Theo quy định doanh nghiệp, đơn vị sản xuất kinh doanh cần phải lưu trữ hóa đơn, chứng từ làm căn cứ để tính và kê khai thuế theo quy định của Pháp luật. Vậy khi để mất hóa đơn GTGT đầu ra chưa sử dụng thì xử lý thế nào? Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Hóa đơn GTGT đầu ra được lập dưới nhiều hình thức khác nhau
Hóa đơn GTGT đầu ra có thể được lập dưới nhiều hình thức khác nhau mà vẫn đảm bảo quy định của pháp luật về hóa đơn GTGT. Cụ thể có:
– Hóa đơn GTGT tự in: là loại hóa đơn do các đơn vị, doanh nghiệp tự in trên các thiết bị máy tính, tin học,…
– Hóa đơn GTGT loại đặt in: là hình thức hóa đơn do Cơ quan thuế in theo mẫu và cấp cho các tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh hoặc được các công ty, tổ chức đặt in để sử dụng.
– Hóa đơn GTGT điện tử: là hóa đơn được tạo lập, gửi/nhận, quản lý và lưu trữ dưới dạng các thông điệp dữ liệu điện tử theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản Pháp luật liên quan.
Hóa đơn GTGT (còn được gọi với tên khác là hóa đơn đỏ) là một loại hóa đơn được dành cho các tổ chức, doanh nghiệp khai hoặc tính các loại thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trong đó thuế GTGT là thuế tính trên giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng.
Thuế GTGT do người tiêu dùng cuối cùng chịu. Các đơn vị, doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ là sử dụng hóa đơn GTGT nhằm thực hiện nộp thuế vào ngân sách nhà nước thay cho người tiêu dùng thông qua việc cộng thuế vào giá bán mà người tiêu dùng phải thanh toán khi mua hàng hóa, dịch vụ.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Mất hóa đơn GTGT đầu ra chưa sử dụng xử lý thế nào?
Trường hợp mất hóa đơn GTGT đầu ra chưa sử dụng cần quân tâm là trường hợp mất hóa đơn GTGT do Cơ quan thuế in theo mẫu và cấp cho các tổ chức, doanh nghiệp.
Xét trường hợp hóa đơn GTGT đầu ra chưa sử dụng do cơ quan thuế Cơ quan thuế in theo mẫu và cấp cho các tổ chức, doanh nghiệp bị mất sẽ khiến cho doanh nghiệp không thể thực hiện theo đúng nguyên tắc lập hóa đơn theo thứ tự.
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1, Điều 28, Nghị Định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của chính phủ quy định như sau:
“Điều 28. Xử lý mất, cháy, hỏng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế
1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.”
Như vậy, đối với việc mất hóa đơn GTGT đầu ra chưa sử dụng thì đơn vị doanh nghiệp phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
>> Tham khảo: Quy định thủ tục quyết toán thuế đối với các DN sáp nhập.
Ngoài việc báo cáo mất hóa đơn, theo quy định tại Điều 29, Nghị Định 123/2020/NĐ-CP Điều 29 doanh nghiệp đơn vị phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ. Cụ thể:
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp hàng quý.
– Thời gian báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
– Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0), không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.
– Trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng không (0), trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn thì không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Mất hóa đơn GTGT đầu ra chưa sử dụng có thể bị phạt hành chính
Đối với trường hợp mất hóa đơn GTGT đầu ra chưa sử dụng đơn vị, doanh nghiệp có khai báo sẽ không bị phạt. Tuy nhiên, nếu không khai báo theo quy định doanh nghiệp sẽ bị phạt vi phạm. Căn cứ theo Nghị Định 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 thì mức phạt mất hóa đơn GTGT đầu ra như sau:
Phạt hành vi phi phạm quy định về khai báo mất, cháy hỏng hóa đơn trước khi thông báo phát hành hoặc hóa đơn đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập:
– Phạt cảnh cáo: đối với hành vi khai báo quá thời hạn từ 1-5 ngày kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ.
– Phạt 1 triệu – 4 triệu: đối với hành vi khai báo quá thời hạn từ 1-5 ngày kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định và không có tình tiết giảm nhẹ.
– Phạt 4 triệu – 8 triệu: đối với hành vi khai báo quá thời hạn từ 6 ngày trở lên hoặc không khai báo.
Tùy từng trường hợp có tình tiết giảm nhẹ hay không và thời gian khai báo mất hóa đơn các mức phạt được đưa ra sẽ khác nhau. Trường hợp có tình tiết giảm nhẹ đơn vị, doanh nghiệp phải trình bày rõ theo quy định.
>> Tham khảo: Hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn chứng từ và mức phạt nếu vi phạm.
Như vậy, khi mất hóa đơn GTGT đầu ra chưa sử dụng đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức lưu ý cần sớm thông báo cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp theo quy định để tránh bị phạt hành chính. Các trường hợp hóa đơn GTGT đầu ra đã lập nhưng bị mất cũng cần khai báo theo quy định của Pháp luật về Quản lý hóa đơn, chứng từ.
Kết luận
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi