Những trường hợp nào doanh nghiệp chưa phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Hóa đơn điện tử là gì? Vì sao phải sử dụng hóa đơn điện tử?
– Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử đem đến nhiều lợi ích thiết thực với doanh nghiệp và cơ quan thuế. Cụ thể:
Tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp
Thay vì phải mất chi phí in ấn, bảo quản, vận chuyển hóa đơn, đầu tư cơ sở, thiết bị lưu trữ hóa đơn, với hóa đơn điện tử, tất cả chi phí này đều được giảm tới mức tối đa, giúp giảm trực tiếp giá thành trên từng số hóa đơn. Với những đơn vị phát hành nhiều hóa đơn, khoản chi phí tiết kiệm được nhờ hóa đơn điện tử là không nhỏ.
Rút ngắn thời gian, thuận tiện khi thực hiện nghiệp vụ & giao dịch
Sử dụng hóa đơn điện tử giúp các nghiệp vụ kế toán được thực hiện nhanh chóng hơn. Toàn bộ dữ liệu được lưu một cách hệ thống, khoa học trên phần mềm giúp dễ dàng tra cứu, trích xuất thông tin, tổng hợp báo cáo khi cần thiết.
Không chỉ vậy, nếu như trước đây, khách hàng phải tốn một vài ngày để chờ chuyển phát hóa đơn, thì nay, khách hàng gần như có thể nhận hóa đơn tức thì bởi bên bán có thể gửi thông tin hóa đơn qua các phương tiện điện tử như email, SMS…
An toàn, bảo mật cao
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ gạt bỏ được rủi ro hóa đơn cháy, hỏng, thất lạc.
Nếu doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế thì khả năng làm giả hóa đơn gần như là không thể, bởi mã xác thực trên mỗi hóa đơn đều được cấp trực tiếp và duy nhất từ hệ thống của Tổng cục Thuế. Bên cạnh đó, với công nghệ của các đơn vị cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử, dữ liệu hóa đơn được cam kết bảo mật bằng những công nghệ mới nhất.
>> Tham khảo: Biên lai bảo hiểm y tế và những quy định cần lưu ý.
Bên trên chỉ là một vài trong số những lợi ích nổi bật hóa đơn điện tử đem lại cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh nếu chưa triển khai hóa đơn điện tử thì nên có các bước chuẩn bị ngay để không chỉ tránh bị động khi thời hạn chuyển đổi đang đến gần mà còn để tận dụng những lợi ích hóa đơn điện tử đem lại, tăng hiệu quả và nâng cao tính cạnh tranh cho đơn vị mình.
2. Trường hợp nào chưa phải sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo Khoản 2, Điều 11, Thông tư 78/2021/TT-BTC, hộ, cá nhân kinh doanh phải áp dụng hóa đơn điện tử từ 1/7/2022. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp đặc biệt được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn, không thể giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không có hệ thống phần mềm kế toán, không đủ điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin, không có phần mềm hóa đơn điện tử và truyền dữ liệu điện tử đến người mua và cơ quan thuế.
Những đối tượng này được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy của quan thuế. Tuy nhiên thời gian sử dụng tối đa là 12 tháng.
>> Tham khảo: Quy định về ngày lập và ngày ký số trên hóa đơn điện tử.
Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành thì các doanh nghiệp, cá nhân được phép mua hóa đơn của cơ quan thuế sẽ chỉ phải trả chi phí đúng theo giá niêm yết đã được quy định bởi cơ quan thuế. Mọi chi phí phát sinh khác đều là trái với quy định pháp luật.
Bên cạnh đó, các đơn vị kinh doanh cũng cần lưu ý rằng: Việc bán hóa đơn bắt buộc phải do cơ quan thuế thực hiện. Doanh nghiệp cần nắm vững quy định này để tránh bị lừa, mua phải hóa đơn giả, bất hợp pháp, dẫn tới nhiều rủi ro có thể xảy ra.
Để có thể mua thành công hóa đơn của cơ quan thuế, các đơn vị kinh doanh phải chuẩn bị hồ sơ đăng ký đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
– Đơn đề nghị mua theo mẫu số 3.3, ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.
– Văn bản cam kết về địa chỉ sản xuất, kinh doanh của đơn vị kinh doanh; giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép đầu từ, giấy phép hành nghề hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền theo đúng mẫu số 3.16, ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.
– Giấy ủy quyền và giấy chứng minh nhân dân (thẻ căn cước công dân) của người mua. Tuy nhiên, đơn vị kinh doanh chỉ lập giấy ủy quyền trong hồ sơ nếu trường hợp người mua không phải là đại diện pháp luật của đơn vị kinh doanh.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Lưu ý rằng:
– Các đơn vị kinh doanh khi mua hóa đơn của cơ quan thuế từ lần thứ 2 trở đi thì hồ sơ đăng ký không cần phải có “Văn bản cam kết”.
– Các doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao phải chuyển sang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in của cơ quan thuế, nếu như vẫn còn hóa đơn giấy không thể tiếp tục sử dụng thì cần tiến hành lập và thêm Bảng kê hóa đơn hết giá trị sử dụng vào hồ sơ.
Kết luận
Để được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi