Mẫu 04 kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP được sử dụng trong các trường hợp doanh nghiệp cần hủy hóa đơn điện tử. Cụ thể, theo Điều 10, Thông tư 68/2019/TT-BTC:
Trường hợp 1: Phát hiện sai sót khi chưa gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho người mua
Người bán lập Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót, lập hóa đơn điện tử mới để ký số gửi cơ quan thuế cấp lại mã.
Cơ quan thuế hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng xảy ra sai sót trên hệ thống.
Hóa đơn có mã của cơ quan thuế, trước đây được gọi là hóa đơn có mã xác thực, là một loại hóa đơn điện tử được cấp mã thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT.
Theo đúng quy định, bên bán sẽ phải ký điện tử trên các hóa đơn có mã. Đồng thời, các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng loại hình hóa đơn này thì sẽ không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gửi lên cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Hướng dẫn tính thuế TNCN cho chuyên gia nước ngoài.
Muốn sử dụng hóa đơn điện tử có mã, các tổ chức, doanh nghiệp phải thuộc những trường hợp quy định sau:
– Là tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
– Là tổ chức, doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế.
– Là các hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, thường xuyên sử dụng từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ khoảng 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng; có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
– Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định pháp luật.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Trường hợp 2: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện sai sót
Sai tên, địa chỉ, không sai mã số thuế: thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và thông báo với cơ quan thuế, sử dụng Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và không cần lập lại hóa đơn.
Sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng:
- Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”.
- Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Trường hợp 3: cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử cấp mã có sai sót thì cần thực hiện
Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán cần thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ
CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã bị sai sót.
Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số/ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã, thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua.
Để sử dụng Mẫu số 04, kế toán cần xác định sai sót thuộc trường hợp nào căn cứ vào các tiêu chí sau:
- Thời điểm phát hiện sai sót trên hóa đơn: Trước khi gửi cho người mua hay sau khi gửi cho người mua.
- Nội dung sai sót trên hóa đơn: Hóa đơn có sai các thông tin quan trọng như mã số thuế, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa,… hay không.
- Đối tượng phát hiện sai sót: Người bán/người mua hay cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Hội nghị về chuyển đổi hóa đơn điện tử.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi