Chữ ký số trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chắc chắn phải có chữ ký điện tử. Khi sử dụng chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chắc chắn gặp phải nhiều khó khăn khi thực hiện. Bài viết dưới đây, E-Invoice sẽ lưu ý đến doanh nghiệp khi sử dụng chữ ký điện tử.

Quy định pháp lý về chứng thư số, chữ ký số trong hóa đơn điện tử

Căn cứ vào Khoản 7 Điều 3 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định rõ ràng về chữ ký số: “Việc sử dụng chứng thư số, chữ ký số, chữ ký điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”

Điều 79 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/09/2018 của Chính phủ có quy định về nghĩa vụ kiểm tra hiệu lực chứng thư số, chữ ký số khi nhận thông điệp dữ liệu được ký số

Doanh nghiệp sử dụng chữ ký điện tử cần tuân thủ theo quy định.

Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

“Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (trường hợp thông qua tổ chức trung gian) và các đơn vị có liên quan phải có thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hóa đơn điện tử đó.”

Quy trình kiểm tra chữ ký điện tử của người bán trên hóa đơn điện tử

Quy trình kiểm tra chữ ký số đã được quy định tại Khoản 1, 2 Điều 79 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/09/2018 của Chính phủ, cụ thể như sau:

• Trước khi chấp nhận chữ ký số của người ký, người nhận phải kiểm tra các thông tin.

Người nhận cần kiểm tra chi tiết các về trạng thái của chứng thư số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số của người ký. Đặc biệt, chữ ký số của người bán phải được tạo ra bởi 1 khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký.

Thông tin về chữ ký số người nhận cần kiểm tra chi tiết.

• Người nhận phải thực hiện quy trình kiểm tra như sau:

Kiểm tra trạng thái chứng thư số tại thời điểm thực hiện ký số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số đó theo quy định tại Điều 5 Nghị định 130 trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó.

Người bán và người mua khi sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ phải thỏa thuận rõ về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử và thực hiện nghĩa vụ kiểm tra hiệu lực chứng thư số, chữ ký số khi nhận hóa đơn điện tử.