Tổng hợp 10 điều bạn cần biết về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử Thái Sơn

Tổng hợp 10 điều cần biết về hóa đơn điện tử mà hoadonxacthuc.com.vn giới thiệu ngay dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ thế nào là hóa đơn điện tử và những quy định quan trọng bạn cần biết về loại hóa đơn này.

1. Khái niệm về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Khái niệm này đã được giải thích rõ trong Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.

hóa đơn điện tử là gì
Hóa đơn điện tử là gì?

Ngoài ra, Thông tư này cũng quy định hóa đơn hóa đơn điện tử sẽ bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tình tiền kết nối để chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Theo quy định, hóa đơn điện tử sẽ gồm những loại cơ bản sau:

  • Hóa đơn xuất khẩu
  • Hóa đơn giá trị gia tăng
  • Hóa đơn bán hàng
  • Hoá đơn khác như: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…

2. Phân biệt hóa đơn điện tử xác thực và không xác thực

Tại Khoản 3 Điều 3 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được giải thích là là hóa đơn do tổ chức bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Theo quy định, hóa đơn điện tử không có mã sẽ bao gồm cả những trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có chức năng kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Tại Khoản 4 Điều 3 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được giải thích là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Cũng theo quy định thì hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ bao gồm cả các trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có thể kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Như vậy, việc phân biệt 2 loại hóa đơn này rất đơn giản: Đúng như tên gọi của nó, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì trên hóa đơn hoàn toàn không in mã, còn nếu hóa đơn có in mã được cấp bởi cơ quan thuế thì chính là hóa đơn điện tử có mã.

3. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử

Trong thời đại công nghệ 4.0 bùng nổ, hóa đơn điện tử được xem như một giải pháp hóa đơn siêu thông minh giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà vẫn tối ưu hóa lợi ích.

Thực tế cho thấy, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp có thể giảm đến 70% các bước quy trình, tiết kiệm 80% chi phí, giảm 90% sai sót và rút hơn đến 99% thời gian thanh toán cũng như quản lý hóa đơn.

Thay vì tốn rất nhiều chi phí cho in ấn, vận chuyển hay bảo quản kho hóa đơn mà vẫn tồn tại rất nhiều nguy cơ rủi ro như mất, cháy, hay hỏng, hóa đơn điện tử vừa tối ưu lại vừa tiết kiệm hơn rất nhiều.

Cụ thể, khi dùng hóa đơn điện tử, mọi thao tác tạo lập, xuất hay gửi hóa đơn đều sẽ được kế toán doanh nghiệp thực hiện ngay tại văn phòng hoặc bất cứ nơi đâu, chỉ cần một chiếc máy tính có kết nối mạng.

Hóa đơn điện tử khi đã tạo sẽ được lưu trữ hoàn toàn trên hệ thống ở dạng dữ liệu, với công nghệ bảo mật tinh vi, đảm bảo an toàn, tránh những rủi ro về mất hay hỏng hóa đơn.

Theo đó, không những các chi phí lưu kho, bảo quản kho được cắt giảm mà các bước quy trình tạo lập hóa đơn cũng được tối ưu nhanh chóng, xử lý hoàn toàn toàn tại chỗ khi thiết bị thông minh của người dùng có kết nối internet.

Khi dùng các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng như của E-invoice, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tích hợp với các phần mềm kế toán, quản trị doanh nghiệp khác để đồng bộ thông tin, dễ dàng hơn cho việc quản lý.

Đặc biệt, quyết định chuyển qua sử dụng hóa đơn điện tử, giảm thiểu hóa đơn giấy, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang phát triển theo hướng doanh nghiệp xanh, góp phần đáng kể vào bảo vệ môi trường sống của nhân loại.

4. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Khoản 2 Điều 4 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, muốn khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ phải đáp ứng các điều kiện sau:

  • Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng của mình.
  • Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
  • Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập và sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
  • Có chữ ký điện tử theo đúng quy định của pháp luật.
  • Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
  • Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
    Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
    Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố để đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

5. Các quy định về hóa đơn điện tử 2019 mới nhất

Các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử quan trọng, cần phải quan tâm có thể kể đến là Thông tư 32/2011/TT-BTC, Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC.

quy định mới nhất về hóa đơn điện tử
Quy định cần lưu ý về hóa đơn điện tử

Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về việc khởi tạo, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.

Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, được Chính Phủ ban hành ngày 12/09/2019 và chính thức có hiệu lực ngày 01/11/2019.

Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ, do Bộ Tài chính ban hành ngày 30/09/2019 và có hiệu lực từ ngày 14/11/2019.
Tuy nhiên, về cơ bản, một số nội dung quan trọng bạn cần quan tâm hơn trong các Thông tư, Nghị định trên:

  • Quy định loại hóa đơn điện tử.
  • Quy định về nội dung hóa đơn điện tử.
  • Quy định thời điểm lập hóa đơn điện tử.
  • Quy định hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế.
  • Quy định hóa đơn điện tử hợp pháp và bất hợp pháp.
  • Quy định với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đạt chuẩn

Đặc biệt, Thông tư 68/2019/TT-BTC mới ban hành gần đây nhất vào ngày 30/09/2019 của Bộ tài Chính thì từ ngày 01/11/2020, các tổ chức doanh nghiệp buộc phải thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử.

Như vậy, từ ngày 01/11/2020, các tổ chức, doanh nghiệp thuộc phạm vi quy định sẽ bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử.

6. Quy định về mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Quy định về mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ
Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ?

Quy định về mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ chỉ khi nội dung của hóa đơn đáp ứng đầy đủ các tiêu thức yêu cầu dưới đây:

  • Hóa đơn phải ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn; họ tên người mua, bán; địa chỉ công ty mua, bán; mã số thuế; hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản); số tài khoản (nếu có).
  • Hóa đơn ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán và số tiền bằng chữ.
  • Hóa đơn buộc phải có chữ ký người mua, người bán; chữ ký của Giám đốc. Trường hợp không có chữ ký của Giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái của hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.
  • Hoá đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 1/6/2014.
  • Trong một số trường hợp ngoại lệ, ngoài các tiêu thức nội dung trên, hóa đơn điện tử hợp lệ còn phải đáp ứng các yêu cầu khác như:
  • Hóa đơn không vượt định mức (tiêu hao nguyên vật liệu, …).
  • Hóa đơn không vượt mức khống chế (chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi phí tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi phí hỗ trợ tiếp thị, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng…).

7. Quy định bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy hóa đơn điện tử

Tại Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định về bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử như sau:

  • Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
  • Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.
  • Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ; lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán; In được ra giấy hoặc có thể tra cứu hóa đơn điện tử khi có yêu cầu.
  • Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy.

8. Tra cứu hóa đơn điện tử nhanh nhất

Tại Điều 28 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính phủ đã quy định nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử và việc sử dụng sử dụng thông tin hóa đơn điện tử như sau:

  • Bên sử dụng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử thực hiện truy cập, truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn.
  • Tổng cục Thuế sẽ thực hiện công khai thông tin các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để các tổ chức, cá nhân có thể tra cứu.
  • Muốn tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bên sử dụng thông tin tra cứu cần nhập thông tin hóa đơn điện tử cần tra cứu tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu nội dung hóa đơn điện tử.
  • Trường hợp cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền muốn cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì cơ quan thuế có trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các cơ quan và người có thẩm quyền có liên quan.
  • Tổng cục Thuế có trách nhiệm phải xây dựng hệ thống cung cấp thông tin tự động.

9. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất

Khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất, bạn có thể tham khảo 5 tiêu chí cụ thể sau đây:

9.1. Phần mềm hóa đơn điện tử thuộc thương hiệu hợp pháp, uy tín

5 dấu hiệu nhận biết nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín
Nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín phải đủ 5 yếu tố

Khi lựa chọn một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất, tiêu chí đầu tiên bạn cần quan tâm đó chính là phần mềm đó phải được cung cấp bởi một đơn vị hợp pháp.

Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hợp pháp tức là đơn vị đã được cấp phép hoạt động bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền và tuân thủ nghiêm chỉnh theo đầy đủ quy định của pháp luật.

Trong Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC và Điều 31, Điều 32 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các điều kiện quy định một tổ chức trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hợp pháp đã được quy định rất rõ.

9.2. Phần mềm tích hợp đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn

Tiêu chí thứ 2 khi lựa chọn một phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất, bạn cần phải kiểm tra xem phần mềm đó có tích hợp đầy đủ tính năng, nghiệp vụ hóa đơn điện tử hay không.

Ngoài các nghiệp vụ hóa đơn cơ bản như: tạo lập, phát hành, điều chỉnh, thay thế, xóa bỏ,.. Thì phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất cũng cần có các tính năng nâng cao khác, giúp cho khâu nghiệp vụ hóa đơn được trở nên dễ dàng và tiện ích hơn.

9.3. Các tính năng dễ sử dụng, thao tác nhanh

Một phần mềm hóa đơn điện tử được đánh giá là tốt cần phải dễ thao tác, sử dụng và thân thiện với người dùng.

Bởi, phần mềm hóa đơn điện tử càng dễ sử dụng thì càng thông minh, tiện lợi và hữu ích với người dùng.

9.4. Công nghệ bảo mật hiện đại

Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, bảo mật dữ liệu hóa đơn luôn là vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm bởi còn liên quan đến bí mật kinh doanh của các doanh nghiệp.

Do đó, phần mềm hóa đơn điện tử tốt là phần mềm được áp dụng công nghệ bảo mật, đảm bảo tối đa an toàn cho hệ thống dữ liệu hóa đơn.

9.5. Dịch vụ hỗ trợ 24/7

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC mới ban hành gần đây nhất, đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phải cung cấp dịch vụ hỗ trợ 24/7 đã trở thành bắt buộc.

Do đó, một phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất phải cung cấp được dịch vụ hỗ trợ 24/7,  đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh cho khách hàng.

10. E-invoice – Phần mềm hóa đơn điện tử Thái Sơn tốt nhất hiện nay

Đáp ứng đầy đủ 5 tiêu chí khắt khe nhất với phần mềm hóa đơn điện tử, E-invoice của Công ty Cổ phần Công nghệ Thái Sơn hiện là phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, tốt nhất và được nhiều doanh nghiệp tin dùng.

Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice của Thái Sơn
Thái Sơn là nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Thứ nhất, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft ra đời trên Quyết định 1209/QĐ-BTC của Bộ Tài chính và Quyết định 1445/QĐ-TCT của Tổng cục thuế.
Không những thế, ThaisonSoft còn là nhà cung cấp giàu kinh nghiệm với hơn 17 năm không ngừng phát triển, nâng cấp và cải tiến chất lượng phần mềm E-invoice, đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu khách hàng.

Thứ hai, E-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp đầy đủ các nghiệp vụ hóa đơn. Ngoài ra còn hỗ trợ các tính năng nâng cao hữu ích với người dùng: hỗ trợ tính năng tự thiết kế hóa đơn như chuyên gia, quản lý và tra cứu hóa đơn ngay trên điện thoại,…

Thứ ba, phần mềm E-invoice của ThaisonSoft rất dễ sử dụng, thao tác nhanh chóng nên hiện được hơn 90% doanh nghiệp FDI lựa chọn và tin dùng.

Thứ tư, E-invoice hiện đã áp dụng thành công công nghệ Blockchain siêu bảo mật vào hóa đơn điện tử. Nhờ đó, doanh nghiệp sử dụng có thể an tâm về mức độ an toàn bảo mật dữ liệu hóa đơn.

Thứ năm, ThaisonSoft với 7 trung tâm hỗ trợ khách hàng trải dài khắp 3 miền, đảm bảo hỗ trợ tận tình 24/7 cho bất kỳ thắc mắc nào của khách hàng, dù là nhỏ nhất.

Như vậy, bài viết trên đây einvoice.vn đã giới thiệu đến bạn Top 10 điều bạn cần biết về hóa đơn điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay.

Để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

  • Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
  • Hotline: 19004767 hoặc 19004768

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*