Việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử là vấn đề nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh quan tâm, đặc biệt sau khi Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/7/2026. Không phải ai cũng được tự ý ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo nhu cầu. Pháp luật quy định rõ các trường hợp bắt buộc ngừng, tạm ngừng và điều kiện để hộ kinh doanh có thể xin ngừng khi không còn nhu cầu. Bài viết dưới đây phân tích chi tiết.
1. Các trường hợp bắt buộc ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sẽ bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm hóa đơn có mã, không có mã và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền) trong các trường hợp sau:
- Chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
- Cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
- Tạm ngừng kinh doanh.
- Bị cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quyết định của cơ quan thuế.
- Sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả hoặc hàng hóa giả mạo về sở hữu trí tuệ, đã được cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
- Lập hóa đơn nhằm bán khống hàng hóa, dịch vụ để chiếm đoạt tiền, hoặc có văn bản của cơ quan điều tra, viện kiểm sát, tòa án đề nghị ngừng sử dụng.
- Vi phạm điều kiện kinh doanh dẫn đến bị yêu cầu tạm ngừng hoạt động.
- Không còn đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (ví dụ: thay đổi ngành nghề).
- Thuộc diện rủi ro cao về thuế, hóa đơn theo quy định quản lý rủi ro.
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
Trong nhiều trường hợp, hệ thống thông tin quản lý thuế sẽ tự động ngừng tiếp nhận hóa đơn và gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-NSD.
2. Trường hợp hộ kinh doanh chủ động xin ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Đây là nội dung được quan tâm nhiều nhất hiện nay. Theo quy định tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP):
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
- Hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu đã đăng ký sử dụng trước đó nhưng không còn nhu cầu, có thể liên hệ cơ quan thuế để thực hiện thủ tục ngừng.
Lưu ý quan trọng từ thực tiễn:
Nhiều hộ kinh doanh doanh thu dưới 1 tỷ đồng xin ngừng nhưng bị từ chối tạm thời vì đang thuộc Nhóm 2 (kê khai thuế theo quý). Cơ quan thuế yêu cầu tiếp tục sử dụng đến hết năm, sang năm sau khi đăng ký chuyển sang Nhóm 1 mới được chấp thuận ngừng.
Trường hợp hộ nằm trong danh sách bắt buộc đăng ký hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền của Cục Thuế cũng phải tiếp tục thực hiện nghĩa vụ cho đến khi được chấp nhận thay đổi trạng thái.
3. Thủ tục ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Đối với trường hợp bắt buộc ngừng (theo hệ thống hoặc quyết định của cơ quan thuế):
- Hệ thống tự động ngừng tiếp nhận hóa đơn trong một số trường hợp (chấm dứt MST, tạm ngừng kinh doanh…).
- Cơ quan thuế gửi thông báo điện tử theo mẫu quy định.
- Người nộp thuế có thời hạn giải trình hoặc bổ sung thông tin (thường là 03 ngày làm việc). Trong thời gian giải trình vẫn được sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh.
Đối với trường hợp hộ kinh doanh chủ động xin ngừng:
- Liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý (qua cổng thông tin điện tử hoặc trực tiếp tại bộ phận một cửa).
- Nộp văn bản đề nghị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, kèm theo giải trình về doanh thu và lý do không còn nhu cầu.
- Cơ quan thuế kiểm tra doanh thu thực tế, tình trạng nhóm kê khai thuế và danh sách đối tượng bắt buộc.
- Nếu đủ điều kiện, cơ quan thuế chấp thuận và cập nhật trạng thái trên hệ thống.
- Sau khi được chấp thuận, hộ kinh doanh không được tiếp tục xuất hóa đơn điện tử.
4. Hệ quả khi bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
- Không được phát hành hóa đơn điện tử mới.
- Ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động bán hàng, đặc biệt khi khách hàng yêu cầu hóa đơn.
- Trong một số trường hợp (cưỡng chế nợ thuế, gian lận), việc ngừng sử dụng hóa đơn là biện pháp mạnh nhằm buộc người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ.
- Nếu cần xuất hóa đơn trong thời gian bị ngừng (ví dụ thanh lý hàng hóa), phải sử dụng hình thức hóa đơn theo từng lần phát sinh theo quy định.
5. Khuyến nghị thực tiễn
- Hộ kinh doanh cần theo dõi sát doanh thu lũy kế và nhóm kê khai thuế để chủ động chuẩn bị hồ sơ xin ngừng nếu đủ điều kiện.
- Không tự ý ngừng xuất hóa đơn khi chưa được cơ quan thuế chấp thuận, vì có thể bị xử phạt vi phạm về hóa đơn.
- Doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát tình trạng sử dụng hóa đơn trên hệ thống để phát hiện sớm các thông báo ngừng hoặc tạm ngừng.
- Trường hợp bị ngừng do rủi ro cao hoặc vi phạm, cần nhanh chóng giải trình, khắc phục để được khôi phục quyền sử dụng.
Kết luận
Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không phải là quyền tự quyết hoàn toàn của người nộp thuế mà phụ thuộc vào quy định pháp luật và quyết định của cơ quan thuế. Với hộ kinh doanh, điều kiện quan trọng nhất là doanh thu dưới ngưỡng bắt buộc (1 tỷ đồng/năm) và không thuộc danh sách đối tượng bắt buộc sử dụng.
Việc nắm rõ các trường hợp bắt buộc ngừng, thủ tục xin ngừng và hệ quả pháp lý giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh chủ động tuân thủ, tránh rủi ro bị xử phạt và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi. Khi có nhu cầu ngừng sử dụng, người nộp thuế nên liên hệ sớm với cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn cụ thể theo tình trạng thực tế của mình.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi