[Update 2026] Các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi liên quan về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Một trong những điểm mới đáng chú ý của Nghị định này là việc quy định rõ ràng, tập trung tại Điều 7 về các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Quy định này giúp giảm gánh nặng thủ tục hành chính cho một số đối tượng đặc thù, đồng thời phù hợp với bản chất của các giao dịch không phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thông thường hoặc đã được quản lý thuế theo cơ chế khác.

Trước đây, các trường hợp miễn lập hóa đơn được rải rác ở nhiều văn bản. Nay, Nghị định 254 tập hợp và làm rõ thành một điều khoản riêng, tạo sự minh bạch và dễ áp dụng cho người nộp thuế cũng như cơ quan quản lý. Dưới đây là phân tích chi tiết các trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ

Đây là trường hợp phổ biến nhất đối với hộ, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ. Nếu hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc diện phải lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp (thường là mẫu 02/TNDN), thì không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, nếu hộ, cá nhân đã chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì vẫn phải tuân thủ theo đăng ký. Quy định này nhằm giảm bớt thủ tục cho những đối tượng doanh thu thấp, hoạt động đơn giản, đồng thời vẫn đảm bảo cơ quan thuế có công cụ theo dõi qua bảng kê.

2. Hộ, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ cho thuê bất động sản hoặc cung cấp nội dung số ra nước ngoài

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ:

• Hoạt động cho thuê bất động sản;
• Cung cấp sản phẩm và dịch vụ nội dung thông tin số về giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.

Những hoạt động này thường mang tính cá nhân hoặc xuyên biên giới, khó áp dụng hóa đơn điện tử theo quy trình thông thường. Việc miễn trừ giúp đơn giản hóa nghĩa vụ kê khai, trong khi thuế vẫn được quản lý thông qua các cơ chế khác như khai thuế theo từng lần phát sinh hoặc khấu trừ tại nguồn.

3. Đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp đã được khấu trừ thuế

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm hoặc đại lý bán hàng đa cấp không phải lập hóa đơn điện tử nếu doanh nghiệp xổ số, bảo hiểm hoặc bán hàng đa cấp đã thực hiện khấu trừ thuế theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

Đây là trường hợp điển hình của cơ chế thuế tại nguồn. Doanh nghiệp đầu mối đã khấu trừ và nộp thuế thay, nên đại lý không cần phát hành hóa đơn riêng, tránh trùng lặp và giảm chi phí tuân thủ.

4. Các khoản thu từ hoạt động tái bảo hiểm, tài chính, bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh

Không phải sử dụng hóa đơn điện tử đối với các khoản phí và các khoản thu khác phát sinh từ:

• Hoạt động tái bảo hiểm (bao gồm nhượng tái bảo hiểm, hoa hồng nhượng tái bảo hiểm và các khoản thu khác liên quan);
• Nhận tiền gửi;
• Hoạt động tài chính như phát hành chứng chỉ tiền gửi, phát hành chứng khoán sơ cấp, phát hành giấy tờ có giá;
• Bán nợ;
• Giao dịch ngoại tệ;
• Sản phẩm phái sinh.

Đối với giao dịch ngoại tệ, đơn vị phải lập bảng tổng hợp giao dịch phát sinh trong tháng và cung cấp cho cơ quan thuế khi được yêu cầu. Quy định này phù hợp với đặc thù của ngành tài chính – ngân hàng, nơi giao dịch thường được ghi nhận qua hệ thống nội bộ và báo cáo chuyên ngành thay vì hóa đơn bán hàng thông thường.

5. Góp vốn bằng tài sản vào tổ chức kinh tế

Khi tổ chức, cá nhân kinh doanh góp vốn bằng tài sản vào tổ chức kinh tế (doanh nghiệp, hợp tác xã…), giao dịch này không phải lập hóa đơn điện tử. Việc góp vốn được ghi nhận qua hợp đồng góp vốn, biên bản giao nhận tài sản và các thủ tục đăng ký kinh doanh, không mang bản chất mua bán hàng hóa, dịch vụ.

6. Điều chuyển tài sản nội bộ và tái cấu trúc doanh nghiệp

Không phải sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp:

• Tài sản điều chuyển từ công ty mẹ đến các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc và ngược lại;
• Điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong cùng một cơ sở kinh doanh;
• Tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

Những giao dịch này mang tính chất nội bộ hoặc tổ chức lại doanh nghiệp, không phát sinh doanh thu thực tế nên không cần lập hóa đơn. Việc miễn trừ giúp doanh nghiệp tập trung vào thủ tục pháp lý liên quan đến thay đổi đăng ký kinh doanh thay vì phát hành hóa đơn.

7. Cho mượn máy móc, thiết bị phục vụ gia công

Máy móc, thiết bị là tài sản cố định hoặc công cụ, dụng cụ được cho mượn để phục vụ gia công hàng hóa, trong trường hợp không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu, thì không phải lập hóa đơn điện tử.

Quy định này làm rõ hơn so với trước đây, tránh hiểu nhầm giữa cho mượn và cho thuê. Nếu có thu tiền hoặc chuyển quyền sở hữu thì vẫn phải lập hóa đơn theo quy định thông thường.

8. Các trường hợp khác theo quy định về thuế giá trị gia tăng

Ngoài các trường hợp trên, Nghị định còn dẫn chiếu đến một số trường hợp theo pháp luật về thuế GTGT, chẳng hạn:

• Xuất hàng hóa để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh nội bộ (chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để sản xuất tiếp);
• Hàng hóa, dịch vụ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của chính cơ sở kinh doanh;
• Một số khoản thu không liên quan đến bán hàng, cung cấp dịch vụ (tiền bồi thường, tiền thưởng, thu hộ, chi hộ…).

Việc quy định rõ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích:

• Giảm gánh nặng hành chính cho hộ, cá nhân kinh doanh nhỏ và các giao dịch đặc thù.
• Tập trung nguồn lực quản lý thuế vào các giao dịch có rủi ro cao hơn.
• Phù hợp với thực tiễn kinh doanh và đặc thù của từng ngành nghề.

Tuy nhiên, người nộp thuế cần lưu ý:

• Nếu thuộc diện được miễn nhưng chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì phải tuân thủ đầy đủ quy định về lập, gửi và lưu trữ hóa đơn.
• Việc không lập hóa đơn khi thuộc diện miễn trừ không đồng nghĩa với việc không phải kê khai thuế. Nghĩa vụ thuế vẫn được thực hiện theo quy định riêng (bảng kê, khấu trừ tại nguồn, khai thuế theo từng lần phát sinh…).
• Trường hợp có sự nhầm lẫn hoặc tranh chấp, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào bản chất giao dịch và hồ sơ liên quan để xác định.

Kết luận

Tóm lại, Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã tạo ra khung pháp lý rõ ràng, hợp lý về các trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Người nộp thuế, đặc biệt là hộ kinh doanh và các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực tài chính, bảo hiểm, nên nắm vững các quy định này để vừa tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu hóa chi phí và thủ tục hành chính. Việc hiểu đúng và áp dụng đúng sẽ góp phần thúc đẩy môi trường kinh doanh thuận lợi, minh bạch trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ của ngành thuế.

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/