Bảng kê hóa đơn điện tử là gì? Hướng dẫn cách lập chi tiết

Bảng kê hóa đơn (hay còn gọi là bảng kê chi tiết hàng hóa/dịch vụ) là công cụ không thể thiếu trong hệ thống hóa đơn điện tử (HĐĐT) tại Việt Nam. Từ ngày 01/06/2025, với Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, bảng kê được chuẩn hóa thành 3 mẫu chính:

01/TH-HĐĐT: Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không mã gửi cơ quan thuế.
01/BK-ĐCTT: Bảng kê hóa đơn đã lập sai (kèm HĐ điều chỉnh/thay thế).
Bảng kê chi tiết thông thường: Kèm HĐ tổng hợp cho giao dịch nhỏ lẻ hoặc nhiều dòng hàng.

Bài viết 1.056 từ này sẽ phân tích từng mẫu, quy định pháp lý, cách lập, ví dụ thực tế, lưu ý phạt và mẹo tự động hóa để doanh nghiệp, hộ kinh doanh áp dụng ngay mà không lo sai sót.

>> Tham khảo: Quy định miễn thuế GTGT 2025.

1. Bảng kê là gì? Tại sao “bắt buộc” từ 01/06/2025?

Bảng kê là file XML + PDF ký số đính kèm hóa đơn điện tử, liệt kê chi tiết từng giao dịch thay vì ghi hết lên thân hóa đơn. Lợi ích kép:

Doanh nghiệp: Giảm 70-90% số lượng HĐ phải lập (từ hàng nghìn xuống vài chục/tháng).
Cơ quan thuế: Dữ liệu tự động đối soát, phát hiện gian lận nhanh hơn 300%.

Cơ sở pháp lý:

Khoản 6 Điều 9 Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Cho phép lập 1 HĐ tổng hợp + bảng kê cho giao dịch < 200.000đ/lần hoặc cùng khách hàng trong tháng.
Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC: Bảng kê phải ký số, gửi cùng HĐ qua Cổng Tổng cục Thuế.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Mẫu 01/TH-HĐĐT – Bảng tổng hợp dữ liệu HĐ không mã

Ai phải nộp?

Doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử không mã (K25…).
Nộp cùng kỳ kê khai GTGT (tháng/quý).

Nội dung bắt buộc (10 cột

STT	Số HĐ	Ngày HĐ	Mẫu số	Ký hiệu	Tên người mua	MST	Thành tiền chưa thuế	Thuế GTGT	Tổng thanh toán

Cách lập 4 bước (dùng Excel → XML)

Bước 1: Mở phần mềm (Thái Sơn Einvoice) → Báo cáo → Bảng tổng hợp.
Bước 2: Chọn kỳ → Tích “Gộp dòng theo thuế suất” (nếu muốn ẩn chi tiết hàng hóa).
Bước 3: Ký số → Tải file XML + PDF.
Bước 4: Vào etax.gdt.gov.vn → Nộp bảng tổng hợp → Nhận thông báo 01/TB-TNĐT trong 15 phút.

Ví dụ thực tế: Siêu thị Coopmart tháng 10/2025 bán 18.000 giao dịch nhỏ lẻ → lập 1 HĐ tổng hợp + 01/TH-HĐĐT chứa 18.000 dòng → nộp ngày 20/11 → tiết kiệm 17.999 HĐ riêng lẻ.

>> Tham khảo: Hộ kinh có được áp dụng giảm trừ gia cảnh khi nộp thuế TNCN?

3. Mẫu 01/BK-ĐCTT – Bảng kê hóa đơn đã lập sai

Khi nào dùng?

Lập 1 HĐ điều chỉnh cho nhiều HĐ sai cùng khách hàng trong tháng.
Sai cùng loại: tên hàng, đơn giá, thuế suất.

Cấu trúc 12 cột (Phụ lục IA Nghị định 70)

Quy trình lập 5 bước

Lập biên bản thỏa thuận sai sót (Mẫu tự do, có chữ ký số 2 bên).
Vào phần mềm → Hóa đơn điều chỉnh → Tích “Kèm bảng kê 01/BK-ĐCTT”.
Nhập từng HĐ sai → Phần mềm tự tính chênh lệch.
Ký số → Gửi CQT cấp mã → Gửi khách hàng qua email/SMS.
Kê khai bổ sung kỳ gốc (tăng/giảm đầu ra/đầu vào).

Ví dụ: Công ty A tháng 9/2025 xuất 28 HĐ cho B, sai thuế suất 8% → 10%. → Lập 1 HĐ điều chỉnh số 0000123 ngày 03/10. → Đính kèm 01/BK-ĐCTT liệt kê 28 HĐ gốc. → Chênh lệch thuế +56 triệu → nộp bổ sung ngay.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Bảng kê chi tiết thông thường (không có mã mẫu)

Dùng khi:

HĐ có > 50 dòng hàng (vượt giới hạn hiển thị).
Bán lẻ siêu thị, nhà thuốc, quán ăn.
Chiết khấu thương mại cuối tháng.

Nội dung tối thiểu 8 cột

Mẹo lập nhanh

Dùng template Excel có sẵn trong MISA meInvoice.
Copy từ file bán hàng → Dán → Phần mềm tự chuyển XML.
Ký số 1 lần cho cả HĐ + bảng kê.

Ví dụ nhà thuốc: 01 ngày bán 320 món → lập 1 HĐ tổng hợp 48 triệu + bảng kê 320 dòng → khách nhận qua Zalo OA.

>> Tham khảo: Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?

5. Lưu ý “sống còn” tránh phạt 4-20 triệu

Không ký số = HĐ vô giá trị → Phạt 10-20 triệu (NĐ 125/2020).
Quên gửi 01/TH-HĐĐT → Phạt 4-8 triệu + truy thu thuế.
Bảng kê sai định dạng XML → Hệ thống từ chối → phải lập lại.
Lưu trữ < 10 năm → Phạt 3-5 triệu.
HĐ điều chỉnh không kèm 01/BK-ĐCTT → Bị bác khấu trừ GTGT.

Giải pháp 0 rủi ro: Dùng phần mềm tự động kiểm tra 100% định dạng trước khi gửi (Thái Sơn E-invoice).

>> Tham khảo: Cách lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định mới nhất 2025.

6. Hướng dẫn lập bảng kê bằng Excel (miễn phí)

Tải template: [01_TH-HĐĐT.xlsx](https://gdt.gov.vn → Mẫu biểu).
Nhập dữ liệu → Lưu file.
Mở phần mềm HĐĐT → Nhập khẩu Excel → Tạo XML.
Ký số → Gửi.

Video 3 phút: Quét QR trên website Tổng cục Thuế → xem hướng dẫn chính thức.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
Tel : 024.37545222
Fax: 024.37545223
Website: https://einvoice.vn/

Hóa đơn điện tử xác thực

Tổng hợp thông tin về hóa đơn điện tử.