Hóa đơn nhập khẩu là gì? Quy định và cách hạch toán hóa đơn hàng nhập khẩu

Hóa đơn nhập khẩu là cách gọi phổ biến đối với hóa đơn thương mại do người bán nước ngoài phát hành khi doanh nghiệp Việt Nam mua hàng hóa từ nước ngoài. Đây là một trong những chứng từ quan trọng trong bộ hồ sơ nhập khẩu, được sử dụng để xác định trị giá giao dịch, thực hiện thủ tục hải quan và làm căn cứ tính các khoản thuế liên quan. Trên thực tế, “hóa đơn nhập khẩu” không phải là tên một loại hóa đơn điện tử theo pháp luật hóa đơn, chứng từ Việt Nam. Doanh nghiệp cần phân biệt “commercial invoice” của người bán nước ngoài, tờ khai hải quan, chứng từ nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT khâu nhập khẩu và hóa đơn điện tử do doanh nghiệp Việt Nam lập khi bán hàng sau nhập khẩu.

1. Hóa đơn nhập khẩu là gì?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, commercial invoice (hóa đơn thương mại) là chứng từ do người bán nước ngoài lập để ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa với doanh nghiệp nhập khẩu.

Hóa đơn thường thể hiện các thông tin như:

• Người bán;
• Người mua;
• Tên hàng hóa;
• Số lượng;
• Đơn giá;
• Tổng trị giá;
• Điều kiện giao hàng;
• Đồng tiền thanh toán;
• Phương thức thanh toán;
• Số và ngày hóa đơn;
• Thông tin vận chuyển hoặc các nội dung liên quan nếu có.

Doanh nghiệp Việt Nam sử dụng hóa đơn thương mại cùng các chứng từ khác để thực hiện thủ tục nhập khẩu.

Lưu ý: Không nên hiểu commercial invoice là “hóa đơn GTGT đầu vào” của Việt Nam. Hóa đơn do nhà cung cấp nước ngoài phát hành và chứng từ thuế tại khâu nhập khẩu có bản chất, chức năng khác nhau.

>> Tham khảo: Ký hiệu mẫu số hóa đơn là gì?

2. Hóa đơn nhập khẩu dùng để làm gì?

Hóa đơn thương mại có vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình nhập khẩu.

Xác định giá trị giao dịch

Hóa đơn thể hiện giá trị hàng hóa mà doanh nghiệp phải thanh toán cho đối tác nước ngoài. Đây là dữ liệu quan trọng trong việc xác định trị giá hải quan theo quy định.

Làm hồ sơ khai hải quan

Thông tin trên hóa đơn được sử dụng để đối chiếu với các chứng từ trong bộ hồ sơ nhập khẩu và dữ liệu khai báo hải quan.

Xác định nghĩa vụ thuế

Giá trị hàng hóa, mã hàng, xuất xứ và các yếu tố liên quan có thể ảnh hưởng đến việc xác định:

• Thuế nhập khẩu;
• Thuế GTGT khâu nhập khẩu;
• Thuế tiêu thụ đặc biệt nếu hàng hóa thuộc diện chịu thuế;
• Thuế bảo vệ môi trường nếu thuộc đối tượng áp dụng;
• Các khoản thuế khác theo từng loại hàng.

Làm căn cứ kế toán

Hóa đơn thương mại cùng tờ khai hải quan, chứng từ thanh toán và chứng từ thuế giúp doanh nghiệp xác định giá trị hàng nhập khẩu và thực hiện hạch toán theo chế độ kế toán áp dụng.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Bộ chứng từ nhập khẩu thường gồm những gì?

Tùy loại hình giao dịch, phương thức vận chuyển và yêu cầu quản lý, bộ hồ sơ nhập khẩu có thể bao gồm nhiều chứng từ.

Một số chứng từ thường gặp:

Không phải mọi lô hàng đều có bộ chứng từ hoàn toàn giống nhau. Doanh nghiệp cần căn cứ vào từng giao dịch cụ thể.

>> Tham khảo: Hóa đơn tài chính là gì?

