Hóa đơn thay thế là gì? Cách lập hóa đơn thay thế mới nhất 2026

Trong quá trình lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể phát hiện hóa đơn đã phát hành bị sai mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, thuế suất hoặc các thông tin bắt buộc khác. Một trong những phương án xử lý được pháp luật cho phép là lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập sai. Từ ngày 01/7/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót được thực hiện theo quy định mới tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Kế toán cần xác định đúng trường hợp được thay thế, nội dung phải ghi trên hóa đơn mới và đặc biệt lưu ý nguyên tắc xử lý nếu tiếp tục phát hiện sai sót.

1. Hóa đơn thay thế là gì?

Có thể hiểu hóa đơn thay thế là hóa đơn điện tử mới được người bán lập để thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót trong trường hợp pháp luật cho phép xử lý bằng hình thức thay thế.

Khác với hóa đơn điều chỉnh thường tập trung phản ánh nội dung hoặc giá trị cần điều chỉnh, hóa đơn thay thế được lập mới với đầy đủ nội dung chính xác của giao dịch sau khi sửa sai.

Đồng thời, hóa đơn mới phải thể hiện rõ thông tin liên kết với hóa đơn bị thay thế.

Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

Đây là thông tin quan trọng giúp người bán, người mua và cơ quan thuế xác định mối liên hệ giữa hóa đơn mới và hóa đơn đã lập sai.

2. Trường hợp nào được lập hóa đơn thay thế?

Không phải hóa đơn có bất kỳ lỗi nào cũng phải lập hóa đơn thay thế.

Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu hóa đơn sai các nội dung như:

• Mã số thuế;
• Tên hàng hóa;
• Quy cách, chất lượng hàng hóa;
• Số tiền ghi trên hóa đơn;
• Thuế suất;
• Tiền thuế;
• Hoặc các nội dung bắt buộc khác thuộc trường hợp phải xử lý,

người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập sai.

Ví dụ, Công ty A xuất hóa đơn cho Công ty B nhưng nhập sai mã số thuế người mua. Sau khi phát hiện, Công ty A có thể lựa chọn phương án lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn sai theo quy định.

Điểm cần lưu ý là không nên mặc định cứ hóa đơn sai là phải thay thế. Với một số lỗi không ảnh hưởng đến các chỉ tiêu trọng yếu, cách xử lý đơn giản hơn.

>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Trường hợp nào không cần lập hóa đơn thay thế?

Trường hợp hóa đơn chỉ sai các thông tin như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác, nhưng không sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT theo quy định. Cơ quan nhà nước cũng đã có hướng dẫn thực tế về trường hợp sai tên, địa chỉ theo nguyên tắc này.

Do đó, trước khi lập hóa đơn thay thế, kế toán nên xác định chính xác chỉ tiêu nào bị sai, tránh lập thêm hóa đơn không cần thiết.

>> Tham khảo: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử năm 2026.

4. Cách lập hóa đơn thay thế theo quy định mới

Khi xác định thuộc trường hợp cần xử lý và lựa chọn phương án thay thế, doanh nghiệp có thể thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Xác định hóa đơn và nội dung sai

Kiểm tra hóa đơn đã lập để xác định:

• Số hóa đơn;
• Ký hiệu;
• Ngày lập;
• Nội dung bị sai;
• Thông tin chính xác cần thể hiện lại.

Việc kiểm tra toàn bộ hóa đơn ở bước này rất quan trọng. Nếu đã quyết định thay thế, doanh nghiệp nên rà soát đầy đủ để tránh hóa đơn thay thế tiếp tục bị sai.

Bước 2: Thực hiện thủ tục cần thiết trước khi thay thế

Doanh nghiệp cần kiểm tra trường hợp cụ thể có phải thông báo sai sót với cơ quan thuế hoặc lập văn bản thỏa thuận với người mua theo quy định hay không.

Đặc biệt, Mẫu 04/SS-HĐĐT không phải thủ tục có thể áp dụng máy móc cho mọi trường hợp hóa đơn thay thế. Cần căn cứ loại hóa đơn và nguyên nhân sai để xác định đúng quy trình.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới

Người bán lập một hóa đơn mới với các thông tin chính xác.

Trên hóa đơn phải có nội dung xác định đây là hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai, bao gồm mẫu số, ký hiệu, số và ngày của hóa đơn cũ.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 4: Ký và gửi hóa đơn

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới.

Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn cho người mua.

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi cho người mua.

5. Một hóa đơn thay thế được nhiều hóa đơn sai không?

Có, nhưng phải đáp ứng điều kiện cụ thể.

Đây là điểm thực tế đáng chú ý tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Trường hợp trong cùng tháng, người bán lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng.

Khi đó, doanh nghiệp đính kèm Bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Quy định này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có số lượng hóa đơn lớn. Thay vì phải xử lý từng hóa đơn riêng biệt, doanh nghiệp có thể xử lý tập trung nếu đáp ứng đúng các điều kiện nêu trên.

>> Tham khảo: Ký hiệu mẫu số hóa đơn là gì?

6. Hóa đơn thay thế tiếp tục bị sai thì xử lý thế nào?

Đây là tình huống kế toán rất dễ gặp.

Ví dụ:

Hóa đơn gốc → phát hiện sai → lập hóa đơn thay thế lần 1 → tiếp tục phát hiện hóa đơn thay thế vẫn sai.

Theo quy định mới, nếu người bán đã lựa chọn xử lý hóa đơn sai bằng phương pháp điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó tiếp tục phát hiện sai sót thì các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo đúng hình thức đã lựa chọn ở lần đầu.

Nói cách khác:

Đã chọn thay thế → lần xử lý tiếp theo tiếp tục thay thế.

Không nên lần đầu lập hóa đơn thay thế, lần sau lại chuyển sang lập hóa đơn điều chỉnh cho cùng chuỗi xử lý sai sót.

>> Tham khảo: Hộ kinh doanh doanh thu không quá 10 tỷ đồng được giảm 30% thuế TNCN trong 2 năm.

7. Hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh khác nhau thế nào?

Đây là hai khái niệm thường gây nhầm lẫn.

Đối với nhiều nhóm sai sót tại khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, pháp luật cho phép người bán lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế, chứ không quy định một phương án luôn được ưu tiên hơn phương án còn lại.

Doanh nghiệp vì vậy nên lựa chọn phương án phù hợp với tính chất sai sót và quy trình quản lý hóa đơn của mình.

8. Hóa đơn thay thế kê khai vào kỳ nào?

Đây là vấn đề cần tách biệt giữa xử lý hóa đơn và khai thuế.

Việc lập hóa đơn thay thế không đồng nghĩa trong mọi trường hợp doanh nghiệp sẽ mặc nhiên kê khai toàn bộ hóa đơn vào kỳ phát sinh hóa đơn thay thế. Khi xử lý khai thuế cần xác định hóa đơn gốc thuộc kỳ nào, kỳ đó đã nộp hồ sơ khai thuế hay chưa và việc sửa sai làm thay đổi nghĩa vụ thuế như thế nào.

Quy định khai bổ sung hiện hành được thực hiện theo Luật Quản lý thuế 2025, Nghị định 252/2026/NĐ-CP và các quy định thuế liên quan. Riêng một số nghiệp vụ điều chỉnh đặc thù tại khoản 5 Điều 10 Thông tư 91 có nguyên tắc kê khai riêng.

Vì vậy, kế toán không nên chỉ căn cứ ngày lập hóa đơn thay thế để xác định kỳ kê khai, mà cần đối chiếu cả hồ sơ khai thuế của giao dịch gốc.

9. Lưu ý khi lập hóa đơn thay thế năm 2026

Để hạn chế phải xử lý hóa đơn nhiều lần, kế toán nên kiểm tra ít nhất các thông tin sau trước khi phát hành:

• Mã số thuế và thông tin người mua;
• Tên hàng hóa, dịch vụ;
• Số lượng, đơn giá, thành tiền;
• Thuế suất và tiền thuế;
• Tổng tiền thanh toán;
• Thông tin của hóa đơn bị thay thế;
• Dòng ghi chú bắt buộc trên hóa đơn thay thế;
• Trạng thái ký số, cấp mã và gửi hóa đơn.

Đặc biệt, với trường hợp có nhiều hóa đơn cùng sai một nội dung, cần kiểm tra điều kiện sử dụng Mẫu 01/BK-ĐCTT thay vì xử lý thủ công từng hóa đơn.

Kết luận

Hóa đơn thay thế là một trong những phương án quan trọng để xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai. Từ ngày 01/7/2026, Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định khá rõ các trường hợp người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế.

Điểm doanh nghiệp cần nhớ là: không phải lỗi nào cũng phải lập hóa đơn thay thế; hóa đơn thay thế phải liên kết rõ với hóa đơn bị thay thế; nếu đã lựa chọn phương án thay thế thì những lần xử lý sai sót tiếp theo trong cùng chuỗi phải tiếp tục theo phương án này. Đặc biệt, quy định mới còn cho phép trong một số trường hợp lập một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn sai của cùng người mua trong cùng tháng, kèm Mẫu 01/BK-ĐCTT.

Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có chức năng kiểm tra, liên kết và theo dõi trạng thái hóa đơn gốc – hóa đơn thay thế sẽ giúp kế toán giảm thao tác thủ công và hạn chế nhầm lẫn khi xử lý sai sót theo quy định mới.

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/