Doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử cần lưu ý những quy định gì để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp. Bài viết từ hoadonxacthuc, hy vọng sẽ giải đáp được những thắc mắc từ quý độc giả.
1. Quy định về mẫu hóa đơn hợp lệ và hợp pháp
Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp khi đảm bảo được các điều kiện sau:
1.1. Tính hợp pháp
Theo quy định tại khoản 7, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tính hợp pháp của hóa đơn thể hiện bằng việc đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung của hóa đơn theo quy định. Cụ thể, hóa đơn điện tử có tính hợp pháp là:
- Hóa đơn điện tử phải đảm bảo đúng định dạng (định dạng văn bản XML) theo tiêu chuẩn định dạng được quy định tại Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Hóa đơn điện tử đã được doanh nghiệp, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng theo quy định và được Cơ quan thuế chấp nhận trước khi đưa vào sử dụng.
- Hóa đơn được lập đúng thời điểm, đúng và đầy đủ nội dung theo quy định (Xem chi tiết tại Mục 2 bên dưới).
- Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì cần phải được cơ quan thuế cấp mã trước khi giao cho bên mua. Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh chỉ được sử dụng sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Những tiêu thức không bắt buộc trên hóa đơn điện tử.
1.2. Tính hợp lệ
- Tính hợp lệ được thể hiện khi hóa đơn đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn.
- Hóa đơn phải có chữ ký số của doanh nghiệp, hộ kinh doanh trước khi gửi cho người mua (trừ các trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của doanh nghiệp, hộ kinh doanh quy định tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Hóa đơn phải được lập, quản lý, sử dụng theo nguyên tắc được pháp luật quy định (xem chi tiết tại Mục 3 bên dưới).
1.3. Tính hợp lý
Hóa đơn được xác định là hợp lý khi hóa đơn đó thực tế phát sinh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hộ kinh doanh (là những hoạt động được xác định trong phạm vi được cấp phép trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp, hộ kinh doanh).
Trên đây là mẫu hóa đơn điện tử mới nhất năm 2024. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, có 7 mẫu hóa đơn điện tử phổ biến được áp dụng. Để kiểm tra mẫu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý về tính hợp lệ, hợp lý và hợp pháp của hóa đơn.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2. Giải pháp thiết kế mẫu hóa đơn điện tử chuyên nghiệp
Khi nhanh chóng chuyển đổi hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp không chỉ rút ngắn được quy trình lập xuất hóa đơn, tối ưu hệ thống lưu trữ, quản lý hóa đơn mà các phần mềm hóa đơn điện tử như E-invoice còn hỗ trợ các doanh nghiệp tính năng tự thiết kế hóa đơn như chuyên gia.
Việc có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn phù hợp, chuyên nghiệp không chỉ giúp các doanh nghiệp tối ưu tiết kiệm chi phí mà còn góp phần tạo ra dấu ấn riêng, gia tăng tính nhận diện thương hiệu cho các đơn vị kinh doanh.
Thực tế, khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, các doanh nghiệp sẽ được cung cấp một kho mẫu hóa đơn rất đa dạng, thoải mái lựa chọn mẫu hóa đơn ưng ý, phù hợp với đặc điểm ngành hàng, dịch vụ mà đơn vị mình đang kinh doanh.
Hơn thế, người dùng cũng có thể tiến hành tự thiết kế mẫu hóa đơn như chuyên gia, tạo mẫu hóa đơn đẹp, độc đáo, mang đậm dấu ấn thương hiệu từ trong các chi tiết nhỏ nhất: màu sắc, hoa văn, logo,… chỉ với chức năng hỗ trợ thiết kế mẫu hóa đơn của E-invoice.
Hiện nay, đa phần các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp đều hỗ trợ người dùng tính năng tự thiết kế hóa đơn. Các bước để tự thiết kế mẫu hóa đơn về cơ bản đều được tiến hành tương tự nhau.