4. Hóa đơn nhập khẩu có phải hóa đơn GTGT không?

Không.

Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Commercial invoice do nhà cung cấp nước ngoài phát hành là chứng từ thương mại của giao dịch xuất nhập khẩu. Nó không phải hóa đơn GTGT do một doanh nghiệp Việt Nam phát hành theo quy định về hóa đơn, chứng từ.

Đối với hàng hóa nhập khẩu, thuế GTGT được xem xét tại khâu nhập khẩu theo quy định. Doanh nghiệp căn cứ vào hồ sơ hải quan và chứng từ nộp thuế để xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.

Bộ từ khóa của E-Invoice cũng phân biệt rõ các chủ đề “thuế GTGT của hàng nhập khẩu”, “hạch toán thuế GTGT hàng nhập khẩu” và “thuế GTGT hàng nhập khẩu có được khấu trừ không”.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

5. Hóa đơn nhập khẩu có phải nộp thuế không?

Bản thân hóa đơn không phải là đối tượng chịu thuế. Hàng hóa nhập khẩu mới là đối tượng được xem xét nghĩa vụ thuế theo quy định.

Tùy từng loại hàng hóa, doanh nghiệp có thể phát sinh:

Thuế nhập khẩu

Mức thuế phụ thuộc vào mã HS, xuất xứ hàng hóa, chính sách thuế và các yếu tố liên quan.

Một số hàng hóa có thể được hưởng mức thuế ưu đãi hoặc ưu đãi đặc biệt nếu đáp ứng điều kiện tương ứng.

Thuế GTGT khâu nhập khẩu

Hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT khi nhập khẩu sẽ phải thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định.

Các loại thuế khác

Tùy hàng hóa, doanh nghiệp có thể phải nộp thêm thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường hoặc các khoản khác.

Do đó, khi nhập khẩu, kế toán cần xác định đầy đủ nghĩa vụ thuế thay vì chỉ quan tâm đến thuế nhập khẩu.

>> Tham khảo: Các loại báo cáo thuế doanh nghiệp cần nộp.

6. Cách xác định trị giá tính thuế nhập khẩu

Trị giá tính thuế nhập khẩu không phải lúc nào cũng đơn giản là số tiền ghi trên commercial invoice.

Việc xác định trị giá hải quan được thực hiện theo các quy định về trị giá hải quan và phương pháp xác định tương ứng.

Doanh nghiệp cần lưu ý đến các yếu tố như:

• Giá mua;
• Điều kiện giao hàng;
• Chi phí vận chuyển;
• Chi phí bảo hiểm;
• Các khoản phải cộng hoặc điều chỉnh theo quy định;
• Quan hệ đặc biệt giữa người mua và người bán nếu có.

Đây là lý do kế toán và bộ phận xuất nhập khẩu cần phối hợp khi xác định giá trị hàng nhập khẩu.

7. Thuế GTGT hàng nhập khẩu có được khấu trừ không?

Trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ và hàng hóa phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế GTGT, thuế GTGT đã nộp ở khâu nhập khẩu có thể được khấu trừ nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật thuế GTGT.

Doanh nghiệp cần có hồ sơ chứng minh, trong đó đặc biệt lưu ý:

• Tờ khai hải quan;
• Chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu;
• Chứng từ liên quan đến hàng hóa;
• Hồ sơ thanh toán theo điều kiện áp dụng;
• Mục đích sử dụng hàng hóa.

Không nên chỉ căn cứ vào commercial invoice để xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

>> Tham khảo: Hóa đơn thay thế.

8. Hạch toán hàng nhập khẩu như thế nào?

Tùy chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng và đặc điểm giao dịch, kế toán thực hiện các bút toán phù hợp.

Về nguyên tắc, khi hàng hóa nhập khẩu, doanh nghiệp cần theo dõi:

• Giá trị hàng mua;
• Thuế nhập khẩu;
• Thuế GTGT khâu nhập khẩu;
• Chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các chi phí liên quan;
• Công nợ với nhà cung cấp nước ngoài;
• Công nợ hoặc nghĩa vụ với cơ quan thuế.

Ví dụ, doanh nghiệp nhập một lô hàng có giá trị theo hóa đơn thương mại là 500 triệu đồng. Sau khi làm thủ tục, doanh nghiệp phát sinh thuế nhập khẩu và thuế GTGT khâu nhập khẩu.

Kế toán không nên chỉ ghi nhận 500 triệu đồng theo commercial invoice mà cần tổng hợp các khoản chi phí, thuế liên quan để xác định giá trị hàng nhập kho và thuế được khấu trừ theo đúng quy định.

9. Hóa đơn nhập khẩu có cần chữ ký số không?

Commercial invoice do nhà cung cấp nước ngoài phát hành không được xử lý giống hóa đơn điện tử Việt Nam.

Việc ký, phát hành và gửi hóa đơn thương mại phụ thuộc vào quy định và phương thức giao dịch của bên bán nước ngoài.

Trong khi đó, doanh nghiệp Việt Nam sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử với cơ quan hải quan, cơ quan thuế và các hệ thống liên quan theo yêu cầu.

Vì vậy, cần phân biệt:

Chữ ký trên commercial invoice ≠ chữ ký số của doanh nghiệp Việt Nam trên hồ sơ điện tử.

10. Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn nhập khẩu như thế nào?

Hóa đơn thương mại và các chứng từ nhập khẩu cần được lưu trữ cùng bộ hồ sơ của giao dịch để phục vụ:

• Hạch toán kế toán;
• Kê khai thuế;
• Kiểm tra nội bộ;
• Đối chiếu công nợ;
• Giải trình với cơ quan thuế;
• Kiểm tra sau thông quan khi có yêu cầu.

Doanh nghiệp nên xây dựng hồ sơ theo từng lô hàng, bao gồm:

Hợp đồng → Commercial Invoice → Packing List → Vận đơn → Tờ khai hải quan → Chứng từ nộp thuế → Chứng từ thanh toán → Hồ sơ nhập kho.

Cách lưu trữ này giúp kế toán dễ dàng truy xuất khi cần đối chiếu.

11. Những sai sót thường gặp khi xử lý hóa đơn nhập khẩu

Một số lỗi doanh nghiệp cần tránh:

• Nhầm commercial invoice với hóa đơn GTGT: Dẫn đến xác định sai chứng từ đầu vào.
• Không đối chiếu hóa đơn với tờ khai: Thông tin về số lượng, trị giá hoặc hàng hóa có thể không thống nhất.
• Xác định sai trị giá tính thuế: Có thể dẫn đến sai số thuế phải nộp.
• Bỏ sót chi phí liên quan: Ảnh hưởng đến giá trị hàng nhập kho.
• Không lưu chứng từ nộp thuế: Gây khó khăn khi chứng minh thuế GTGT đầu vào.
• Hạch toán sai tỷ giá: Giao dịch ngoại tệ cần được xử lý theo quy định kế toán áp dụng.
• Không kiểm tra mã HS và chính sách thuế: Có thể dẫn đến xác định sai thuế nhập khẩu.

Kết luận

Hóa đơn nhập khẩu thường được dùng để chỉ commercial invoice do người bán nước ngoài phát hành, là một chứng từ quan trọng trong bộ hồ sơ nhập khẩu. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hiểu rõ đây không phải hóa đơn GTGT của Việt Nam.

Khi xử lý hàng nhập khẩu, doanh nghiệp cần đồng thời quản lý commercial invoice, tờ khai hải quan, chứng từ vận tải, chứng từ nộp thuế và các hồ sơ liên quan. Đặc biệt, cần phân biệt rõ giá trị trên hóa đơn thương mại, trị giá tính thuế, thuế nhập khẩu và thuế GTGT khâu nhập khẩu.

Việc kiểm tra và lưu trữ đầy đủ hồ sơ ngay từ khi phát sinh giao dịch sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong hạch toán hàng nhập khẩu, kê khai thuế GTGT, đối chiếu công nợ và giải trình khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/