Hướng dẫn hộ kinh doanh sử dụng chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử (chữ ký số) là công cụ không thể thiếu giúp hộ kinh doanh (HKD), cá nhân kinh doanh (CNKD) thực hiện giao dịch điện tử an toàn, hợp pháp. Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP (ban hành ngày 05/3/2026) và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, HKD có doanh thu tính thuế GTGT từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền. Trong đó, chữ ký số là yếu tố quan trọng để ký hóa đơn, kê khai thuế điện tử và thực hiện nhiều thủ tục hành chính khác. Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay, đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và không thể chối bỏ của tài liệu điện tử. Từ năm 2026, việc sử dụng chữ ký số giúp HKD kê khai thuế tự động, xuất hóa đơn nhanh chóng và tránh rủi ro vi phạm.

1. HKD nào cần sử dụng chữ ký điện tử?

Theo quy định hiện hành:

• Bắt buộc: HKD có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải sử dụng HĐĐT. Hóa đơn điện tử thông thường (có mã) yêu cầu chữ ký số của người bán (chủ hộ hoặc người được ủy quyền). Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc chữ ký số trên từng hóa đơn nhưng vẫn cần chữ ký số để kê khai thuế và các thủ tục khác.
• Khuyến khích: HKD có doanh thu trên 500 triệu đến dưới 1 tỷ đồng nên sử dụng chữ ký số để chuẩn bị cho giai đoạn phát triển và giao dịch với doanh nghiệp lớn.
• Các mục đích khác: Kê khai thuế điện tử (tờ khai mẫu 01/CNKD), nộp hồ sơ hành chính công, ký biên bản điều chỉnh hóa đơn, ký hợp đồng điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội.

Từ 01/01/2026, nhiều thủ tục hành chính yêu cầu chữ ký số hoặc chữ ký số công cộng qua ứng dụng VNeID.

>> Tham khảo: Thuế TNCN với thu nhập từ trúng thưởng, tiền thưởng, thừa kế, quà tặng.

2. Các loại chữ ký số phù hợp với hộ kinh doanh

• Chữ ký số USB Token: Dạng USB cắm vào máy tính. Phù hợp HKD sử dụng máy tính thường xuyên. Giá khoảng 500.000 – 1.500.000 đồng/năm tùy nhà cung cấp và thời hạn.
• Chữ ký số từ xa (HSM – Cloud Signing): Ký số qua điện thoại hoặc máy tính mà không cần USB. Rất tiện lợi cho HKD bán hàng lưu động. Các nhà cung cấp phổ biến: VNPT SmartCA, Viettel-CA, MISA eSign, BKAV CA, VNPAY-CA.
• Chữ ký số công cộng qua VNeID: Công dân có tài khoản VNeID mức 2 có thể tạo chứng thư chữ ký số công cộng miễn phí hoặc chi phí thấp, dùng cho một số thủ tục hành chính.

HKD nên chọn chữ ký số từ xa để dễ sử dụng trên cả điện thoại và máy tính.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số cho hộ kinh doanh

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (nếu có).
• Bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu của chủ hộ (còn hiệu lực).
• Mã số thuế (số định danh cá nhân của chủ hộ).
• Số điện thoại, email liên hệ.

Bước 2: Chọn nhà cung cấp uy tín

Các nhà cung cấp được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép như Thái Sơn ECA.

Nên chọn gói dịch vụ phù hợp thời hạn (1 năm, 2 năm, 3 năm) và hình thức (USB hoặc từ xa). Một số nhà cung cấp có chương trình ưu đãi tặng chữ ký số khi mua phần mềm hóa đơn điện tử.

Bước 3: Đăng ký trực tuyến

• Truy cập website nhà cung cấp (ví dụ: vnpayca.vn, chukyso-viettel.vn, vnpt.vn…).
• Điền thông tin cá nhân và thông tin hộ kinh doanh.
• Upload hồ sơ scan (ảnh rõ nét).
• Xác thực danh tính qua video call (Zalo/Zoom) hoặc qua VNeID (chỉ 5-10 phút).
• Thanh toán phí dịch vụ (có thể chuyển khoản hoặc thanh toán online).

>> Tham khảo: Cách tính thuế đối với tài sản mã hóa theo Thông tư 32/2026/TT-BTC.

Bước 4: Nhận và kích hoạt chữ ký số

• Với USB Token: Nhà cung cấp gửi USB về địa chỉ hoặc nhận trực tiếp.
• Với chữ ký số từ xa: Nhận thông tin kích hoạt qua email/SMS, cài đặt ứng dụng ký số (SigningHub, SmartCA…).
• Kích hoạt và thử ký test một tài liệu.

Thời gian hoàn thành thường từ 1-3 ngày làm việc.

Bước 5: Cài đặt và sử dụng chữ ký số

• Cài đặt driver (nếu dùng USB) hoặc ứng dụng ký số trên máy tính/điện thoại.
• Trên phần mềm hóa đơn điện tử: Thiết lập chữ ký số trong mục “Thiết lập ký số”.
• Trên Cổng thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn hoặc hoadondientu.gdt.gov.vn): Đăng nhập và chọn chứng thư số để ký tờ khai hoặc hóa đơn.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Hướng dẫn sử dụng chữ ký số trong thực tế

a) Khi lập và ký hóa đơn điện tử

• Mở phần mềm HĐĐT (MISA, VNPT, BKAV, Fast…).
• Tạo hóa đơn → Kiểm tra thông tin → Chọn “Ký số” → Nhập PIN hoặc xác thực sinh trắc học → Hoàn tất và gửi cho khách hàng + truyền dữ liệu cơ quan thuế.

b) Khi kê khai thuế

• Đăng nhập Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế.
• Soạn tờ khai → Chọn chứng thư số → Ký số và nộp.

c) Xử lý sai sót hóa đơn

• Lập biên bản điều chỉnh/thay thế → Ký số trên biên bản và hóa đơn mới.

Lưu ý: Thời điểm ký số trên hóa đơn là thời điểm người bán ký trước khi gửi cho người mua và cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Lập hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh hóa đơn.

5. Lợi ích và lưu ý quan trọng

Lợi ích:

• Xuất hóa đơn nhanh chóng, chuyên nghiệp.
• Kê khai thuế tự động, giảm sai sót.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn và lưu trữ.
• Tăng uy tín khi giao dịch với doanh nghiệp lớn.
• Dễ dàng quản lý nhiều địa điểm kinh doanh.

Lưu ý:

• Chữ ký số chỉ có hiệu lực trong thời hạn đã mua. Phải gia hạn trước khi hết hạn.
• Bảo mật PIN và không chia sẻ USB Token hoặc thông tin đăng nhập.
• Với hóa đơn từ máy tính tiền: Có thể không cần chữ ký số trên từng hóa đơn nhưng vẫn cần để kê khai.
• HKD tại Hà Nội có thể liên hệ Chi cục Thuế quận/huyện để được hỗ trợ miễn phí hoặc hướng dẫn cụ thể.
• Vi phạm (không ký số khi bắt buộc) có thể bị xử phạt hành chính.

>> Tham khảo: Cập nhật mới nhất thủ tục phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh.

Khuyến nghị:

• HKD có doanh thu gần 1 tỷ đồng nên đăng ký chữ ký số sớm để chuẩn bị.
• Chọn gói chữ ký số từ xa kết hợp phần mềm hóa đơn điện tử để tiết kiệm chi phí.
• Theo dõi website gdt.gov.vn hoặc mof.gov.vn để cập nhật quy định mới.
• Nếu gặp khó khăn, liên hệ Chi cục Thuế địa phương hoặc hotline hỗ trợ của nhà cung cấp chữ ký số.

Việc sử dụng chữ ký điện tử là bước cần thiết để hộ kinh doanh hội nhập với môi trường số hóa quản lý thuế. Với quy trình đơn giản và nhiều lựa chọn tiện lợi năm 2026, HKD hoàn toàn có thể triển khai dễ dàng, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh và tuân thủ pháp luật.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/