>> Tham khảo: Quy định mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn và doanh nghiệp cách tự thiết kế mẫu hóa đơn dễ dàng, chuyên nghiệp trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
Để có thể tiến hành thiết kế mẫu hóa đơn điện tử, trước tiên bạn phải đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
Cụ thể với phần mềm E-invoice của ThaisonSoft, bạn tiến hành đăng nhập bằng cách:
– Nhập mã số thuế doanh của doanh nghiệp;
– Điền tên đăng nhập;
– Nhập mật khẩu;
– Nhấn nút “Đăng nhập”.
Bước 2: Chọn chức năng “Phát hành” hóa đơn
Trên giao diện chính của hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn nhấn chọn chức năng “Phát hành”, chọn tiếp “1. Mẫu hóa đơn” để có thể khởi tạo thêm mẫu hóa đơn mới.
>> Có thể bạn quan tâm: Telex release là gì trong xuất nhập khẩu?
Bước 3: Tạo thêm mẫu hóa đơn điện tử
Trên giao diện “Danh sách mẫu hóa đơn”, bạn nhấn chọn ô “Thêm mới” ở góc trên, bên phải màn hình, để khởi tạo và thiết kế mẫu hóa đơn điện tử mới cho doanh nghiệp mình.
Tiếp đó, bạn cần tiến hành chọn:
– Chọn “Nguồn mẫu hóa đơn” để lấy mẫu hóa đơn từ “Kho mẫu trực tuyến” có sẵn hay “Mẫu thiết kế riêng” để tự tiến kế mẫu hóa đơn . Thực tế, “Mẫu thiết kế riêng” là một trong những tính năng mới, riêng có và nổi bật trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft, giúp hỗ trợ doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn như chuyên gia, vừa đầy tiện ích lại tối ưu tiết kiệm chi phí.
– Chọn “Loại hóa đơn” mà bạn muốn thay đổi mẫu hóa đơn điện tử: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hay phiếu xuất kho.
– Chọn “Ngôn ngữ” là tiếng Việt hay song ngữ mà bạn muốn hiển thị trên mẫu hóa đơn điện tử mới sắp được tạo.
Ngoài ra, bạn có thể tùy chọn cả khổ giấy, loại trang và có hay không có logo doanh nghiệp cho mẫu hóa đơn điện tử mới sắp được tạo.
Sau khi chọn xong các tiêu chí cơ bản muốn có trên hóa mẫu hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ hiển thị đến bạn một số mẫu hóa đơn phù hợp với tiêu chí đã lọc, bạn chỉ việc nhấn chọn một trong những mẫu đó để có thể trực tiếp tự thiết kế, chỉnh sửa, tạo mẫu hóa đơn mà mình muốn.
>> Tham khảo: Thuế TNCN đối với tiền làm thêm giờ tính thế nào?
Bước 4: Thiết kế mẫu hóa đơn
Tiếp đó, hệ thống sẽ chuyển tới giao diện chỉnh sửa, thiết kế mẫu hóa đơn.
Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh thiết kế tên mẫu hóa đơn , font chữ hóa đơn, các họa tiết viền, hình nền,… hay chèn logo trên hóa đơn theo như ý muốn của mình và doanh nghiệp.
Sau khi đã thiết kế được mẫu hóa đơnưng ý, bạn nhấn “Ghi” để lưu lại.
Khi này, hệ thống sẽ xác nhận lại xem bạn có chắc chắn muốn lưu thiết kế này vào danh sách phát hành mẫu hóa đơn hay không. Nếu đồng ý, bạn chỉ cần nhấn ô “Thực hiện” là xong.
Tới đây, bạn hoàn tất các bước tự thiết kế hóa đơn và tạo được mẫu hóa đơn doanh nghiệp mình mong muốn.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, sau khi đã thiết kế được mẫu hóa đơn có in logo đẹp, ưng ý, doanh nghiệp cần phải nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan thuế trực thuộc, được cơ quan thuế chấp nhận thì mới có thể sử dụng.
>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi