóa đơn điện tử đầu tiên được Tổng cục thuế thẩm định, đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp đưa ra giải pháp số tiết kiệm nhân lực và vật lực trong nhiều năm qua.
Mới đây, trước sự phát triển của công nghệ trên toàn cầu, Bộ Tài chính ban hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2021 và Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 18/09/2021 áp dụng hóa đơn điện tử từng bước và dần dần chuyển đổi toàn diện đem lại lợi ích cho doanh nghiệp và ngành thuế.
Trước quyết định trên, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn trở thành một trong những đơn vị tham gia quá trình kiểm tra, đánh giá và vận hành hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế nhằm đáp ứng các yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ và kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định của Nghị định 123 và Thông tư 78.
2. Phần mềm Einvoice – Thái Sơn là dịch vụ phổ biến hiện nay
Trải qua 20 năm thành lập và phát triển, ThaisonSoft hiện là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực phần mềm dịch vụ công tại Việt Nam và từng 3 năm liền đạt giải Sao Khuê.
ThaisonSoft vinh dự là một trong 6 đơn vị đầu tiên được Cục trưởng Cục thuế thành phố Hà Nội cấp phép thí điểm đầu tiên trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử có mã xác thực tại Việt Nam từ 2015 (Quyết định 58333/QĐ-CT năm 2015).
Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã được tin dùng sử dụng dịch vụ hoá đơn điện tử bởi hơn 100.000 doanh nghiệp. Trong đó nổi bật có thể kể đến: tập đoàn Coca Cola, Grab, tập đoàn Golden Gate, Toyota,…
>> Tham khảo: Cách hạch toán thuế VAT hàng nhập khẩu.
Sản phẩm “Hoá đơn điện tử E-invoice” của ThaisonSoft hiện nay đang là một trong những phần mềm hoá đơn điện tử được triển khai sử dụng phổ biến và hiệu quả nhất tại Việt Nam. Phần mềm E-invoice có nhiều ưu điểm về đảm bảo pháp lý và phù hợp với đặc thù kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp như:
- Dễ dàng quản lý, chống gian lận.
- Thao tác cài đặt đơn giản, sử dụng dễ dàng.
- Có thể thiết kế mẫu hoá đơn điện tử cá nhân hoá theo yêu cầu cho từng doanh nghiệp đảm bảo đầy đủ thông tin theo tiêu chuẩn.
- Cổng kí tiện dụng: một chữ ký số mã hoá có thể sử dụng cho nhiều hoá đơn
- Trên hết, đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng của ThaisonSoft luôn sẵn sàng phục vụ 24/7, đảm bảo việc kinh doanh và hoạt động của khách hàng không bị gián đoạn do các sự cố rủi ro khi sử dụng sản phẩm.
Hiện nay, hóa đơn điện tử đã trở thành phương thức hóa đơn phổ biến trong hầu hết các doanh nghiệp. Lý do không chỉ bởi quy định bắt buộc chuyển đổi hoá đơn điện tử của pháp luật hiện hành mà còn bởi khi sử dụng hoá đơn điện tử, các doanh nghiệp sẽ nhận được rất nhiều lợi ích lớn hơn hẳn như khi dùng hóa đơn giấy:
– Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian lập, xuất hóa đơn mà vẫn đảm bảo nâng cao hiệu quả kinh doanh.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
– Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí hóa đơn: Giấy, in ấn,…
– Quy trình lập, xuất hóa đơn điện tử cũng được rút gọn hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy.
– Các rủi ro về hóa đơn sẽ được xóa bỏ: cháy, mất, hỏng, thất lạc hóa đơn,… như khi sử dụng hóa đơn giấy.
– Hạn chế tối đa rủi ro khi xuất hoá đơn điện tử nhờ hệ thống đồng bộ dữ liệu thông minh trên phần mềm hóa đơn điện tử.
– Tăng tính bảo mật cho dữ liệu hóa đơn doanh nghiệp, nhất là khi doanh nghiệp áp dụng các phần mềm hoá đơn điện tử có áp dụng công nghệ bảo mật hàng đầu Blockchain như E-invoice của ThaisonSoft.
Thông minh, tiện ích là vậy song việc sử dụng hóa đơn điện tử vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định:
– Người dùng chỉ có thể tạo lập, truy cập kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp khi có máy tính hoặc laptop.
– Ngoài thời gian đăng nhập, người dùng nhiều khi phải chờ đợi máy tính, laptop khởi động, có trường hợp khá mất thời gian.
>> Tham khảo: Những loại hóa đơn nào không cần đóng dấu doanh nghiệp?
– Trường hợp kế toán doanh nghiệp nghỉ phép đột xuất hay công tác xa, rất dễ dẫn tới gián đoạn trong tạo lập hóa đơn của DN.
– Các nhà quản lý, lãnh đạo bắt buộc phải luôn mang theo laptop thì mới có thể xem hóa đơn, kiểm tra hóa đơn mọi lúc, mọi nơi.
Nhằm khắc phục những tồn tại trên, gia tăng tối đa trải nghiệm tiện ích cho người dùng, ThaisonSoft đã không ngừng nghiên cứu và trở thành một trong những nhà cung cấp hóa đơn điện tử đầu tiên tạo ra ứng dụng hóa đơn điện tử phiên bản di động.
Theo đó, người dùng khi tải app E-invoice sẽ có thể dễ dàng lập, xuất hay kiểm tra hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi, ngay trên thiết bị điện thoại di động có kết nối mạng Internet của mình.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi