Bản thể hiện của hóa đơn điện tử gồm những gì?

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ quan trọng trong quản lý tài chính và thuế vụ tại Việt Nam. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tăng cường tính minh bạch. Trong đó, “bản thể hiện hóa đơn điện tử” là một khái niệm quen thuộc nhưng thường bị nhầm lẫn với hóa đơn gốc. Bản thể hiện là phiên bản hiển thị của hóa đơn điện tử, thường dưới dạng PDF hoặc in giấy, giúp người dùng dễ dàng kiểm tra và lưu trữ. Bài viết phân tích về bản thể hiện hóa đơn điện tử, với trọng tâm là các quy định mới nhất năm 2025, bao gồm Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Nội dung nhằm cung cấp cái nhìn toàn diện về khái niệm, vai trò, cách sử dụng và thách thức liên quan.

1. Khái niệm về bản thể hiện hóa đơn điện tử

Bản thể hiện hóa đơn điện tử là hình thức hiển thị của hóa đơn điện tử gốc, được chuyển đổi từ định dạng dữ liệu XML sang các định dạng dễ đọc như PDF, HTML hoặc bản in giấy.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (khoản 1, Điều 12), hóa đơn điện tử gốc là tệp tin XML chứa dữ liệu nghiệp vụ và chữ ký số, có giá trị pháp lý đầy đủ.

Ngược lại, bản thể hiện chỉ thể hiện đầy đủ nội dung hóa đơn mà không cần phần mềm chuyên dụng để mở, nhằm phục vụ mục đích lưu trữ, ghi sổ và theo dõi theo quy định pháp luật về kế toán.

Phân biệt rõ ràng: Hóa đơn gốc có giá trị pháp lý cho giao dịch, thanh toán và kê khai thuế, trong khi bản thể hiện chỉ mang tính tham khảo, không độc lập có giá trị pháp lý.

Ví dụ, khi in hóa đơn điện tử ra giấy, đó chính là bản thể hiện, nhưng để chứng minh trong thanh tra thuế, cần kèm theo file XML gốc.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP (ban hành ngày 20/3/2025, hiệu lực từ 01/6/2025) không thay đổi điều này, mà chỉ bổ sung các quy định về định dạng và truyền nhận dữ liệu.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

2. Vai trò và lợi ích của bản thể hiện hóa đơn điện tử

Bản thể hiện hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý tài chính doanh nghiệp và cơ quan nhà nước:

2.1. Hỗ trợ lưu trữ và quản lý

Bản thể hiện giúp doanh nghiệp lưu giữ hóa đơn một cách dễ dàng, không cần lưu trữ file XML phức tạp. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, bản thể hiện phải đảm bảo hiển thị đầy đủ, chính xác nội dung để tránh hiểu sai lệch, và có thể đọc bằng phương tiện điện tử thông thường.

2.2. Tăng tính tiện lợi cho người dùng

Người mua hàng có thể dễ dàng kiểm tra thông tin mà không cần phần mềm chuyên dụng. Ví dụ, trong giao dịch hàng ngày, bản PDF có thể được gửi qua email để xác nhận, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn.

>> Tham khảo: Quy định mới về thuế suất thuế TNDN theo Luật số 67/2025/QH15.

2.3. Hỗ trợ kê khai và kiểm toán

Mặc dù không dùng trực tiếp để kê khai thuế, bản thể hiện hỗ trợ ghi sổ kế toán và theo dõi giao dịch. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể sử dụng bản thể hiện để đối soát dữ liệu, đặc biệt trong các lĩnh vực như vận tải, ngân hàng hoặc thương mại điện tử.

Lợi ích chính: Tiết kiệm chi phí (giảm in ấn), an toàn dữ liệu (dễ sao lưu), và thân thiện với môi trường. Tuy nhiên, bản thể hiện không thay thế hóa đơn gốc trong các thủ tục pháp lý.

3. Quy định pháp lý về bản thể hiện hóa đơn điện tử

Tại Việt Nam, bản thể hiện hóa đơn điện tử được quy định chi tiết qua các văn bản pháp luật:

3.1. Nghị định 123/2020/NĐ-CP và sửa đổi

Nghị định này quy định định dạng hóa đơn điện tử là XML, bao gồm dữ liệu nghiệp vụ và chữ ký số. Bản thể hiện phải hiển thị ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn ở vị trí dễ nhận biết (phía trên bên phải). Ký hiệu mẫu số từ 1-9 đại diện cho loại hóa đơn (ví dụ: 1 cho GTGT, 2 cho bán hàng).

3.2. Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Có hiệu lực từ 01/6/2025, nghị định này sửa đổi 40/61 điều của Nghị định 123, tập trung vào minh bạch và chuyển đổi số. Về bản thể hiện, không có thay đổi lớn về giá trị pháp lý – vẫn chỉ dùng lưu trữ.

Tuy nhiên, bổ sung yêu cầu kết nối truyền nhận dữ liệu qua kênh thuê riêng (tốc độ ≥5 Mbps), và Tổng cục Thuế cung cấp công cụ hiển thị. Bổ sung loại hóa đơn thương mại điện tử cho xuất khẩu, với bản thể hiện tương tự.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3.3. Thông tư 32/2025/TT-BTC

Có hiệu lực từ 01/6/2025, thông tư quy định chi tiết ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn. Ví dụ: “1C25TAA” cho hóa đơn GTGT có mã năm 2025. Bản thể hiện phải thể hiện rõ các ký hiệu này để dễ nhận diện loại hóa đơn.

3.4. Các loại hóa đơn liên quan

• Hóa đơn GTGT: Dùng cho khấu trừ thuế.
• Hóa đơn bán hàng: Dùng cho phương pháp trực tiếp.
• Hóa đơn thương mại điện tử: Mới từ 2025, cho xuất khẩu đáp ứng chuyển dữ liệu.

Bản thể hiện áp dụng cho tất cả, nhưng phải khớp nội dung với gốc.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử áp dụng trong xuất nhập khẩu thế nào?

4. Cách tạo và sử dụng bản thể hiện hóa đơn điện tử

Quy trình tạo bản thể hiện đơn giản: Sau khi lập hóa đơn gốc XML và ký số, sử dụng phần mềm hóa đơn để chuyển đổi sang PDF hoặc HTML. Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế.

Cách sử dụng:

• Lưu trữ: Ít nhất 10 năm theo luật kế toán.
• Gửi cho người mua: Qua email hoặc in giấy để xác nhận.
• Xử lý sai sót: Nếu hóa đơn gốc sai, phải điều chỉnh gốc trước, sau đó tạo bản thể hiện mới.

Ví dụ: Trong bán xăng dầu, bản thể hiện không cần đầy đủ thông tin người mua nếu bán cho cá nhân không kinh doanh.

>> Tham khảo: Hướng dẫn chi tiết kê khai hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh.

5. Phân biệt bản thể hiện với hóa đơn điện tử gốc

Tiêu chí	Hóa đơn gốc (XML)	Bản thể hiện (PDF/HTML/In giấy)
Định dạng	Dữ liệu số, cần phần mềm chuyên	Dễ đọc, không cần phần mềm
Giá trị pháp lý	Đầy đủ, dùng kê khai thuế	Không độc lập, chỉ tham khảo
Sử dụng	Giao dịch, thanh toán	Lưu trữ, theo dõi
Chỉnh sửa	Qua hệ thống điện tử	Không có giá trị nếu chỉnh sửa

Từ 01/6/2025, quy định mới nhấn mạnh sự phân biệt này để tránh lạm dụng.

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/