Khởi tạo hóa đơn điện tử được hiểu là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ bằng các phương tiện điện tử.
1. Nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử với tổ chức khởi tạo hóa đơn
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức khởi tạo hóa đơn phải tuân theo một số nguyên tắc nhất định.
Các nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử đối với tổ chức khởi tạo hóa đơn đã được Bộ Tài chính quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 32 32/2011/TT-BTC. Cụ thể:
- Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì người bán cần thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua.
- Người mua cần nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua hay thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để truyền cho người mua.
- Nếu hóa đơn điện tử được truyền qua trung gian, thì người bán, người mua, tổ chức trung gian và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hóa đơn điện tử đó.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Để được có thể được cấp phép để trở thành đơn vị trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, các nhà phát triển phần mềm cần phải đáp ứng một số tiêu chuẩn nhất định được quy định cụ thể trong Thông tư 68.
Đơn vị cung cấp hóa đơn cần có đội ngũ nhân sự như thế nào?
- Có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, trong đó có nhân viên có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu.
- Có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24h trong ngày và 07 ngày trong tuần để duy trì hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
Về kỹ thuật của đơn vị cung cấp hóa đơn
- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật, quy trình sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính.
- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật dự phòng đặt tại trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố.
Kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế phải đáp ứng yêu cầu:
- Kết nối với cơ quan thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 01 kênh truyền chính và 02 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 10 Mbps.
- Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
- Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
>> Tham khảo: Phạt kê khai sai thuế thu nhập doanh nghiệp và cách xử lý.
Điều kiện về chủ thể
Phải có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức, cụ thể:
- Có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Ðã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức.
- Ðã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
Về tài chính
Doanh nghiệp cung cấp hóa đơn điện tử phải có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 05 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thuờng thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.
2. Quy định lưu trữ hóa đơn
Thông thường khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, bên mua cũng như bên bán sẽ phải lưu trữ đồng thời cả 2 file là PDF và XML. Trong đó:
- File XML là file chứa dữ liệu toàn bộ hóa đơn điện tử, có giá trị pháp lý (chỉ khi chưa bị sửa đổi).
- File PDF là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, tương đương như một tờ hóa đơn thông thường và không có giá trị pháp lý.
Hóa đơn điện tử có thể được lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đạt chuẩn theo quy định.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Theo Khoản 2, Điều 11 của Thông tư 32, Bộ Tài chính có quy định hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
- Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.
- Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó.
- Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
Để việc lưu trữ được hiệu quả, tránh những trường hợp rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra như mất dữ liệu hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có chất lượng tốt đến từ các nhà cung cấp uy tín.
Theo Điểm e, Khoản 2, Điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC thì các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu hóa đơn phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Cũng trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, Điều 11 về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử, Bộ Tài chính đã quy định bên mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.
>> Tham khảo: Nguyên tắc kế toán thuế GTGT xuất nhập khẩu.
Đối với bên mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ: bút nhớ; đĩa CD, DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong…) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, để bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào cho hợp pháp thì còn phải thỏa mãn đầy đủ các điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo Khoản 2, Điều 11 của Thông tư 32.
Kết luận
Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi