Nguyên tắc và điều kiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã thực hiện chuyển đổi hóa đơn từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, do nhiều nhu cầu từ khách hàng hoặc lưu trữ văn bản nên vẫn phải in hóa đơn giấy. Vậy nguyên tắc và điều kiện để chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như thế nào? Việc chuyển đổi sang hóa đơn giấy với doanh nghiệp đã thực hiện hóa đơn điện tử thì hóa đơn giấy có hiệu quả hay không? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Hóa đơn điện tử có chuyển sang hóa đơn giấy được không?

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã triển khai sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, với trường hợp người mua hàng có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, người bán có thể thực hiện được không, được chuyển đổi bao nhiêu lần? là thắc mắc của không ít khách hàng cũng như doanh nghiệp.

Theo khoản 1 điều 12 trong thông tư 32/2011/TT-BTC đã quy định hóa đơn điện tử có thể chuyển sang hóa đơn giấy và có giá trị ngang nhau. Cụ thể:

• Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 1 lần.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các quy định và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy

Trường hợp nêu người giữ làm mất hóa đơn chuyển đổi sẽ không bị phạt. Lúc này, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử bằng file thay thế để cung cấp cho cơ quan chức năng. File cung cấp phải bao gồm ứng dụng đọc file. Đó là điểm vượt trội nếu doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử bởi khả năng lưu trữ tốt hơn so với hóa đơn giấy.

Nguyên tắc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Được quy định rõ trong khoản 1 điều 12 trong thông tư 32/2011/TT-BTC quy định rõ nguyên tắc áp dụng khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

“Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.”

Bên cạnh đó còn quy định với hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy có thể chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa bằng cách đáp ứng các điều kiện chuyển đổi. Về cơ bản phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua và người bạn khi được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để lưu trữ chứng từ kế toán sẽ áp dụng theo quy định trong Luật Kế Toán.

Điều kiện chuyển đổi

Để thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Trong bản giấy sau khi được chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc. Như vậy doanh nghiệp có trách nhiệm kiểm tra lại sau khi in hóa đơn điện tử ra giấy trước khi giao cho khách hàng hoặc đem đi lưu trữ.
• Với bản hóa đơn giấy được in ra từ hóa đơn điện tử pháp có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Điều này tránh nhầm lẫn với các loại hóa đơn giấy thông thường. Đây cũng là cách để nhận diện trong quá trình kiểm tra lại giấy tờ sổ sách hoặc đối chứng khi có vấn đề xảy ra.
• Hóa đơn giấy phải đáp ứng điều kiện là có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Ký hiệu riêng trên hoá đơn giấy được chuyển đổi

Như đã nói ở trên khi thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp hay khách hàng đều có giá trị pháp lý.

Tuy nhiên, hóa đơn giấy phải đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn. Trong đó cụ thể có các thông tin cần được kiểm tra kĩ trước khi xuất hóa đơn giấy ra bao gồm: ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Về các ký hiệu trên hóa đơn giấy được quy định rõ trong khoản 4 điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:

“Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn và được ghi rõ (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”